Công chứng là gì? Các trường hợp nào phải công chứng? Công chứng ở đâu
Công chứng là gì? Các trường hợp nào phải công chứng? Công chứng ở đâu? Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết về thủ tục công chứng. Mời các bạn đón xem:
Công chứng là gì? Các trường hợp nào phải công chứng? Công chứng ở đâu
I. Công chứng là gì? Đặc điểm, ý nghĩa của công chứng
1. Khái niệm công chứng
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Trong đó:
- Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
- Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Theo đó, có một số loại hợp đồng liên quan đến bất động sản như hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp… bất động sản bắt buộc phải thực hiện công chứng và nếu các bên không thực hiện công chứng thì hợp đồng, giao dịch đó sẽ bị vô hiệu, không có giá trị pháp lý.
Với các hợp đồng, giao dịch không bắt buộc phải công chứng, trong nhiều trường hợp, các bên có nhu cầu công chứng bởi khi đã có công chứng sẽ đảm bảo hơn cho các bên về mặt pháp lý, hạn chế những rủi ro khi không thực hiện công chứng.
2. Số công chứng là gì?
- Số công chứng là số thứ tự ghi trong sổ công chứng, kèm theo quyển số, năm thực hiện công chứng và ký hiệu loại việc công chứng (hợp đồng, giao dịch; bản dịch). Số thứ tự ghi trong sổ công chứng phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được lấy số kèm theo chữ cái; trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước.
- Số ghi trong văn bản công chứng là số tương ứng với số công chứng đã ghi trong sổ công chứng.
3. Đặc điểm của công chứng
- Công chứng là một hoạt động do công chứng viên thực hiện theo quy định của pháp luật.
- Người yêu cầu công chứng có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc là cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu thực hiện công chứng các hợp đồng, các giao dịch hoặc các bản dịch.
- Nội dung của việc công chứng là để xác định tính hợp pháp của các hợp đồng, của các giao dịch dân sự. Xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp và không trái với đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, của các văn bản.
- Có hai loại giao dịch được công chứng hiện nay là các loại hợp đồng giao dịch bắt buộc phải thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật và những hợp đồng giao dịch do tổ chức, do cá nhân tự nguyện yêu cầu việc công chứng.
4. Ý nghĩa của công chứng
Việc công chứng giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.
5. Các chủ thể tham gia công chứng
*Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng như: Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
- Có bằng cử nhân luật;
- Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
- Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
- Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
- Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
* Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài
* Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Trong đó:
+ Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng).
+ Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác).
+ Đối tượng được công chứng là Văn bản công chứng bao gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch
Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng phải là tiếng Việt.
II. Những giao dịch bắt buộc phải công chứng
Theo quy định của Luật Công chứng, Luật Nhà ở và Luật Đất đai, dưới đây là tổng hợp các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng gồm:
|
STT |
Loại hợp đồng/văn bản |
Căn cứ pháp lý |
|
Hợp đồng về nhà ở |
||
|
1 |
Hợp đồng mua bán nhà ở |
Khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở |
|
2 |
Hợp đồng tặng cho nhà ở |
|
|
3 |
Hợp đồng đổi nhà ở |
|
|
4 |
Hợp đồng góp vốn bằng nhà ở |
|
|
5 |
Hợp đồng thế chấp nhà ở |
|
|
Hợp đồng về quyền sử dụng đất |
||
|
6 |
Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất |
Điểm a khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai |
|
7 |
Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất |
|
|
8 |
Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất |
|
|
9 |
Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất |
|
|
10 |
Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất |
Điểm b khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai |
|
11 |
Hợp đồng cho thuê lại quyền sử dụng đất |
|
|
Các văn bản khác |
||
|
12 |
Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ |
Khoản 3 Điều 630 Bộ luật Dân sự |
|
13 |
Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài |
Khoản 5 Điều 647 Bộ luật Dân sự |
|
14 |
Văn bản thừa kế về nhà ở |
Khoản 3 Điều 122 Luật Nhà ở |
|
15 |
Văn bản thừa kế về quyền sử dụng đất |
Điểm c khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai |
|
16 |
Văn bản về lựa chọn người giám hộ |
Khoản 2 Điều 48 Bộ luật Dân sự |
III. Thủ tục công chứng
1. Các giấy tờ cần khi đi công chứng
Hồ sơ công chứng cần được chuẩn bị 01 bộ gồm các loại giấy tờ nêu tại Điều 40 Luật Công chứng sau đây:
- Phiếu yêu cầu công chứng. Phiếu này thường được tổ chức hành nghề công chứng chuẩn bị trước. Người yêu cầu công chứng điền đầy đủ thông tin về họ tên, giấy tờ tuỳ thân của mình cùng với yêu cầu công chứng chi tiết, cụ thể.
- Dự thảo hợp đồng (nếu có). Thông thường dự thảo sẽ do công chứng viên soạn thảo căn cứ vào sự trình bày của người yêu cầu công chứng hoặc chính người yêu cầu công chứng có thể tự soạn dự thảo hợp đồng để công chứng viên kiểm tra nội dung, hình thức không trái pháp luật, đạo đức xã hội.
- Giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu công chứng và người có quyền, lợi ích liên quan được đề cập đến trong hợp đồng, giao dịch. Trong đó có thể kể đến Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn, đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…
- Giấy tờ về tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe…
- Giấy tờ khác.
Trong đó, giấy tờ cần nộp có thể là bản in, bản chụp hoặc bản đánh máy và không phải chứng thực. Tuy nhiên, khi nộp các giấy tờ này, người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để công chứng viên tiến hành kiểm tra, xác minh.
2. Công chứng ở đâu
Để thực hiện việc công chứng, người yêu cầu có thể đến tổ chức hành nghề công chứng. Trong đó, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng sẽ thực hiện việc công chứng hợp đồng.
Hiện nay, có hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Trong đó:
- Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng - công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm.
- Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng phòng - là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng.
Như vậy, việc công chứng giấy tờ được thực hiện tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.
3. Thời hạn công chứng
Điều 43 Luật Công chứng 2014 quy định về thời hạn công chứng như sau:
- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng.
Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.
- Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
4. Chi phí công chứng
Gồm phí công chứng và thù lao công chứng:
* Phí công chứng
- Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng.
Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.
- Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật.
*Thù lao công chứng
Thù lao công chứng được quy định tại Điều 67 Luật Công chứng 2014 như sau:
- Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng.
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành mức trần thù lao công chứng áp dụng đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương.
Tổ chức hành nghề công chứng xác định mức thù lao đối với từng loại việc không vượt quá mức trần thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và niêm yết công khai các mức thù lao tại trụ sở của mình.
Tổ chức hành nghề công chứng thu thù lao cao hơn mức trần thù lao và mức thù lao đã niêm yết thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về thù lao công chứng.
5. Chữ viết trong văn bản công chứng
- Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết.
Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
(Điều 45 Luật Công chứng 2014)
6. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng
Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được quy định tại Điều 48 Luật Công chứng 2014 như sau:
* Ký trong văn bản công chứng:
- Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.
- Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
* Điểm chỉ trong văn bản công chứng:
- Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.
- Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
* Điểm chỉ đồng thời với ký trong văn bản công chứng:
Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:
- Công chứng di chúc;
- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;
- Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.
IV. Phân biệt công chứng và chứng thực
|
Tiêu chí |
Công chứng |
Chứng thực |
|
Căn cứ |
||
|
Khái niệm |
Công chứng là hình thức mà ở đó, công chứng viên sẽ chứng nhận: - Tính xác thực cũng như hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng hình thức văn bản. - Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. - Các giao dịch do các bên tự nguyện muốn thực hiện công chứng khi luật không bắt buộc. |
Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận tính đúng của bản sao đúng với bản chính. |
|
Người thực hiện |
Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng và Phòng công chứng). |
- Trưởng phòng tư pháp; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường; - Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; - Công chứng viên. |
|
Giá trị pháp lý |
- Có hiệu lực từ ngày được chứng nhận và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. - Có hiệu lực thi hành với các bên. - Có giá trị chứng cứ. - Không phải chứng minh tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch trừ trường hợp bị Toà án tuyên vô hiệu. |
- Bản sao chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính. - Chứng thực chữ ký có giá trị chứng minh chủ thể đã ký chữ ký đó; là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký vào văn bản, giấy tờ đó. - Chứng thực hợp đồng, giao dịch có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm đã thực hiện việc ký hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, sự tự nguyện của các bên; chữ ký/điểm chỉ của các bên trong hợp đồng, giao dịch. |
V. Những câu hỏi thương gặp
1. Phường, xã có công chứng không?
Căn cứ Luật Công chứng, việc công chứng hợp đồng là hình thức áp dụng với các tổ chức hành nghề công chứng gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Với Uỷ ban nhân dân xã, phường, luật quy định cơ quan này thực hiện chứng thực hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng.
Do đó, chính xác thì phường không thực hiện chứng năng công chứng mà chỉ thực hiện chức năng chứng thực hợp đồng, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu.
2. Đi công chứng có cần photo trước không?
Một trong các giấy tờ cần chuẩn bị khi thực hiện việc công chứng hợp đồng là xuất trình bản chính cùng với nộp bản sao. Do đó, theo quy định thì cần phải có bản photo trước khi thực hiện các thủ tục công chứng.
Tuy nhiên, hiện nay, để thuận lợi thì tại bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào cũng sẽ có máy photo. Do đó, người yêu cầu có thể chỉ cần mang theo bản chính (bản gốc) hồ sơ, giấy tờ khi đến làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng.
Xem thêm các chương trình khác: