Thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát?

Thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát?

1. Thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát?

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400, thủ tục kiểm soát được định nghĩa là: "Thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể".

Hiện nay, có 2 loại thủ tục kiểm soát chính là:

Kiểm soát trực tiếp: Là các quy trình, thủ tục nhằm đáp ứng trực tiếp ở mức độ chi tiết các mục tiêu kiểm soát, gồm:

- Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Gồm các biện pháp quy chế kiểm soát phục vụ cho việc đảm bảo an toàn cho tài sản, thông tin của đơn vị.

- Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành.

- Kiểm soát xử lý: Là kiểm soát để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ là thực sự xảy ra và được xử lý, ghi chép đúng đắn vào sổ kế toán.

Kiểm soát tổng quát: Là quá trình kiểm soát nhiều hệ thống, công việc khác nhau (thường có sự sử dụng hệ thống tin học trong công tác kế toán).

2. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.

3. Mục tiêu, nhiệm vụ của hoạt động kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ hướng tới các mục tiêu và nhiệm vụ sau:

- Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.

- Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

- Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.

- Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.

4. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp gồm các bước sau:

- Ủy quyền và phê duyệt.

- Định dạng trước.

- Báo cáo bất thường.

- Bảo vệ tài sản.

- Bất kiêm nhiệm.

- Sử dụng chỉ tiêu.

- Đối chiếu.

- Kiểm tra và theo dõi.

5. Cách thức kiểm soát nội bộ hiệu quả

Để kiểm soát nội bộ tốt, doanh nghiệp (DN) cần:

- DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.

- Hệ thống truyền thông của DN đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền.

- DN đã thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN.

- DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của người không có thẩm quyền.

- DN đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.

6. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ mang lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp:

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty.

- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra.

- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty.

- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty.

- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.

7. Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ

Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một số yếu tố sau:

- Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng.

- Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty.

- Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau.

- Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp.

- Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng.

- Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập.

- Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản.

- Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.