Xác định nơi đăng ký hộ khẩu thường trú như thế nào?

Xác định nơi đăng ký hộ khẩu thường trú như thế nào?

1. Hộ khẩu thường trú là gì?

Hộ khẩu thường trú hay được gọi tắt là sổ hộ khẩu là loại sổ do các cơ quan công an cấp cho các hộ gia đình với mục đích ghi chính xác thông tin của các thành viên trong gia đình. Sổ hộ khẩu ghi đầy đủ các thông tin cơ bản của mỗi cá nhân như họ và tên, ngày tháng năm sinh, nghề nghiệp, quan hệ với chủ hộ, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, ... Đặc biệt hơn, sổ hộ khẩu còn có vai trò rất qun trọng liên quan đến việc thực hiện các thủ tục khác nhằm đảm bảo quyền lợi cơ bản của công dân như vấn đề về ruộng đất, nhà ở, học tập của con em, ...

Thông thường, trong sổ hộ khẩu có 01 cá nhân làm chủ hộ, có trách nhiệm quản lý gia đình. Con cái ra đời sau khi đã lập sổ hộ khẩu sẽ được nhập và ghi tên vào sổ hộ khẩu của gia đình. Trước đây, mỗi gia đình được cấp một sổ hộ khẩu. Nếu không may bị mất, chủ hộ cần đến cơ quan có thẩm quyền để xin cấp lại. Tuy nhiên, hiện nay theo quy định mới, từ ngày 01 tháng 07 năm 2021, Bộ Công an sẽ không còn cấp mới sổ hộ khẩu giấy. Nơi đăng ký sổ hộ khẩu thường trú hay nơi thường trú là nơi cư trú thường xuyên của cá nhân, đã làm thủ tục đăng ký thường trú tại cơ quan công an có thẩm quyền, được ghi nhận vào cơ sở dữ liệu quốc gia về cư trú.

Theo đó , thẩm quyền đăng ký hộ khẩu thường trú thuộc về:

• Công an quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ương; Công an thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh có thẩm quyền đăng ký thường trú tại thành phố trực thuộc trung ương và thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
• Công an xã, thị trấn có thẩm quyền đăng ký thường trú tại các xã, thị trấn của huyện thuộc tỉnh.

Đối với mỗi cá nhân đều có một nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, điều này để thuận tiện cho việc quản lý, xác định nơi cư trú của công dân của những cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, nếu bạn di chuyển nhiều nơi, trên những địa bàn khác nhau thì bạn không phải là đăng ký thường trú tại nơi đó, mà là đăng ký tạm trú tại địa phương.

Phân biệt địa chỉ thường trú và tạm trú:

Tiêu chí	Địa chỉ thường trú	Địa chỉ tạm trú
Khái niệm	- Nơi thường trú là nơi công dân sinh sống ổn định, lâu dài và đã được đăng ký thường trú	- Nơi tạm trú là nơi công dân sinh sống trong một khoảng thời gian nhất định ngoài nơi thường trú và đã được đăng ký tạm trú
Thời hạn	- Không có quy định về thời hạn	- Tối đa 02 năm và được gia hạn nhiều lần
Điều kiện	Đảm bảo một hoặc một số điều kiện sau: Có chỗ ở hợp pháp; Nhập khẩu về nhà người thân; Đăng ký tại nhà thuê, mượn, ở nhờ; Đăng ký tại cơ sở tín ngưỡng, cơ sở tôn giáo có công trình phụ trợ là nhà ở; Đăng ký tại cơ sở trợ giúp xã hội; Đăng ký tại phương tiện lưu động	Cần đảm bảo đồng thời các điều kiện sau đây: Sinh sống tại chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã nơi đã đăng ký thường trú; Sinh sống từ 30 ngày trở lên
Hạn phải đăng ký	- 12 tháng kể từ ngày chuyển đến chỗ ở hợp pháp mới, đủ điều kiện	- Không quy định thời hạn phải đăng ký, nhưng cần đảm bảo sinh sống trên 30 ngày phải đăng ký

Bên cạnh đó, bản chất của đăng ký hộ khẩu thường trú khác với quê quán, cụ thể:

Tiêu chí	Quê quán	Nơi đăng ký thường trú
Căn cứ xác định	- Được xác định theo quê của cha hoặc quê của mẹ theo thỏa thuận hoặc tập quán; - Dựa vào giấy tờ gốc là giấy khai sinh, sổ hộ tịch địa phương, cơ sở dữ liệu quốc gia	- Là nơi thường xuyên sinh sống; - Dựa vào sổ hộ khẩu, cơ sở dữ liệu quốc gia về cư trú
Ý nghĩa	- Cho biết nguồn gốc của cá nhân	- Cho biết nơi cá nhân cư trú thường xuyên, ổn định, theo đó xác định được cơ quan có thẩm quyền quản lý theo nơi cư trú khi thực hiện các thủ tục.
Khả năng thay đổi	- Không thuộc phảm vi thay đổi hộ tịch, chỉ có thể cải chính nếu bị sai thông tin.	- Có thể thay đổi phụ thuộc vào việc di chuyển, thay đổi nơi thường xuyên sinh sống của cá nhân

2. Căn cứ để xác định nơi đăng ký hộ khẩu thường trú

Thông thường, địa chỉ thường trú là thông tin bắt buộc được ghi trên thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu, hay một số giấy tờ khác.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người dân có nhu cầu thay đổi địa chỉ thường trú nhưng không đổi thẻ chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân (trường hợp đổi địa chỉ thường trú không bắt buộc đối với căn cước công dân; với chứng minh thư nhân dân khi thay đổi nơi đăng ký hộ khẩu thường trú ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương mới phải đổi thẻ). Theo luật cư trú năm 2020, từ ngày 01 tháng 07 năm 2021, sổ hộ khẩu, sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022.

=> Như vậy, địa chỉ thường trú của công dân được xác định theo sổ hộ khẩu của công dân chứ không xác định theo chứng minh thư nhân dân hay căn cước công dân. Từ ngày 01 tháng 07 năm 2021, Bộ Công an sẽ không còn cấp mới sổ hộ khẩu giấy, vì vậy thay vì xác định địa chỉ thường trú theo sổ này thì công dân có thể xác định nơi đăng ký hộ khẩu thường trú theo Cơ sở dữ liệu cư trú quốc gia.

Khi công dân thực hiện các thủ tục đăng ký hộ khẩu thường trú dẫn đến thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú thì cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thu hồi sổ hộ khẩu, sổ tạm trú đã cấp thực hiện điều chỉnh, cập nhật thông tin trong Cơ sử dữ liệu về cư trú theo quy định của Luật cư trú năm 2020 và không được cấp mới, cấp lại sổ hộ khẩu, sổ tạm trú. Như vậy, hiện nay các thông tin về địa chỉ thường trú thường ghi trong sổ hộ khẩu cũng chưa chắc là thông tin chính xác, mà các thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú mới là nơi cập nhật thông tin cuối cùng và chính xác nhất về địa chỉ thường trú của công dân.

=> Vì vậy cần lưu ý khi kê khai các thông tin, giấy tờ yêu cầu, đồi hỏi về thông tin hộ khẩu thường trú, công dân cần ghi theo thông tin cập nhật trên Cơ sở dữ liệu về cư trú. Như vậy, đối với trường hợp thông tin trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú khác với thông tin được cập nhập trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.

Cụ thể, Cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân bao gồm rất nhiều thông tin như:

• Số hồ sơ cư trú;
• Nơi thường trú, thời gian bắt đầu đến thường trú; lý do, thời điểm xóa đăng ký thường trú; lý do, thời điểm đăng ký xóa thường trú;
• Nơi tạm trú, thời gian bắt đầu đến tạm trú, thời gian tạm trú ; lý do, thời điểm đăng ký xóa tạm trú;
• Tình trạng khai báo tạm vắng, thời gian tạm vắng;
• Nơi ở hiện tại, thời hian bắt đồng đến nơi ở hiện tại;
• Nơi lưu trú, thời gian lưu trú;
• Các thông tin khác theo quy định tại Nghị định 62/2021/NĐ-CP về quy định chi tiết một số điều luật cư trú.

Các thông tin về công dân chỉ được thu thập, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về cư trú khi được kiểm tra thông tin đó là chính xác. Thông tin về công dân được thu thập, cập nhật cào cơ sở dữ liệu về cư trú từ các nguồn sau:

- Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; Cơ sở dữ liệu căn cước công dân; Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; Cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác được chia sẻ với Cơ sở dữ liệu về cư trú;

- Giấy tờ, tài liệu, sổ sách về đăng ký, quản lý cư trú; Tàng thư hồ sơ hộ khẩu, hồ sơ đăng ký, quản lý cư trú; Tàng thư căn cước công dân; giấy tờ hộ tịch.

Theo đó, Cơ sở dữ liệu về cư trú là ghi nhận chính xác và cập nhật mới nhất về thông tin khi xác nhận nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của công dân.

3. Một số lưu ý khi xác định nơi đăng ký hộ khẩu thường trú

- Các trường hợp công dân có thể đăng ký hộ khẩu thường trú, theo quy định như sau:

+ Đăng ký thường trú khi có chỗ ở hợp pháp thuộc quyền sở hữu của mình;

+ Đăng ký thường trú vào chỗ ở không phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của mình thì cần phải thuộc các trường hợp sau đây:

• Vợ/ chồng về ở với chồng/vợ, con/cha mẹ về ở với cha mẹ/con;
• Người cao tuổi về ở với anh/chị/em/cháu ruộ; người bị tâm thần/không có khả năng lao động/khuyết tật nặng hoặc đặc biệt về ở với ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột, bác chú cậu cô dì cháu ruột, người giám hộ.

Theo đó, đối với trường hợp có quan hệ gia đình là ông, bà nội, ông bà ngoại, cha mẹ , vợ chồng, con, canh chị em ruột, cháu ruột và người giám hộ chuyển đến ở với nhau thì không cần xuất trình giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh hoặc xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về mối quan hệ nhân thân nêu trên.

+ Đăng ký thường trú vào chỗ ở nhờ, thuê, mượn: Đối với trường hợp chỗ ở hợp pháp là nhà ở do thuê, mượn, ở nhờ của cá nhận thì người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ nhà ở của mình phải ghi rõ ý kiến đồng ý cgo đăng ký thường trú vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu, ký và ghi rõ họ tên, ngày tháng năm. Trong trường hợp văn bản cho thuê, mượn, ở nhờ đã nêu rõ nội dung đồng ý cho đăng ký thường trú vào nhà thuê, mượn, ở nhờ thì không cần ý kiến của chủ nhà vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. Đối với chỗ ở là nhà ở do thuê, mượn hoặc ở nhờ tại thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh thì diện tích cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ phải ghi rõ trong hợp đồng, bảo đảm diện tích tối thiểu là 5 m² sàn/1 người. Diện tích sàn được hiểu và thực hiện theo quy didngj của pháp luật về nhà ở. Trong trường hợp này, công dân khi làm thủ tục phải xuất trình bản chính giấy từ chứng minh chỗ ở hợp pháp, nộp bản sao cho cơ quan đăng ký cư trú, Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra, ghi vào bản sao đã đối chiếu với bản chính là đúng (ký, ghi rõ họ tên và ngày, tháng năm kiểm tra).

+ Ngoài ra còn có một số trường hợp khác có thể đăng ký xác nhận hộ khẩu thường trú, cụ thể:

• Đăng ký thường trú tại phương tiện lưu động nếu công dân đăng ký thường trú là chủ nhân phương tiện hoặc được chủ nhân phương tiện đồng ý; phương tiện đã được đăng ký đăng kiểm tại cơ quan có thẩm quyền;
• Đăng ký thường trú tại các cơ sở tôn giáo, cơ sở tín ngưỡng phải đảm bảo các điều kiện về: Người đăng ký thường trú là người đại diện cho cơ sở tôn gióa, tín ngưỡng; Người đăng ký thường trú được cơ quan quảng lý hoặc người đại diện cơ sở tín ngưỡng đồng ý cho đăng ký thường trú.

- Các trường hợp không được đăng ký hộ khẩu thường trú:

+ Một số địa điểm dù người dân đã sinh sống lâu dài, thường xuyên, ổn định nhưng không thể đăng ký thường trú tại đó, theo pháp luật quy định như sau:

• Chỗ ở nằm trong địa điểm cấm, khu vực cấm xây dựng hoặc lấn, chiếm hành lang bảo vệ quốc phòng, an ninh giao thông, thủy lợi, đê điều, năng lượng, mốc giới bảo vệ công trình hạ tầng kỹ thuật, di tích lịch sử - văn hóa đã được xếp hạng, khu vực đã được cảnh báo về nguy cơ lở đất, lũ quét, lũ ống và khu vực bảo vệ công trình khác theo quy định của pháp luật;
• Chỗ ở mà toàn bộ diện tích nhà ở nằm trên đất lấn, chiếm trái phép hoặc chỗ ở xây dựng trên diện tích đất không đủ điều kiện xây dựng theo quy định của pháp luật;
• Chỗ ở đã có quyết định thu hồi đất và quyết định phê duyệt phương án bồi thường, hỗ tợ và tái định cư của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; chỗ ở là nhà ở mà một phần hoặc toàn bộ diện tích nhà ở đang có tranh chấp, khiếu nại liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng nhưng chưa được giải quyết theo quy định của pháp luật;
• Chỗ ở bị tịch thi theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; phương tiện được dùng làm nơi đăng ký thường trú đã bị xóa đăng ký phương tiện hoặc không có giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật;
• Chỗ ở là nhà ở đã cơ quyết định phá dỡ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Bên cạnh đó, các trường hợp công dân bị xóa đăng ký hộ khẩu thường trú được quy định tại Luật cư trú năm 2020, cụ thể bao gồm:

• Người đăng ký thường trú đã chết hay có quyết định của Tòa án tuyên bố mất tích;
• Trường hợp người đi nước ngoài để định cư đã có quyết định hủy bỏ đăng ký thường trú theo quy định;
• Bên cạnh đó, nếu một người vắng mặt liên tục tại nơi thường trú từ 12 tháng trở lên mà không đăng ký tạm trú tại chỗ ở khác hoặc không khai báo tạm vắng thì bị xóa đăng ký thường trú;

Ngoài ra, từ ngày 01 tháng 07 năm 2020 nhà nước đã bổ sung thêm nhiều trường hợp công dân bị hạn chế quyền đăng ký hộ khẩu thường trú như: Người bị cách ly do có nguy cơ lây lan dịch bệnh cho cộng đồng; địa điểm khu vực cách ly vì lý do phòng, chống dịch bệnh theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền. Ngoài ra, người trong cơ quan, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng áp dụng biện pháp tạm giữ, tạm giam cũng sẽ bị hạn chế.

4. Hồ sơ và thủ tục đăng ký hộ khẩu thường trú

Để xác định được nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hợp pháp, người dân cần tiến hành các trình tự thủ tục đăng ký hộ khẩu thường trú, như sau:

- Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký hộ khẩu thường trú:

Theo quy định, một bộ hồ sơ đăng ký thường trú đối với công dân có chỗ ở hợp pháp thuộc quyền sở hữu của mình, bao gồm:

• Tờ khai thay đổi thông tin cư trú;
• Giấy tờ, tài liệu chứng minh quyền sở hữu chỗ ở hợp pháp;

Đối với hồ sơ đăng ký thường trú chỗ ở hợp phá không thuộc quyền sở hữu của cá nhân đó, bao gồm:

• Tờ khai thay đổi thông tin cư trú;
• Giấy tờ, tài liệu chứng minh quan hệ nhân thân với chủ hộ, thành viên gia đình (trừ trường hợp đã có thông tin thể hiện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư) và một số giấy tờ liên quan của người già, người khuyết tật, ...

Đối với những trường hợp khác được đăng ký thường trú vào chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ thì hồ sơ đăng ký hộ khẩu thường trú bao gồm:

• Tờ khẩu thay đổi thông tin cư trú, trong đó cần ghi rõ ý kiến cho đăng ký thường trú của chủ hộ, chủ sở hữu cho ở hợp pháp hoặc được ủy quyền;
• Hợp đồng cho thuê, văn bản về việc cho mượn, ở nhờ. Nhưng vẫn phải đảm bảo điều kiện về diện tích nhà ở tối thiểu do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định nhưng không thấp hơn 8 m² sàn/người.

Lưu ý, đối với mỗi trường hợp đăng ký xác nhận hộ khẩu thường trú khác nhau theo quy định của pháp luật thì sẽ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ với một số giấy tờ khác nhau phù hợp với tình trạng của người dân đó.

- Nộp hồ sơ đăng ký hộ khẩu thường trú:

Công dân tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký thường trú nơi mình cư trú, có thể nộp theo hai cách:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại công an cấp xã;
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng cung cấp dịch vụ trực tuyến gồm: qua cổng dịch vụ công quốc gia; cổng dịch vụ công Bộ công an; Cổng dịch vụ công đăng ký, quản lý cư trú. Công dân thực hiện khai báo thông tin phải đính kèm bản chính hoặc sao chụp các văn bản, giấy tờ cần thiết theo quy định. Công dân có trách nhiệm xuất trình bản chính các giấy tờ có liên quan, khi có yêu cầu của cơ quan nơi đăng ký thường trú.

- Tiếp nhận hồ sơ đăng ký thường trú:

Cơ quan đăng ký thường trú kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ đối với các trường hợp sau:

• Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người đăng ký;
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện nhưng chưa đủ hồ sơ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện và cấp Phiếu hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cho người đăng ksy;
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện thì từ chối và cấp Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ cho người đăng ký

Lưu ý: người nộp hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký cư trú theo quy định;

- Nhận kết quả: Căn cứ theo ngày hẹn trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả để nhận thông báo kết quả giải quyết thủ tục đăng ký cư trú (nếu có). Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký hộ khẩu thường trú là 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Cần lưu ý một số trường hợp sau khi làm thủ tục đăng ký hộ khẩu thường trú: Trường hợp người đăng ký thường trú là người chưa thành niên thì trong trờ khai thay đổi thông tin cư trú phải ghi rõ ý kiến đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ, trừ trường hợp đã có ý kiến đồng ý bằng văn bản.

Trường hợp người đăng ký thường trú là người Việt Nam định cư ở nước ngoài còn quốc tịch Việt Nam thì trong hồ sơ đăng ký thường trú phải có hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng. Trường hợp không có hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng thị phải có giấy tờ, tài liệu khác chứng minh có quốc tịch Việt Nam và văn bản đồng ý cho giải quyết thường trú của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh của Bộ Công an.