Hóa đơn điện tử là gì? Một số quy định và cách tạo lập hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Một số quy định và cách tạo lập hóa đơn điện tử

Theo thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/7/2022, hoá đơn giấy sẽ không còn hiệu lực ngay cả với các hộ kinh doanh cá thể. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần phải khẩn trương hơn nữa trong việc chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang Hoá đơn điện tử.

Dịch vụ Hoá đơn điện tử là giải pháp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ HĐĐT thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế.

I. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

“1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Như vậy, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

II. Nội dung của hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác theo quy định của pháp luật.

III. Đối tượng cần sử dụng hóa đơn điện tử:

Vietjack.me xin liệt kê một số danh sách đối tượng cần phải sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định hiện nay của pháp luật:

- Nhóm 1: Doanh nghiệp tổ chức kinh doanh điện, xăng dầu, bưu chính, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy. Kinh doanh nước sạch, tín dụng tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử và kinh doanh siêu thị.

- Nhóm 2: Doanh nghiệp tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi mua bán hàng hóa, dịch vụ.

- Nhóm 3: Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa và dịch vụ, không phân biệt giá trị mỗi lần bán hàng.

- Nhóm 4: Hộ cá nhân kinh doanh lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc và hàng tiêu dùng, cung cấp các dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc địa bàn có điều kiện thuận lợi phải triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ các máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Dựa vào kết quả triển khai thí điểm sẽ có thể triển khai trên toàn quốc.

IV. Nguyên tắc lập, quản lí, sử dụng hóa đơn điện tử:

Căn cứ vào Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ – CP “Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế” có nêu:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất phải có đầy đủ các thông tin sau:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

+ Nếu người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ và mã số thuế phải ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

+ Nếu người mua không có mã số thuế thì trên không cần ghi trên hóa đơn.

- Ghi tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ

+ Tên hàng hóa, dịch vụ phải được viết bằng tiếng Việt trong trường hợp phải ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ đó phải đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn hoặc đơn bên dưới dòng chữ tiếng Việt và bắt buộc phải có cỡ chữ nhỏ hơn.

+ Nếu hàng hóa có nhiều loại khác nhau thì phải ghi rõ, chi tiết.

+ Nếu hàng hóa và dịch vụ được giao có quy định về mã hàng hóa và dịch vụ thì phải ghi trên hóa đơn.

+ Hóa đơn của nhà hàng hay khách sạn phải ghi rõ, cụ thể món ăn, đồ uống.

+ Tùy vào tính chất và đặc điểm của hàng hóa mà người bán xác định tên đơn vị (tấn, tạ, yến, kg,...)

+ Đối với số lượng hàng hóa, dịch vụ người bán phải ghi bằng chữ số Ả rập căn cứ theo đơn vị tính nếu trên.

+ Đối với các loại hàng hóa, dịch vụ như dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể từng kỳ cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

+ Người bán phải ghi đơn giá hàng hóa và dịch vụ dựa theo đơn vị tính nêu trên.

- Phải viết thuế suất thuế giá trị gia tăng

- Viết số tiền và thành tiền.

2. Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.

4. Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

V. Quy trình xuất hóa đơn điện tử:

Để sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện theo quy trình gồm 5 bước như sau:

- Đầu tiên là tìm một nhà cung cấp về phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần phải tìm cho mình một nhà cung cấp uy tín, chất lượng và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp để có thể hỗ trợ về phương diện điện tử và chịu trách nhiệm về phần mềm ứng dụng, mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử.

- Thứ hai là lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử để gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử này có thể sử dụng dưới dạng văn bản giấy sau đó gửi trực tiếp đến bộ phận ấn chỉ của cơ quan quản lý thuế và cũng có thể bằng văn bản điện tử rồi gửi qua mạng cho cơ quan quản lý thuế. Doanh nghiệp thực hiện quyết định áp dụng hóa đơn điện tử phải chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật.

- Thứ ba là lập hóa đơn điện tử mẫu, ký số vào hóa đơn rồi gửi lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Doanh nghiệp sau khi lập hóa đơn điện tử mẫu sẽ ký số và sau đó gửi cho người mua đến cơ quan thuế qua đường điện tử.

- Thứ tư là lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được lập dựa vào mẫu số 2 của Thông tư 32/3011/TT-BTC, sau đó gửi thông báo đến cơ quan quản lý trực tiếp qua đường điện tử.

- Thứ năm là chờ đợi phản hồi từ cơ quan thuế. Dựa theo Thông tư 37/3017/TT-BTC, nếu sau 2 ngày mà cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản cho doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn điện tử thì khi đó doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn một cách hợp pháp.

VI. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:

1. Lợi ích của hóa đơn điện tử nói chung (bao gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế)

1.1. Đối với doanh nghiệp:

- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn...);

- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế;

- Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra;

- Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua.

1.2. Đối với cơ quan thuế và cơ quan khác của Nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý:

- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn;

- Cơ quan thuế và các cơ quan quản lý không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay;

- Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

1.3. Đối với xã hội:

- Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần khắc phục được tình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên), tình trạng làm giả hóa đơn;

- Góp phần tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp;

- Giúp việc triển khai thương mại điện tử được hoàn thiện hơn từ đặt hàng trên mạng, giao hóa đơn điện tử qua mạng, thanh toán qua mạng;

- Sử dụng hóa đơn điện tử giảm tối đa việc sử dụng giấy in góp phần bảo vệ môi trường.

2. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có độ chính xác và tính bảo mật cao. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và nhân lực;

- Tổ chức, doanh nghiệp không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Tránh được việc nộp chậm, không nộp báo cáo dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

- Mã số xác thực có trên mỗi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp tăng độ uy tín khi giao dịch với khách hàng. Bằng cách tra mã xác thực trên hóa đơn tại website của cơ quan thuế, doanh nghiệp và khách hàng có thể biết được nguồn gốc hóa đơn. Hơn nữa, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực giúp ngăn chặn gian lận hóa đơn trong công tác quản lý thuế./.​

So sánh hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy:

	Hóa đơn điện tử	Hóa đơn giấy
Quy trình	Doanh nghiệp, đơn vị trung gian đã đăng ký các thông tin với cơ quan thuế từ trước nên quá trình xuất hóa đơn từ sau rất nhanh chóng.	Doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in, xuất hóa đơn, đưa liên 2 cho người mua.
Tính bảo mật	Tính bảo mật cao, dễ dàng hơn cho cơ quan thuế quản lý, khó gian lận.	Dễ làm giả, gian lận.
Chi phí	Chi phí lưu trữ, tra cứu, truyền tải thấp hơn rất nhiều	Với những đơn vị lớn, chi phí lưu trữ, vận chuyển là đáng kể.
Sai sót	Giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn do dữ liệu đầu vào kết nối trực tiếp với dữ liệu bán hang.	Dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót do làm thủ công hoặc bán thủ công.
Đào tạo đầu vào	Khó khăn hơn do việc này bao gồm cả nghiệp vụ hóa đơn giấy bình thường và phải đào tạo them về nghiệp vụ hóa đơn điện tử.	Chỉ đào tạo phần hóa đơn giấy thông thường.
Đối với cơ quan thuế	Giảm thiểu quá trình lưu trữ, đơn giản hơn trong quá trình đối chiếu, quản lý hóa đơn doanh nghiệp.	Tốn nhiều thời gian và chi phí cho công tác lưu trữ, đối chiếu.

VII. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

1. Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022

Dựa theo quy định tại Khoản 1, Khoản 3 Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và kế toán được khuyến khích đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước khi Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2022.

Đồng thời, điều khoản này cũng đã bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.

Đối với những hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2020, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/6/2022 theo quy định tại Khoản 1 Điều 60 của Nghị định.

Tóm lại, quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc vào ngày 01/11/2020 đã bị hủy bỏ, đồng thời, chỉ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 theo quy định mới.

2. Quy định định dạng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Khái niệm về định dạng hóa đơn điện tử: Đây là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (extensible Markup Language)

Theo khoản 1, 2, 4, 5 Điều 12 Nghị định 123, quy định về định dạng hóa đơn điển tử bao gồm hai phần là:

+ Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.

+ Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

+ Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Những yêu cầu cần đáp ứng khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp:

+ Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3: gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Băng thông tối thiểu 5 Mbps cho mỗi kênh truyền.

+ Phương thức để kết nối: Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa.

+ Đóng gói và truyền nhận dữ liệu: Sử dụng giao thức SOAP.

3. Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo điều 16 của Nghị định, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh dù sử dụng hóa đơn điện tử có mã số thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đều phải ngưng sử dụng hóa đơn điện tử nếu:

- Chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

- Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

- Đã thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

- Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

- Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định đối với cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước.

- Có hành vi mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định.