KPI là gì? Cách tính KPI cho người lao động? Doanh nghiệp có được trừ lương nếu nhân viên không đạt KPI?

KPI là gì? Cách tính KPI cho người lao động? Doanh nghiệp có được trừ lương nếu nhân viên không đạt KPI?

1. KPI là gì?

KPI là một thuật ngữ quen thuộc trong thị trường lao động, việc làm. Chúng ta rất dễ bắt gặp thuật ngữ này ở các doanh nghiệp tư nhân chạy về mảng sale, marketing, dịch vụ.... Vậy KPI mà giới trẻ khi đi làm thường nhắc đến là gì?

KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta. Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.

2. Cách tính KPI cho người lao động

Áp dụng các chỉ số KPI mang tính định lượng cao sẽ đảm bảo người lao động thực hiện đúng trách nhiệm trong bảng mô tả công việc; đánh giá minh bạch và công bằng hiệu quả công việc của từng người lao động.

Tùy vào từng doanh nghiệp cụ thể mà cách tính KPI cho người lao động của doanh nghiệp sẽ khác nhau. Dưới đây là một số cách tính KPI cho người lao động cơ bản doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng phù hợp với doanh nghiệp của mình:

(1) Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần , với công thức:

Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) * Trọng số

(2) Cách tính KPI theo hiệu suất tổng, với công thức:

Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + ...

(3) Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian : điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó.

3. Một số quy định về tiền lương cho người lao động

Căn cứ Bộ luật Lao động 2019 quy định tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

Người sử dụng lao động trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc. Tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng tiền Đồng Việt Nam, trường hợp người lao động là người nước ngoài tại Việt Nam thì có thể bằng ngoại tệ. Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).

4. Những lưu ý khi nhận lương theo KPI

4.1. Trường hợp có lương cứng và thưởng KPI

Trong trường hợp này KPI được doanh nghiệp coi như là một khoản tiền hoa hồng, tiền thưởng cho những nhân viên làm việc năng suất, hiệu quả dựa trên những chỉ tiêu KPI đã đề ra trước đó. Và lúc này người sử dụng lao động sẽ phải trích khoản tiền lương tháng (lương cứng) đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động nhưng không bao gồm khoản tiền lương KPI (vì đây là tiền thưởng). Tuy nhiên tiền KPI vẫn sẽ tính vào thuế thu nhập cá nhân của người lao động theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân.

4.2. Trường hợp không có lương cứng, chỉ có lương KPI

Trường hợp này doanh nghiệp sẽ không có lương cứng trong hợp đồng lao động và người lao động được nhận lương bao nhiêu hoàn toàn phụ thuộc vào năng suất làm việc của chính họ. Lúc này KPI đã trở thành nguồn tiền lương thu nhập chính của người lao động. Thông thường các doanh nghiệp sẽ đặt ra một chỉ số KPI nhất định (thấp nhất và tiền lương từ số KPI đó không được thấp hơn mức lương tối thiểu) để người lao động có thể đạt đến và khoản tiền đó sẽ được làm căn cứ để đóng tiền bảo hiểm xã hội. Và như trường hợp nêu trên, khi đủ điều kiện đóng thuế thu nhập cá nhân thì người lao động vẫn phải đóng tiền thuế thu nhập cá nhân theo quy định.

Do vậy từ hai trường hợp trên đây, người lao động cần chú ý rõ về cơ chế trả lương của doanh nghiệp được ghi trong hợp đồng lao động để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về tiền lương.

4.3. Doanh nghiệp có được trừ lương nếu nhân viên không đạt KPI?

Việc đặt ra cơ chế KPI giúp hiệu quả chất lượng công việc của nhân sự cũng như doanh thu của doanh nghiệp được tăng cao, ổn định. Tuy nhiên nếu trong trường hợp nhân viên không đạt đủ chỉ tiêu KPI do doanh nghiệp đề ra thì người lao động thường bị doanh nghiệp căn cứ vào đó để trừ đi một số tiền nhất định trong phần tiền lương của mình. Nhưng liệu đây có phải việc làm đúng với quy định pháp luật hay không?

Chúng ta cần căn cứ theo Điều 102 Bộ luật lao động năm 2019 để trả lời cho câu hỏi này:

"Điều 102. Khấu trừ tiền lương

1. Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.

2. Người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ tiền lương của mình.

3. Mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng của người lao động sau khi trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân."

Như vậy, Bộ luật đã quy định rất rõ ràng chỉ có trường hợp người lao động bị trừ tiền lương vì lý do để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động mà không hề có quy định người lao động làm việc không hiệu quả thì bị trừ tiền lương.

Do đó việc mà đa số các công ty đang tiến hành trừ lương đối với người lao động không đạt chỉ tiêu KPI đều trái với quy định pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt được quy định tại Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

- Phạt 05 - 10 triệu đồng: Vi phạm từ 01 - 10 người lao động

- Phạt 10 - 20 triệu đồng: Vi phạm từ 11 - 50 người lao động

- Phạt 20 - 30 triệu đồng: Vi phạm từ 51 - 100 người lao động

- Phạt 30 - 40 triệu đồng: Vi phạm từ 101 - 300 người lao động.

- Phạt 40 - 50 triệu đồng: Vi phạm từ 301 người lao động trở lên

Lưu ý: Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

5. Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp và người lao động

Chúng ta không thể phủ nhận rằng việc đặt KPI trong doanh nghiệp sẽ giúp gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Bên cạnh đó giúp người lao động tăng tính độc lập, sáng tạo, sự cạnh tranh trong môi trường làm việc. Doanh nghiệp có chỉ tiêu KPI cũng sẽ giúp tìm ra được những nhân sự làm việc hiệu quả nhất, có tiềm năng nhất trong công ty.

=> Từ chỉ số KPI, doanh nghiệp cũng dễ dàng hoạch định được chiến lược kinh doanh của mình, có định hướng, phương hướng kinh doanh cụ thể và rõ ràng hơn.

Một người lao động được làm việc trong môi trường đề cao chỉ số KPI cũng giúp họ được rèn luyện nhiều kỹ năng mềm, tinh thần làm việc độc lập, sự sáng tạo không ngừng, và đôi khi còn giúp họ có tinh thần phấn chấn khi đi làm vào mỗi ngày. Bởi nếu với công ty áp dụng chỉ số KPI như một mức tiền thưởng thì đương nhiên, người lao động nào cũng mong muốn có phần thưởng dành cho riêng mình một cách xứng đáng. Còn đối với doanh nghiệp coi chỉ số KPI như tiền lương cho người lao động thì lúc này người lao động đương nhiên phải làm việc thật sự thì mới có đủ thu nhập như mong muốn.

=> Do vậy có thể thấy, việc áp dụng chỉ số KPI trong doanh nghiệp ở bất cứ ngành nghề, lĩnh vực, vị trí công việc nào cũng đều đem đến những lợi ích nhất định cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.