Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì? Thủ tục, hồ sơ cập nhật mới nhất năm 2023

Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì? Thủ tục, hồ sơ cập nhật mới nhất năm 2023

I. Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc hay hồ sơ ứng tuyển (còn được gọi bằng các tên phương Tây như résumé, Curriculum Vitae viết tắt là CV) là một tập văn bản, tài liệu tóm tắt về bản thân, quá trình được giáo dục, đào tạo và liệt kê các kinh nghiệm làm việc dùng để xin việc làm. Trong đó, phần sơ yếu lý lịch thường được nhà tuyển dụng quan tâm đầu tiên khi nhận hồ sơ của người xin việc vì nó đóng vai trò cung cấp thông tin quan trọng cho người sử dụng lao động.

Hồ sơ xin việc đóng vai trò quan trọng khi xin việc

II. Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ xin việc là một bộ tài liệu quan trọng để ứng viên giới thiệu bản thân và khả năng của mình với nhà tuyển dụng thường bao gồm các loại giấy tờ sau:

- 01 bản sơ yếu lý lịch tự thuật (có dấu kèm chữ ký xác nhận của địa phương)

- 01 mẫu đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)

- 01 thư xin việc

- 01 Bản CV xin việc, ứng viên có thể nộp 1 bản CV định dạng PDF qua mail cho nhà tuyển dụng.

- Bản sao có chứng thực các giấy tờ cá nhân CMND/ thẻ CCCD, giấy khai sinh;

- Bản sao có công chứng các loại bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến vị trí công ứng tuyển

- 01 Giấy khám sức khoẻ (còn thời hạn trong vòng 6 tháng)

- 04 ảnh chân dung

1. Sơ yếu lý lịch tự thuật

Đây là một loại văn bản rất quan trọng, dù ứng tuyển vào bất cứ công việc nào. Sơ yếu lý lịch là bản khai thông tin cá nhân bao gồm họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, hộ khẩu, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, thành tích và các thông tin khác liên quan đến quá trình học tập và làm việc của ứng viên giúp nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên.

Sơ yếu lý lịch cần được công chứng và có dấu xác nhận của UBND địa phương nơi bạn sinh sống. Việc chuẩn bị sơ yếu lý lịch cũng khá đơn giản, do có mẫu sẵn được bán kèm theo bộ hồ sơ xin việc. Ứng viên chỉ việc điền đầy đủ thông tin và mang đến Uỷ ban nhân dân xã, phường nơi mình cư trú để xin xác nhận.

Sơ yếu lý lịch là bản khai thông tin cá nhân

2. Đơn xin việc (Quan trọng khi nộp CV ứng tuyển xin việc)

Trong hồ sơ xin việc không thể thiếu đơn xin việc, với đơn này bạn có thể viết tay hoặc đánh máy, có rất nhiều những mẫu đơn xin việc bạn dễ dàng hoàn thiện để gửi tới nhà tuyển dụng. Tuy nhiên phải đảm bảo đơn xin việc phải thể hiện được mong muốn của bạn cũng như tạo được ấn tượng tốt nhất đối với nhà tuyển dụng. Đơn xin việc cần viết rõ ràng, súc tích, không quá dài và có chữ ký của bạn. Bạn có thể viết tay hoặc đánh máy, tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Hay trong bộ hồ sơ bạn mua cũng có sẵn một tờ đơn xin việc bạn có thể điền và hoàn thiện đơn qua đó cũng rất đúng và chuẩn.

Trong một số công việc yêu cầu cao tính cẩn thận thì nét chữ đẹp có thể là một điểm cộng của ứng viên đối với nhà tuyển dụng.

3. Thư xin việc

Có nhiều bạn mới ra trường làm hồ sơ xin việc nhưng không biết vai trò của Thư xin việc dùng để làm gì. Thực tế thư xin việc và đơn xin việc là hai cái hoàn toàn khác nhau, đơn xin việc có sẵn trong bộ hồ sơ hiện nay không được quá coi trọng nữa mà đó chỉ là hình thức và thủ tục cần có. Do đó bạn cần chuẩn bị cho mình lá thư xin việc đúng chuẩn và đầu đủ nội dung để nói lên lý do vì sao nhà tuyển dụng nên lựa chọn bạn. Bạn có thể viết thư xin việc bằng tiếng Anh hay tiếng Việt tùy ý, nhưng không được phá vỡ cấu trúc với 4 phần chính.

- Tiêu đề: Thông tin người gửi, người nhận, ngày tháng, lời chào thể hiện sự thân thiện.

- Giới thiệu: Trình bày tóm tắt những gì liên quan đến bạn, những giá trị hay ưu điểm mà bạn có thể đem đến cho công ty hay vị trí bạn ứng tuyển

- Nội dung chính: thể hiện rõ được kỹ năng, kinh nghiệm hay trình độ học vấn của bản thân. Nếu có những thành tích nổi bật thì đừng ngại liệt kê vào nhé. Tuy nhiên đừng nói quá đà, đừng quá phô trương khi không thật sự cần thiết.

- Phần kết: Nêu rõ mong muốn của bản thân và sự chân thành nếu được cống hiến cho công ty.

Nên nhờ thư xin việc cũng không nên quá dài dòng mà cần rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu chuyên nghiệp sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao.

Mẫu thư xin việc (nguồn: Internet)

4. CV xin việc hay hồ sơ năng lực (Quan trọng khi nộp CV ứng tuyển xin việc)

CV xin việc là một bản trình bày đầy đủ thông tin cơ bản của bản thân cùng với quá trình học tập và làm việc cũng như kinh nghiệm và thành tựu, năng lực của ứng viên phù hợp với vị trí mà nhà tuyển dụng tìm kiếm cũng như qua đây bạn dễ dàng đưa ra được mục tiêu và quan điểm sống và làm việc của mình. Nhưng nếu bạn đã trúng tuyển và đi làm thì bản cv này không còn cần thiết trong hồ sơ xin việc, nếu bạn đang ứng tuyển việc làm thì cần tạo CV cẩn thận, rõ ràng, ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng nhất nhé.

Cv xin việc giờ đây có rất nhiều loại, bạn có thể lựa chọn Cv xin việc cơ bản, Cv kiểu kỹ năng, Cv theo trình tự thời gian hay Cv kiểu chức năng và Cv kiểu hình tượng. Với những tên gọi khác nhau nhưng phần lớn những nội dung đều có thông tin tương đồng, tuy nhiên sẽ có những điểm nổi bật riêng theo từng sự lựa chọn của người làm CV. Hiện nay có nhiều mẫu CV trực tuyến trên mạng bạn có thể tải về và điền thông tin, trình bày rất sáng tạo khoa học, đối với những ứng viên cẩn thận có thể in bản CV bằng giấy chất lượng hoặc in màu để thấy rõ hơn sự cẩn thận, chuyên nghiệp và thiện chí muốn ứng tuyển của bạn đối với nhà tuyển dụng. Các công cụ thiết kế CV phổ biến hiện nay như Canva, Photoshop, Powerpoint, Word... hoặc bạn có thể sử dụng các mẫu CV có sẵn trên các website như: Vietnamwork , TopCV, vieclam24h...

Bạn nên khéo léo sử dụng các "Từ khóa" mà nhà tuyển dụng có thể đang tìm kiếm có liên quan đến vị trí ứng tuyển, từ ngữ có xu hướng PR bản thân (không khoe khoang) và từ ngữ thể hiện sự tích cực và nhiệt huyết sẽ dễ để lại ấn tượng cho nhà tuyển dụng hơn. CV ứng tuyển nên được trình bày ngắn gọn trong một trang A4, chỉ nêu ra các kinh nghiệm làm việc có liên quan đến công việc ứng tuyển.

Có nhiều doanh nghiệp yêu cầu CV xin việc bằng tiếng Anh, đối với những người có kinh nghiệm điều này không còn khó khăn, tuy nhiên với những bạn mới ra trường chắc chắn còn nhiều bỡ ngỡ. Bản CV xin việc bằng tiếng Anh cũng tương tự với tiếng Việt, chỉ cần các bạn hoàn thiện và điền đúng thông tin, tạo được sự ấn tượng để đủ thuyết phục nhà tuyển dụng cho bạn bước tiếp vào vòng trong.  

5. Bản photo CMND/CCCD, giấy khai sinh công chứng

Đây là các giấy tờ hành chính liên quan đến nhân thân của bạn. Bạn cần photo các giấy tờ này và công chứng ở các cơ quan có thẩm quyền. Chứng minh thư nhân dân bản sao có công chứng phải là bản sao mới được công chứng trong vòng 6 tháng.

Khi ứng viên trúng tuyển các giấy tờ này sẽ được dùng làm căn cứ để lập hồ sơ và hợp đồng lao động với ứng viên.

Đối với giấy tờ cá nhân là sổ hộ khẩu đã có quy định chính thức về việc bỏ sổ hộ khẩu từ ngày 1/1/2023 vậy nên trong hồ sơ xin việc sẽ khồng còn loại giấy tờ này.

6. Các loại bằng cấp, chứng chỉ

Các bằng cấp, chứng chỉ như: bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học,… cần phải được photo công chứng hoặc chứng thực. Đây không chỉ là điều kiện bắt buộc với một số vị trí ứng tuyển mà nhà tuyển dụng yêu cầu, nó còn là bằng chứng chứng minh những thông tin ứng viên đã kê khai trong sơ yếu lý lịch, CV xin việc, đơn xin việc.

Những bằng cấp và các chứng chỉ liên quan đến ngành học hay công việc mà bạn ứng tuyển thì bạn nên dùng bản công chứng cho từng loại để chuẩn bị đầy đủ cho hồ sơ xin việc. Bạn cũng nên chuẩn bị trước bản gốc của các bằng cấp, chứng chỉ vì đôi khi nhà tuyển dụng cần xác minh đối với những bản công chứng.

Với những sinh viên mới tốt nghiệp chưa có bằng thì sử dụng giấy chứng nhận đã tốt nghiệp có dấu xác nhận của trường, sau đó bổ sung bằng sau cũng được.

7. Giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe là loại giấy tờ cần được trong hồ sơ xin việc bởi đây sẽ là những thông tin đánh giá tình trạng sức khỏe của ứng viên. Bên cạnh đó, giấy khám sức khỏe còn là căn cứ đảm bảo rằng ứng viên có thể đáp ứng được công việc và tạo sự tin tưởng đối với các nhà tuyển dụng. Thông thường có hai loại giấy khám sức khỏe, tùy từng công việc, lĩnh vực khác nhau mà công ty sẽ có những yêu cầu khác nhau cho loại giấy tờ này.

Bạn cần lưu ý: Giấy khám sức khỏe phải được sự xác nhận của cơ sở y tế, bệnh viện, trạm xá,... và có hiệu lực trong 6 tháng.

Giấy khám sức khỏe xin việc có 2 loại theo khổ giấy A4 và khổ giấy A3 tùy theo vị trí công việc và yêu cầu từ nhà tuyển dụng.

8. Ảnh chân dung

Đây là một ảnh chụp khuôn mặt của bạn trong khoảng 6 tháng gần nhất. Ảnh cần rõ nét, không che mặt hoặc có hiệu ứng. Bạn cần mặc trang phục gọn gàng, chỉnh tề và có thái độ tự tin.

Ứng viên chuẩn bị tối thiểu 04 ảnh thẻ chân dung kèm trong bộ hồ sơ. Ngoài ảnh thẻ 4x6 dán ngoài bìa hồ và ảnh dán trên bản sơ yếu lý lịch thì ứng viên cần bổ sung 2 hoặc 3 ảnh thẻ khác (kích cỡ 3x4 hoặc 4x6).

Đối với một số vị trí công việc có yêu cầu về ngoại hình của ứng viên thì ảnh thẻ là vô cùng quan trọng, giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá sơ bộ ứng viên phù hợp hay không. Từ ảnh thẻ ứng viên cũng có thể gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng.

Trên đây là những loại giấy tờ phổ biến trong hồ sơ xin việc. Tùy theo ngành nghề và yêu cầu của nhà tuyển dụng, bạn có thể cần bổ sung hoặc lược bớt một số loại giấy tờ khác.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý là nhiều đơn vị tuyển dụng không có yêu cầu công chứng một số giấy tờ trong hồ sơ ứng tuyển mà bạn sẽ thực hiện bổ sung bản công chứng hoặc dấu của địa phương sau khi đã nhận được thông báo trúng tuyển. Điều này nhằm đơn giản thủ tục, tiết kiệm công sức và chi phí cho ứng viên.

Vì vậy khi đã xác định nộp hồ sơ cho đơn vị tuyển dụng bạn có thể hỏi nhà tuyển dụng về các giấy tờ làm hồ sơ cần thiết và loại giấy tờ nào là bắt buộc công chứng để tránh lãng phí.

III. Hồ sơ xin việc online gửi qua email bao gồm những gì?

Khi xin việc online qua mail thì hồ sơ xin việc gồm những gì? Tương tự như bộ hồ sơ xin việc cơ bản, điều bạn cần quan tâm khi thực hiện hồ sơ xin việc online bao gồm: CV xin việc, đơn xin việc, các sản phẩm cá nhân, hình ảnh cá nhân và một số giấy tờ liên quan.

- CV xin việc được trình bày rõ ràng, chỉn chu, thể hiện đầy đủ trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, hoạt động khác,... Ngoài ra, bạn nên đưa thêm một số thông tin cho thấy rằng bạn hoàn toàn phù hợp với vị trí như: sở thích, sự linh hoạt trong công việc,...

- Đơn xin việc: Thể hiện mong muốn của bạn khi được làm việc tại Công ty, tìm hiểu kỹ càng về vị trí công việc và cho họ biết bạn biết đến thông tin tuyển dụng của họ từ đâu. Đơn xin việc cần soạn thảo chu đáo trước khi gửi đến nhà tuyển dụng.

- Các sản phẩm cá nhân/Portfolio: Để nổi bật hơn hẳn so với các ứng viên khác, trong hồ sơ xin việc online bạn nên gửi kèm các sản phẩm của cá nhân. Một số ngành có thể kèm theo sản phẩm như: thiết kế, xây dựng website, báo chí, content,... để nhà tuyển dụng có cái nhìn chính xác hơn và xem ứng viên có phù hợp với vị trí hay không.

- Hình ảnh cá nhân: Một số công việc có liên quan đến ngoại hình như lễ tân, hàng không,... ứng viên cần gửi file ảnh chân dung hoặc toàn thân để đảm bảo rằng hồ sơ của bạn là hợp lệ.

- Giấy tờ liên quan: Các giấy tờ về bằng cấp, chứng chỉ cũng được quan tâm khi gửi hồ sơ xin việc online.

IV. Cách để tạo một bộ hồ sơ xin việc chuyên nghiệp

Cách viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp ứng viên có thể tham khảo thêm tại các website tuyển dụng sẽ có những mẫu CV xin việc, đơn xin việc đa dạng, phù hợp với nhiều loại hình công việc như kinh doanh, marketing, kỹ thuật, quản lý...

Với một số những giấy tờ cần thiết cho bộ hồ sơ xin việc trên đây chắc hẳn các bạn đã phần nào hình dung được và chuẩn bị kỹ lưỡng hơn cho hồ sơ của mình.

1) Nếu không bắt buộc viết tay, các giấy tờ trong bộ hồ sơ nên được đánh máy sẽ dễ nhìn và dễ đọc hơn. Trước khi in hoặc gửi hồ sơ trực tuyến bạn cần rà soát lại lại thông tin đảm bảo chính xác và không có lỗi chính tả. Hồ sơ sử dụng ngôn ngữ hành chính chuẩn mực, không sử dụng các từ ngữ địa phương. Hồ sơ nộp cho nhà tuyển dụng cần đảm bảo gọn gàng, sạch sẽ và không có tẩy xóa.

2) Để giúp nhà tuyển dụng dễ xem thông tin trong hồ sơ, bạn hãy sắp xếp các giấy tờ theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau:

- Đơn xin việc/ Đơn ứng tuyển

- Hồ sơ năng lực;

- Bản photo văn bằng/chứng chỉ/ giấy khen bằng khen liên quan;

- Sơ yếu lý lịch;

- Bản photo CMND/CCCD;

- Giấy khám sức khỏe;

- Ảnh chân dung (nếu có)

Hồ sơ nộp cho nhà tuyển dụng cần đảm bảo gọn gàng, sạch sẽ và không có tẩy xóa.

3) Đặc biệt khi làm hồ sơ mọi thông tin đều cần sứ chính xác, không nói dối, giả mạo hoặc nói không đúng về bản thân.

4) Nhà tuyển dụng hầu hết đều đánh giá cao tinh thần ý thức, trách nhiệm và chân thật của các bạn, chính vì vậy để có được vị trí phù hợp và công việc như mong đợi bạn nên đầu tư thời gian cũng như tìm hiểu nhiều hơn để hoàn thiện hồ sơ hiệu quả hơn.

5) Bạn nên chuẩn bị vài bộ hồ sơ gốc và photo thành nhiều bản khác để tránh những trường hợp gửi hồ sơ mà nhà tuyển dụng họ không trả lại.

6) Bạn nên nộp sớm và đúng địa chỉ để hồ sơ của bạn được duyệt nhanh chóng hơn.

7) Nếu bạn được tham dự cuộc phỏng vấn thì chỉ cần mang theo hồ sơ photo hoặc bản CV xin việc, và nói với nhà tuyển dụng về bộ hồ sơ chính thức của bạn sẽ được bổ sung sau đó nếu bạn được nhận vào làm.

Các chú ý khi điền thông tin trong Sơ yếu Lý lịch

Trong bản sơ yếu lí lịch tự thuật có những thông tin bạn cần nhập, nhưng có một số thông tin bạn cần chú ý như sau:

Họ và tên: Sử dụng tiếng Việt có dấu, viết hoa. VD: NGUYỄN VĂN THẮNG

Quá trình hoạt động của bản thân: Trong phần này các bạn nên tóm tắt quá khứ từ thời niên thiếu đến nay, quá trình học tập và tham gia các hoạt động xã hội nổi bật nào. Phần này các bạn lưu ý không nên trình bày dài dòng khó hiểu, bởi nhà tuyển dụng không quá quan tâm đến vấn đề này, mà chỉ muốn đánh giá quá trình hoạt động và làm việc của bạn thời gian trước đó ở những đâu.

VD: 2012- 2015: Học tại trường THPT Nguyễn Huệ - Hà Nội

    2016-2020: Học tại trường học viện báo chí và tuyên truyền - Hà Nội

    2020- 2021: Làm việc tại Công ty cổ phần Joboko....

Những thông tin trong sơ yếu lý lịch thường sẽ có những mô típ chung theo hồ sơ ứng tuyển của nhà nước, các bạn cần phải viết chân thực và hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng và dễ dàng nhất. Đối với những bạn làm hồ sơ xin việc online thì không cần đến sơ yếu lý lịch cũng nên tham khảo bởi nếu khi bạn trúng tuyển chắc chắn bạn cần nộp hồ sơ đầy đủ thông tin đến nhà tuyển dụng để họ lưu lại thông tin cá nhân của từng người.

Việc hoàn thiện hồ sơ xin việc không quá khó khăn đối với những người đã có nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên với những bạn mới ra trường chắc chắn sẽ có nhiều bỡ ngỡ, chính vì thế khi viết đơn xin việc các bạn có thể tìm hiểu về mẫu đơn xin việc chuẩn nhất để nghiên cứu và ứng dụng cho nhu cầu xin việc của mình.

Khi chúng ta làm hồ sơ xin việc có nhiều bạn chủ quan và đánh mất cơ hội chỉ vì CV xin việc, có nhiều lý do khiến cho việc tạo CV của bạn không được ấn tượng và chuyên nghiệp. Chính vì thế nếu bạn đã nhiều lần xin việc mà chưa thành công thì đừng ngại, hãy xem ngay lỗi đánh mất cơ hội chỉ vì CV xin việc biết đâu qua đó bạn sẽ có thể hoàn thiện bản CV của mình tốt hơn. Hiện nay có rất nhiều những bản CV mẫu tiếng Việt và tiếng Anh đều có , chính vì thế bạn hoàn toàn có thể lựa chọn cho mình cách viết CV thích hợp hơn.

Đặc biệt lưu ý với các bạn, đối với tất cả những giấy tờ liên quan đến hồ sơ xin việc, khi bạn viết cần chú ý lỗi chính tả, ngắn gọn, súc tích, không lủng củng, trình bày và diễn đạt ý rõ ràng sao cho dễ hiểu và thuyết phục nhà tuyển dụng tốt nhất. Chắc chắn với những điều cơ bản và những giới thiệu rõ ràng về hồ sơ xin việc trên đây chúng chúng tôi sẽ giúp bạn có thể hoàn thiện tất cả các giấy tờ liên quan và chuẩn bị cho mình những bộ hồ sơ đầy đủ, chuyên nghiệp nhất để gửi tới nhà tuyển dụng và ứng tuyển thành công vị trí mong muốn.

V. Một số câu hỏi liên quan

1. Mua hồ sơ xin việc ở đâu?

Hồ sơ xin việc thường được bán trong các nhà sách, phòng photocopy hoặc cửa hàng văn phòng phẩm, giá rơi vào khoảng 5-10.000đ/bộ. Bộ hồ sơ xin việc mua sẵn bao gồm: 1 giấy sơ yếu lý lịch, 1 đơn xin việc, 1 bản sao giấy khai sinh, 1 giấy chứng nhận sức khỏe. Tất cả đều được in sẵn theo mẫu của nhà nước để bạn điền đầy đủ thông tin của mình vào đó.

2. Hồ sơ xin việc có cần công chứng, chứng thực không?

Bộ luật Lao động năm 2019 không có những quy định cụ thể về vấn đề này. Điều này sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của các nhà tuyển dụng với ứng viên. Ví dụ như ứng viên được nộp hồ sơ là bản photo của các giấy tờ, chứng chỉ hoặc bắt buộc những văn bản này phải được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền. Việc yêu cầu có dấu xác minh của các tổ chức có thẩm quyền giúp xác thực những thông tin của các ứng viên cung cấp cho nhà tuyển dụng. Hơn nữa, chứng thực các thông tin là chính xác rất cần thiết trong việc thực hiện thủ tục làm hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội khi bạn được nhận vào làm chính thức.