Quản lý là gì? Khái niệm, vai trò chức năng của người quản lý

Đặc điểm của quản lý là định hướng và chỉ đạo hoạt động chung của tập thể, phối hợp các hoạt động riêng lẻ thành một hoạt động chung thống nhất của cả một tập thể, cùng đi theo một phương hướng để đạt được mục tiêu.

Quản lý được thực hiện dựa trên tổ chức và quyền lực. Có tổ chức thì mới phân chia rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của từng cá nhân trong tổ chức. Người quản lý phải có quyền lực, thì mới bảo đảm sự phục tùng của mọi người trong tổ chức đối với người quản lý.

Người quản lý là một người hay một nhóm người có quyền lực trong tổ chức. Người quản lý có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của nhân viên dưới quyền. Người quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, thông qua các nguồn lực cho phép của tổ chức, một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu tổ chức đã đặt ra.

2.2. Vai trò của người quản lý đối với tổ chức

Người quản lý cần có một số vai trò nhất định trong tổ chức nhằm đảm bảo việc quản lý hiệu quả:

• Là người trung gian giữa quản lý cấp trên và nhân viên của họ: Người quản lý sẽ nhận yêu cầu từ Quản lý cấp trên và truyền đạt lại cho nhân viên bên dưới. Đồng thời chịu trách nhiệm về hiệu quả làm việc của nhân viên và báo cáo lại cho cấp trên.
• Là người kết nối khách hàng và tổ chức: Người quản lý là người đại diện tổ chức để truyền đạt những thông điệp, sản phẩm của tổ chức đến với khách hàng. Bên cạnh đó họ cũng tiếp nhận những góp ý, phản hồi của khách hàng và truyền đạt lại với tổ chức.
• Là người đào tạo cho nhân viên để giúp họ hoàn thành công việc: Người quản lý cần đảm bảo hiệu quả công việc đúng tiến độ và yêu cầu của tổ chức.
• Phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên: Người quản lý sẽ có nhiệm vụ lựa chọn các ứng viên phù hợp cho bộ phận họ phụ trách.
• Đánh giá chất lượng công việc: Việc đánh giá chất lượng nhằm đảm bảo hiệu quả công việc và năng lực nhân viên đúng yêu cầu tổ chức.
• Quản lý ngân sách của bộ phận: Chi phí bộ phận sử dụng trong tháng phải hợp lý và mang lại hiệu quả tối đa nhất.
• Đưa ra quyết định: Quản lý là người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng trong một vấn đề nào đó trong phạm vi chịu trách nhiệm.

3. Người quản lý có chức năng và nhiệm vụ gì?

Để người quản lý có thể hoàn thành công việc một cách thuận lợi và hiệu quả, các tổ chức thường phân định rõ chức năng nhiệm vụ của người quản lý, cụ thể như sau:

3.1. Chức năng

3.1.1. Chức năng hoạch định

Hoạch định là việc đặt ra mục tiêu và phương pháp để hoàn thành mục tiêu đó. Việc đặt ra mục tiêu là rất quan trọng, vì nó giúp từng thành viên trong tổ chức biết rõ đích đến và sử dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý.

Việc tìm ra mục tiêu là bước đầu tiên, để thực hiện kế hoạch. Vì vậy, càng ở cấp quản lý cao, càng đòi hỏi sự nhạy bén và quyết đoán. Đó cũng chính là lý do các tổ chức thường đòi hỏi rất cao về trình độ chuyên môn và kỹ năng công việc xuất sắc ở vị trí Quản lý.

Kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Để tổ chức thực hiện tốt, thì ngoài nhiệm vụ giao việc đúng người, thì Quản lý cần hỗ trợ và hướng dẫn cho nhân viên. Điều đó giúp nhân viên hiểu đúng, làm đúng, sau đó cần kiểm soát quá trình thực hiện của nhân viên đảm bảo mọi người đang đi đúng hướng. Cuối cùng là điều chỉnh nếu cần, để mục tiêu được hoàn thành một cách tốt nhất.

Đồng thời, Quản lý cần biết động viên, khích lệ nhân viên trong quá trình làm việc, để tạo được hứng thú trong công việc, nâng cao hiệu suất. Bên cạnh đó, Quản lý cũng cần biết xử phạt, răn đe những nhân viên gây ảnh hưởng xấu đến tập thể.

3.1.3. Chức năng lãnh đạo

Lãnh đạo là khả năng định hướng, dẫn dắt nhân viên hoàn thành mục tiêu đã đặt ra của tổ chức. Kỹ năng lãnh đạo đòi hỏi người quản lý phải biết uyển chuyển, khéo léo trong cách ứng xử và ra lệnh với nhân viên, truyền đạt yêu cầu để nhân viên hiểu và thực hiện đúng ý.

Nếu người quản lý có kỹ năng lãnh đạo tốt, sẽ tạo được sức ảnh hưởng với nhân viên, khiến nhân viên kính nể và làm theo mọi yêu cầu một cách vui vẻ. Ngược lại, người quản lý sẽ khiến nhân viên không phục và chống đối trong mọi việc, không hoàn thành được mục tiêu.

3.1.4. Chức năng kiểm tra

Để đảm bảo mục tiêu có thể hoàn thành đúng yêu cầu và đúng thời hạn, người quản lý cần có kỹ năng kiểm tra. Người quản lý cần đo lường hiệu suất hay tiến độ của từng việc, từng người, nhờ đó có thể kịp thời phát hiện những lỗi sai để điều chỉnh.

Việc kiểm tra còn giúp đánh giá được năng lực của từng cá nhân, nhân viên tích cực, năng lực tốt cần động viên, khen thưởng để tạo động lực và nhân viên lười biếng, năng lực yếu kém, sẽ nhắc nhở, có biện pháp xử lý để cải thiện hơn.

Người quản lý có một số nhiệm vụ cơ bản như sau:

• Nhiệm vụ chính của người quản lý trước hết là lên kế hoạch thực hiện, để đảm bảo đạt được các mục tiêu đã được tổ chức đề ra.
• Dự đoán rủi ro và đưa ra phương án dự phòng cho từng trường hợp cụ thể.
• Tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, kết nối mọi người trong tổ chức, nhằm nâng cao hiệu quả công việc dựa trên sự đoàn kết.
• Cuối cùng là kiểm tra và đánh giá năng lực làm việc của từng cá nhân, bộ phận, để có phương án điều chỉnh phù hợp, kịp thời nếu cần.

4. Các cấp bậc quản lý trong tổ chức

Trong một tổ chức, Cấp quản lý thường được chia thành 03 bậc:

4.1. Quản lý cấp cao

• Là người có quyền lực cao nhất trong một tổ chức, điều hành và chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của tổ chức.
• Là người đưa ra định hướng phát triển và chiến lược dài hạn cho tổ chức.
• Là người có kỹ năng tư duy, phân tích và đánh giá tốt đối với thị trường cũng như đối với mọi nguồn lực của tổ chức.

4.2. Quản lý cấp trung

• Là người hỗ trợ đắc lực cho Quản lý cấp cao, tư vấn, góp ý trong những quyết định liên quan đến hoạt động của tổ chức.
• Là người truyền đạt quyết định của Quản lý cấp cao đến nhân viên bên dưới và triển khai việc thực hiện.
• Báo cáo với Quản lý cấp cao về kết quả công việc và đề xuất phương án giải quyết nếu có trục trặc.

4.3. Quản lý cấp thấp

• Chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai chỉ đạo của quản lý cấp trên đến toàn thể nhân viên phụ trách.
• Là người gần với nhân viên nhất, nên có khả năng tạo ảnh hưởng lớn đến nhân viên, quyết định đến hiệu suất công việc.