Deadline là gì? Phương pháp chạy deadline hiệu quả [cập nhật mới nhất 2024]

Deadline là gì? Phương pháp chạy deadline hiệu quả [cập nhật mới nhất 2024]

I. Deadline là gì?

1. Khái niệm deadline

Về nghĩa gốc, “deadline” là sự kết hợp giữa từ “dead” (nghĩa là chết, không hoạt động,...) và từ “line” (nghĩa là đường kẻ, giới hạn, ranh giới,...). Khi ghép hai từ này lại với nhau ta sẽ có được từ “deadline”, mang ý nghĩa: hạn chót, thời hạn cuối cùng, thời điểm phải hoàn thành công việc, ranh giới không được vượt qua.

Ngày nay, deadline là một từ tiếng Anh được dùng để chỉ giới hạn thời gian nhất định mà bạn phải hoàn thành một hay nhiều công việc, nhiệm vụ được giao. Mục đích của deadline là để ràng buộc, đốc thúc bạn cố gắng làm việc, hoàn thành đúng tiến độ công việc mà vẫn mang lại hiệu quả. Ngoài ra, deadline còn được biết đến theo nghĩa thuần Việt là thời gian kết thúc.

Tại Mỹ, khi sử dụng thuật ngữ deadline trong các nhà tù thì nó sẽ mang ý nghĩa là đường sinh tử; đây là giới hạn của nhà tù, nếu có bất kỳ tù nhân nào bước qua thì đều sẽ bị bắn ngay tại chỗ. Ngoài ra, bạn cũng sẽ bắt gặp thuật ngữ này ở hầu hết các ngành nghề, với mục đích thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên để hoàn thành các nhiệm vụ kịp với tiến độ công việc.

Deadline trong môi trường làm việc dùng để chỉ hạn chót của các công việc như: thời hạn phải hoàn thành dự án, hạn chót nộp báo cáo, hạn cuối nộp hồ sơ,... Khi này, deadline sẽ trở thành mốc thời gian để mọi người tự điều chỉnh tiến độ và tốc độ làm việc cho phù hợp.

2. Chạy deadline là gì?

“Chạy deadline” (running on deadline) là một thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ tình huống hoàn thành công việc trong thời hạn gấp rút. Khi một công việc đang chạy deadline, nghĩa là thời gian càng ngày càng gần đến thời điểm hoàn thành và có thể không đủ thời gian để hoàn thành công việc một cách kỹ lưỡng, đầy đủ.

Chạy deadline thường xảy ra khi lộ trình hoặc thời gian được dự kiến ban đầu bị thay đổi, hoặc khi những công việc khác ảnh hưởng đến tiến độ làm việc. Khi gặp tình huống này, người làm việc thường phải tập trung, làm việc cật lực để hoàn thành công việc trong thời hạn quy định.

Tuy nhiên, chạy deadline cũng có thể gây ra áp lực lớn và ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Vì vậy, rất quan trọng để quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả để tránh tình trạng chạy deadline và đảm bảo chất lượng công việc được thực hiện tốt nhất có thể.

3. Phân biệt deadline và dateline

Dateline là chỉ mốc thời gian xảy ra sự việc gì đó như: lịch họp với các trưởng phòng, lịch hẹn gặp khách hàng, ngày giờ lập báo cáo,... Đây là thuật ngữ ngày càng được sử dụng phổ biến trong việc lập kế hoạch, hay đánh dấu các mốc thời gian để theo dõi. Ngoài ra, dateline không mang ý nghĩ chỉ thời hạn hay ngày tới hạn.

Đôi khi sẽ có một vài người nhầm lẫn giữa deadline và dateline, bởi cách phát âm khá tương đồng và cùng mang ý nghĩa chỉ về thời gian. Tuy nhiên đây lại là hai thuật ngữ hoàn toàn khác nhau. Với deadline cho bạn biết thời hạn cần phải kết thúc một công việc, nhiệm vụ được giao. Còn với dateline được dùng để chỉ mốc thời gian xảy ra một sự việc, hay sự kiện nào đó.

Ngoài ra, thuật ngữ dateline được sử dụng nhiều trong các loại giấy tờ, thông báo, báo cáo của doanh nghiệp giúp mọi người theo dõi được các lịch hẹn, sự kiện trong khoảng thời gian nhất định, tránh sót thông tin. Thuật ngữ deadline lại được dùng để giao kèm với một công việc, dự án nào đó nhằm mục đích đốc thúc bạn hoàn thành các công việc đúng thời hạn.

II. Mục đích, ý nghĩa của deadline là gì?

1. Mang đến hiệu quả cho công việc

Với công việc, mỗi người đều có những cách hay những phương pháp thực hiện hiện khác nhau. Do đó, tiến độ và hiệu suất làm việc của từng người cũng sẽ có sự khác biệt.

Trong công việc được giao, có những người sẽ tự quản lý thời hạn hoàn thành cho riêng mình, nhưng đồng thời cũng có những người có xu hướng làm theo thời hạn đã được định sẵn. Vì thế, người quản lý nên giao công việc kèm theo deadline cho nhân viên để đảm bảo tiến độ cũng như có thể đạt hiệu quả tốt hơn. Bên cạnh những mục đích trên, việc đặt ra deadline còn giúp cho ban quản lý có thể dựa vào năng lực làm việc của cấp dưới mà phân chia công việc cho phù hợp, qua đó góp phần tăng hiệu suất công việc.

2. Tập trung hơn để thực hiện mục tiêu

Đây là một trong những mục tiêu quan trọng của deadline. Bởi thời gian làm việc có sự phụ thuộc vào deadline, vì thế người làm cần có kế hoạch sắp xếp, ưu tiên thứ tự công việc theo mức độ quan trọng giảm dần để đảm bảo tiến độ công việc được diễn ra theo đúng kế hoạch để có thể đuổi kẻ thù công việc đi. Với các mục tiêu công việc đã được đề ra, bạn sẽ dành sự tập trung nhiều hơn vào nhiệm vụ được giao và giảm bớt sự quan tâm đến những tác động bên ngoài.

3. Sai lầm trong công việc có thể được phát hiện sớm

Khi hoàn thành công việc đúng thời hạn, bạn hoàn toàn có thời gian để kiểm tra lại những việc bạn đã làm. Khi ấy, bạn có thể phát hiện ra những sơ suất không đáng có để chỉnh sửa kịp thời mà không phải “luốn cuốn” khi bàn giao xong công việc, bạn mới nhận ra lỗi sai. Rơi vào tình huống này, bạn sẽ mất thời gian để chỉnh sửa thay vì làm công việc mới và khả năng cao bạn sẽ bị cấp trên khiển trách. Do đó, hoàn thành công việc sớm có thể giúp cho những sai lầm trong công việc có thể được phát hiện và chỉnh sửa kịp thời là vô cùng hữu ích.

4. Dễ dàng chấp nhận thất bại nhỏ

Hoàn thành công việc được giao với hiệu quả tốt, được đánh giá cao là điều ai cũng đều mong muốn. Tuy nhiên, bạn sẽ không tránh khỏi những khó khăn, cản trở đến tiến độ và hiệu suất của công việc mà bạn đang trong quá trình thực hiện.

Nhưng khi nỗ lực làm theo đúng deadline, bạn sẽ có thể đáp ứng yêu cầu của cấp trên một cách năng suất hơn. Qua đó, bạn có thể điều chỉnh hay cải thiện cách thức làm việc liên tục để tối ưu kết quả mang lại, những thất bại nhỏ đó sẽ là bài học quý báu hỗ trợ bạn trong những dự án lớn hơn.

5. Có thể dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc

Khi mọi công việc bạn làm đều có deadline rõ ràng, bạn sẽ dần có thói quan hoàn thành công việc đúng hạn, dẫn đến hiệu suất công việc cũng được cải thiện rõ rệt. Bên cạnh đó, để đánh giá hiệu suất công việc, thì khả năng hoàn thành sớm công việc là một trong những thước đo chuẩn xác. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng đánh giá được năng lực của bản thân sau một quá trình làm việc, không ngừng phát huy những ưu điểm, và nỗ lực khắc phục những hạn chế trong công việc của mình.

6. Là bệ phóng giúp cho sự nghiệp thành công

Với những mục đích kể trên, khả năng hoàn thành công việc đúng deadline còn giúp cho hiệu suất làm việc của bạn cùng đội/nhóm được tăng lên. Hơn thế, bạn sẽ có thể nhận được sự đánh giá, công nhận tích cực từ cấp trên hay đồng nghiệp khi luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Nhờ đó, uy tín của bạn được nâng cao, tạo bệ phóng vững chắc cho con đường sự nghiệp rộng mở của mình trong tương lai.

III. Deadline được thiết lập như thế nào?

Thông thường sau một cuộc họp, để thống nhất thời gian mà các bên có thể chuẩn bị cho bước tiếp theo, deadline sẽ được đưa ra cụ thể cho từng người hoặc từng bộ phận. Tuy nhiên, việc chỉ đưa ra thời hạn trong quá trình họp là chưa đủ mà cần được xác nhận cụ thể và rõ ràng thông qua báo cáo cuộc họp (meeting minutes) hoặc qua email đến tất cả người tham dự. Deadline cần được thiết lập cụ thể theo từng nhiệm vụ, ai là người chịu trách nhiệm chính và có thời gian chính xác, ví dụ như trước 12 giờ trưa ngày ... tháng ... năm ... hoặc trước 5 giờ chiều ngày ... tháng ... năm, càng chi tiết càng dễ kiểm soát và quản lý.

IV. Như thế nào thì được gọi là đúng deadline?

Nhịp sống công sở bận rộn và guồng quay công việc hối hả dễ cuốn bạn vào nhiều nhiệm vụ và dự án khác nhau. Do đó, rất nhiều người thường hay bị rơi vào tình trạng "nước đến chân mới nhảy" và kết quả là chỉ kịp gửi báo cáo công việc ngay vào ngày thời hạn được giao nhưng thường muộn hơn giờ quy định. Mặc dù có thể điều này không gây ra ảnh hưởng quá nghiêm trọng nhưng để lại ấn tượng xấu về cách bạn sắp xếp thời gian cho công việc. Nó dễ khiến người khác nghĩ rằng bạn không thật sự để tâm vào nhiệm vụ được giao và chỉ cố hoàn tất cho xong để xử lý khủng hoảng deadline chứ không dám chắc về chất lượng hoàn thành. Vì vậy, trong các trường hợp quản lý nghiêm khắc, đôi khi deadline còn được in đậm hoặc thêm vào những từ như "sharp" nhằm nhấn mạnh việc bạn cần phải tuân thủ thời hạn không chỉ đúng ngày mà còn phải đúng giờ. Ví dụ như 5pm (sharp) nghĩa là bạn cần hoàn thành muộn nhất vào đúng 5 giờ chiều.

Một rắc rối nghe có vẻ nhỏ mà không hề nhỏ là thời gian trên máy của bạn có thể được thiết lập sớm hoặc chậm hơn của người khác, vì vậy nếu bạn tranh thủ đến tận phút cuối cùng mới gửi báo cáo thì khả năng deadline của bạn vẫn bị chệch đi một chút và bạn chẳng thể đổ lỗi ngớ ngẩn cho cái đồng hồ mình sở hữu.

Do đó, để tránh việc chậm trễ, tốt nhất bạn hãy dành cho mỗi nhiệm vụ được giao một khoảng thời gian dôi ra nhất định, càng sớm hơn deadline càng tốt và điều này cũng giúp bạn ghi điểm nhiều hơn trong công việc của mình.

V. Những lưu ý khi chạy deadline

- Chồng chéo các deadline: Tùy vào khối lượng công việc khác nhau sẽ có thời gian thực hiện và hoàn thành khác nhau. Tuy nhiên, trong một số trường hợp bạn sẽ gặp tình trạng các deadline bị trùng lên nhau, đặc biệt là trong những giai đoạn cao điểm. Vì vậy, bạn cần biết cách ghi chú và hệ thống lại các deadline theo thời gian và yêu cầu của mỗi đầu việc để có thể điều chỉnh công việc, hoặc nhận sự hỗ trợ kịp thời thay vì phải ngập lặn trong đống deadline.

- Lên kế hoạch không thực tế: Với một kế hoạch làm việc không thực tế và không phù hợp với năng lực của bản thân, sẽ rất dễ khiến bạn làm việc quá sức và mang tâm lý chán nản. Điều này sẽ dẫn đến việc trễ deadline, không thể hoàn thành công việc và ảnh hưởng đến kết quả công việc.

- Không chia giai đoạn deadline phù hợp: Đây là sai lầm dễ dẫn đến việc mất kiểm soát trong quá trình theo dõi tiến độ công việc. Khi không chia giai đoạn deadline phù hợp, bạn vừa khó quản lý được nhân viên làm việc, vừa không biết được tiến độ công việc đã được hoàn thành như thế nào. Điều này khiến cho bạn xử lý công việc khó khăn và tốn nhiều thời gian hơn.

- Thiếu sự kiên nhẫn khi thực hiện: Mỗi công việc sẽ có những đặc thù và yêu cầu khác nhau. Với những việc đòi hỏi tính chuyên môn cao, khi đặt ra deadline sẽ giúp bạn phát huy được khả năng nhạy bén, cũng như những năng lực khác trong quá trình làm việc giúp cho công việc được hành thành tốt hơn. Tuy nhiên, với những việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và nhất quán thì việc đặt ra deadline vừa làm tốn thời gian, vừa không mang lại kết quả công việc như mong đi.

- Làm theo khuôn mẫu của người khác: Mỗi người đều có những thế mạnh và phương pháp làm việc hiệu quả riêng. Nếu việc đặt deadline cho bạn nhưng lại làm theo khuôn mẫu của người khác thì hiệu quả công việc sẽ không được đảm bảo. Bởi việc đặt deadline yêu cầu sự sáng tạo, tính linh hoạt trong công việc và dựa trên năng lực của bản thân thì mới có thể thực hiện và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Vì vậy, bạn nên cân nhắc đến khả năng làm việc nhóm, năng lực làm việc cá nhân và các công cụ hỗ trợ khác để đặt ra deadline phù hợp và khả thi.

VI. Chạy deadline như thế nào để hiệu quả?

- Lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết: Với một bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng cho từng giai đoạn công việc sẽ giúp bạn định hướng và biết được mình cần làm gì để hoàn thành các công việc. Không những thế, nó còn giúp bạn theo dõi và kiểm soát tốt kết quả công việc, dễ dàng nhận ra được những sai sót không đáng có. Vì vậy, bạn nên lập ra kế hoạch rõ ràng và chi tiết, thậm chí là lập kế hoạch cá nhân cho riêng mình chứ không chỉ đơn giản là lập kế hoạch cho công việc. Nếu có quá nhiều việc phải làm, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên cần hoàn thành trước, hay sắp xếp theo mức độ từ quan trọng đến ít quan trọng để có thể hoàn thành các công việc theo trình tự và không bị bỏ sót.

- Đặt ra thời gian hoàn thành công việc: Bất kỳ công việc nào cũng cần một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành, khi đó mới đảm bảo được sự hiệu quả và năng suất làm cao. Chẳng hạn như bạn nhận một khối lượng công việc lớn, nhưng chỉ có thời gian vài ngày để hoàn thành, điều đó sẽ dễ khiến bạn cảm thấy chán nản và muốn từ bỏ ngay. Vì vậy, bạn hãy tính toán thật kỹ và đặt ra thời gian hợp lý để hoàn thành các công việc, vừa giúp bạn làm đúng tiến độ công việc vừa không bị ảnh hưởng tâm lý khi làm việc.

- Xem xét tính khả thi của deadline: Bạn sẽ khó có thể hoàn thành khối lượng công việc dành cho 30 ngày, chỉ trong vòng có 3 ngày. Điều này vừa bất khả thi vừa có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc của bạn. Do đó, khi đặt ra giới hạn thời gian cho bản thân hay khi nhận công việc có định sẵn deadline, bạn nên xem xét đến tính khả thi và khả năng hoàn thành công việc dựa trên năng làm việc của bạn. Đừng tự khiến bản thân kiệt sức vì deadline, lại vừa không thể hoàn tốt các công việc được giao.

- Ghi chú lại các thông báo: Để công việc diễn ra một cách thuận lợi, nhịp nhàng mà không bị bỏ sót bất kỳ thông tin nào thì việc ghi chú lại các thông báo cho từng giai đoạn công việc là điều cần thiết. Bên cạnh đó, việc ghi chú lại như một cách thông báo, nhắc nhở bản thân rằng cần tập trung vào công việc hơn, giúp bạn có thể tăng ý thức tập trung để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

- Có đội ngũ/ công cụ phù hợp với kế hoạch: Với mỗi công việc sẽ những đặc thù và tính chất riêng như đòi hỏi phải có những công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp, hay yêu cầu phải làm việc theo nhóm,... Vì vậy, bạn nên thành lập một đội ngũ không chỉ để phù hợp với yêu cầu công việc, mà còn có thể lắng nghe những ý kiến đóng góp, từ đó tìm ra giải pháp xử lý công việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ phù hợp cũng hỗ trợ mọi người rất nhiều trong quá trình làm việc, vì thế bạn không nên bỏ qua đâu nhé!

- Đặt quyết tâm cao nhất, liên tục cố gắng: Dù với bất kỳ công việc hay vị trí nào cũng rất cần sự quyết tâm và cố gắng không ngừng. Chính vì vậy, việc tự ý thức về tầm quan trọng của các yếu tố làm nên thành công , không ngừng cố gắng tôi luyện bản thân sẽ giúp bạn có thêm động lực để làm việc, nâng cao năng lực làm việc của mình. Bạn hãy ghi nhớ rằng, sự nghiệp chính là một đường đua, nếu bạn dừng lại đồng nghĩa bạn sẽ thất bại.

- Đừng ngại đề nghị được hỗ trợ khi cần: Trong quá trình làm việc, bạn sẽ không thể tránh khỏi việc gặp những khó khăn, đừng ngần ngại mà hãy đề nghị được hỗ trợ khi cần. Việc làm này không chỉ giúp bạn giải quyết được những khó khăn, rủi ro trong công việc; mà còn giúp bạn xây dựng những mối quan hệ tích cực xung quanh mình.