Giấy xác nhận nhập học là gì? Nhận giấy nhập học ở đâu? Thủ tục xác nhận nhập học

Giấy xác nhận nhập học là gì? Nhận giấy nhập học ở đâu? Thủ tục xác nhận nhập học

1. Giấy xác nhập nhập học được hiểu là gì? Có cần thiết phải nhận giấy đó không?

Sau khi các trường công bố điểm chuẩn, thí sinh sẽ nhận được thông báo trúng tuyển của đơn vị trường đại học mình đã đăng ký theo nguyện vọng. Sau đó, đơn vị sẽ gửi giấy xác nhận nhập học, đây là loại văn bản thông báo đến thí sinh trúng tuyển nguyện vọng mà mình đã đăng ký ở đơn vị trường học.

Giấy xác nhận nhập học bản cứng hoặc bản mềm đều quan trọng đối với các thí sinh trúng tuyến, nó hướng dẫn chi tiết cho thí sinh hiểu về thủ tục mình cần phải làm, đây là loại giấy bắt buộc phải có trong hồ sơ nhập học. Trong giấy xác nhận nhập học có ghi tất cả các nội dung, thủ tục cần thiết, hướng dẫn thí dẫn các loại giấy tờ cần chuẩn bị để tránh thiếu xót. Nội dung của giấy xác nhận nhập học bao gồm thời gian, địa điểm đến nhập học trực tiếp và trực tuyến; thông báo về các loại giấy tờ cần chuẩn bị, photo, công chứng và nhiều nội dung khác đối với các trường khác nhau. Nếu sau khi nhận được giấy xác nhận nhập học mà thí sinh không thực hiện thủ tục nhập học theo thời gian quy định thì coi như từ bỏ quyền học nếu không có lý do chính đáng, trừ trường hợp

- Thí sinh bị ốm đau, tai nạn, có giấy xác nhận của bệnh viện quận, huyện trở lên hoặc do thiên tai có xác nhận của UBND quận, huyện trở lên thì có thể nhập học trực tuyến hoặc trực tiếp khi quá thời hạn nhưng phải được cơ sở đài tạo xem xét có thể tiếp tục tiếp nhận thí sinh hay không.

- Hoặc nếu có sai sót, nhầm lẫn của cán bộ thực hiện công tác tuyển sinh hoặc cá nhân thí sinh gây ra như thất lạc giấy nhập học hoặc do cán bộ thực hiện sai địa chỉ, nhầm lẫn thì lúc này đơn vị đào tạo và cá nhân cùng với tổ chức liên quan sẽ chủ động phối hợp với nhau xem xét, xác minh xem lỗi sai ở đâu và từ đó mới quyết định việc tiếp nhận thí sinh vào học hoặc bảo lưu kết quả tuyển sinh để thí sinh vào học sau.

Như vậy, để thực hiện đúng theo quy định, thí sinh phải xác nhận nhập học bằng hình thức trực tuyến trên hệ thống, trước khi nhập học tại cơ sở đào tạo. Nếu thí sinh đã xác nhận nhập học tại một cơ sở đào tạo thì không được tham gia xét tuyển ở nơi khác hoặc ở các đợt xét tuyển bổ sung, trừ trường hợp được cơ sở đào tạo cho phép.

2. Nhận giấy xác nhận nhập học ở đâu?

Giấy xác nhận có thể nhận cả bản cứng hoặc bản mềm. Bản cứng sẽ gửi qua đường bưu điện về nơi thí sung cư trú, bản mềm sẽ được gửi qua email mà thí sinh cung cấp. Thí sinh theo dõi để tránh bị thất lạc giấy hoặc không nắm rõ được quy định nhập học của đơn vị mình trúng tuyển.

Trong trường hợp nếu gần đến ngày nhập học mà chưa nhận được giấy báo trúng tuyển, thí sinh có thể in kết quả trúng tuyển sau khi tra cứu từ website của nhà trường và liên hệ với bộ phận tuyển sinh của nhà trường để được giải quyết.

3. Sau khi nhận giấy xác nhận nhập học thì sẽ làm gì?

Sau khi nhận được giấy xác nhận nhập học thì thí sinh làm thủ tục xác nhận khẳng định sẽ nhập học vào trường bằng cách gửi bản chính Giấy chứng nhận kết quả thi, gửi trực tiếp tại trường hoặc bằng thư chuyển phát nhanh đường Bưu điện đến địa chỉ đơn vị đã cung cấp tại giấy xác nhận nhập học nêu trên.

Sau đó, thí sinh sẽ phải tiến hành các thủ tục mà trường đã hướng dẫn như:

- Nhập học theo thời gian mà đơn vị đã cung cấp, thí sinh sẽ đến trường nộp các giấy tờ (học bạ, giấy chứng nhận ưu tiên, sổ đoàn viên, chứng minh nhân dân, sơ yếu lý lịch, thẻ BHYT…) để làm thủ tục nhập học.

- Hội đồng tuyển sinh trường gửi giấy triệu tập thí sinh trúng tuyển, trong đó ghi rõ những thủ tục cần thiết đối với thí sinh khi nhập học.

4. Thủ tục xác nhận nhập học

4.1. Chuẩn bị hồ sơ nhập học

Trong giấy xác nhận nhập học của thí sinh, đơn vị mà thí sinh trúng tuyến đã ghi khá chi tiết về các giấy tờ quan trọng mà thí sinh cần chuẩn bị khi nhập học thí sinh lưu ý theo dõi, hồ sơ bao gồm:

- Giấy xác nhận nhập học nộp bản chính. Trường hợp mất bản chính có thể photo bản mềm đã được gửi qua mail cho thí sinh trước đó.

- Sơ yếu lý lịch học sinh - sinh viên (hồ sơ trúng tuyển) có dán ảnh (4x6) đóng dấu giáp lai và đóng dấu của chính quyền địa phương theo mẫu Bộ giáo dục (bản chính).

- Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT tạm thời (hoặc tương đương) đối với những thí sinh tốt nghiệp năm 2022; bằng tốt nghiệp THPT (bản chính và bản sao công chứng) đối với những thí sinh tốt nghiệp trước năm 2022.

- Học bạ THPT (bản sao công chứng và bản gốc để đối chiếu).

-Chứng minh thư nhân dân (CMND) hoặc thẻ căn cước (bản sao có công chứng) giấy tạm vắng.

- Giấy khai sinh ( nộp bản sao chứ không được phô tô công chứng)

- Phiếu khám sức khỏe do phòng khám quận, huyện cấp

- Hồ sơ, giấy Chứng nhận ưu đãi, ảnh thẻ 3x4 (chuẩn bị tối thiểu 5 ảnh) (Nếu có)

- Sổ đoàn viên (nếu có; đảm bảo có nhận xét đầy đủ từng năm và ký chuyển sinh hoạt Đoàn trong năm 2022 của Đoàn cơ sở nơi thí sinh đang sinh hoạt Đoàn) và Phiếu thông tin Đoàn viên (Thí sinh in khi làm xong thủ tục nhập học trực tuyến)...

- Thẻ BHYT photo;....

- Đơn đăng ký ở Ký túc xá (nếu có; thí sinh in khi làm xong thủ tục nhập học trực tiếp).

- Ngoài ra bạn nên chuẩn bị sinh hoạt phí, học phí theo mức thu mà nhà trường thông báo

- Bản sao có chứng thực các giấy tờ pháp lý để xác nhận đối tượng ưu tiên (nếu có) như giấy chứng nhận con liệt sĩ, thẻ thương binh hoặc người hưởng chính sách như thương binh của bản thân hoặc cha mẹ.

- Đối với thí sinh nam: Giấy chứng nhận đăng ký Nghĩa vụ quân sự (NVQS) và Giấy xác nhận đăng ký vắng mặt do BCH quân sự cấp (*) (đối với nam)(bản sao)

- Đối với Hồ sơ trúng tuyển Sinh viên phải ghi đầy đủ tất cả các mục, dán hình có đóng dấu giáp lai và xác nhận của địa phương (theo mẫu do Bộ GD-ĐT phát hành, các bạn có thể chỉ có thể mua tại Sở GD-ĐT ở địa phương bạn học cấp III);

- Đối với SV trúng tuyển nhờ xét điểm ưu tiên (đối tượng, khu vực) phải nộp giấy chứng nhận ưu tiên. Giấy chứng nhận diện chính sách: dân tộc ít người, con liệt sĩ, con thương/bệnh binh (kèm bản sao thẻ thương/bệnh binh có công chứng), chứng nhận hộ nghèo… dùng để xét miễn giảm học phí.

Thí sinh trúng tuyển phải đến nhập học theo đúng thời gian và địa điểm theo yêu cầu ghi trong Giấy thông báo trúng tuyển của trường. Một số trường sau khi thời gian nhập học sẽ tiến hành kiểm tra Tiếng Anh đầu vào, riêng đối với những thí đã có chứng chỉ Tiếng Anh tương đương thì sẽ không cần phải thực hiện bài kiểm tra này.

4.2. Quy trình nhập học

Nhập học trực tuyến: Thông thường các năm trước đây, Bộ GD&ĐT cho biết từ ngày 18/9 đến 17h00 ngày 30/9, Bộ GD&ĐT mở Hệ thống để thí sinh xác nhận nhập học trực tuyến. CSĐT hướng dẫn thí sinh thực hiện đầy đủ quy trình xác nhận nhập học trực tuyến; thí sinh có thể kiểm tra kết quả xác nhận nhập học sau khi thoát khỏi và đăng nhập lại Hệ thống.

Theo đó, cách nhập học trực tuyến của mỗi trường là khác nhau, thí sinh theo dõi trang page của trường để thực hiện theo đúng thời gian quy định.

- Đăng nhập vào website của trường vào mục nhập học để điền các thông tin xác thực;

- Thí sinh kiểm tra thông tin cá nhân như: Số chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân, ngày sinh, điểm thi, tên ngành đào tạo đã đăng ký...

- Thí sinh bổ sung, cập nhật số điện thoại, email trên tài khoản xác nhận trực tuyến và thực hiện các bước theo hướng dẫn bên dưới. Địa chỉ email là bắt buộc phải khai báo. Thí sinh sẽ nhận được thư điện tử xác nhận thành công ngay sau khi kết thúc.

- Thí sinh nhập mã xác nhận nhập học để xác nhận nhập học trực tuyến tại cơ sở đào tạo. Mã xác nhận chỉ được sử dụng duy nhất 1 lần, khi nhập sẽ không được rút hay hủy hồ sơ.

- Thí sinh kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhấn "đồng ý", Thí sinh không thể sử dụng mã xác nhận này để gửi tới bất kỳ trường đại học, cao đẳng nào khác. Thí sinh gửi bản chính Giấy chứng nhận kết quả thi tốt nghiệp THPT năm 2022 tới đến Hội đồng tuyển sinh (HĐTS) qua bưu điện sau khi hoàn thiện xác nhận trực tuyến hoặc nộp trực tiếp cho hội đồng tuyển sinh khi thí sinh đến trường nhập học.

Thí sinh phải chịu trách nhiệm trước tính xác thực của các thông tin trên.

Thí sinh kiểm tra thư điện tử đã khai báo để kiểm tra thư điện tử xác nhận nhập học trực tuyến thành công.

Nhập học trực tiếp:

Đây là hình thức nhập học phổ biến, vài năm trước chưa có hình thức trực tuyến nên khi đến trực tiếp đơn vị trường để nhập học rất đông các thí sinh, khiến an ninh mất kiểm soát, nắng nôi mưa gió không có chỗ ngồi nên việc nhập học trực tuyến đến nay là lựa chọn tối ưu nhất, tuy nhiên nhiều trường học không thành thạo về kỹ thuận cũng như không có điều kiện để nhập học trực tuyến nên vẫn lựa chọn đến trực tiếp tại trường để nhập học. Quy trình nhập học trực tiếp đơn giản như sau:

- Đến địa chỉ mà đơn vị cung cấp trong khoảng thời gian quy định;

- Sau đó, Phụ huynh và thí sinh đến các quầy tiếp sinh viên để cán bộ hướng dẫn các thủ tục;

- Sau khi ngồi vào bàn, thí sinh, phụ huynh tiến hành nộp hồ sơ, giấy tờ tài liệu liên quan đã chuẩn bị từ trước;

- Cán bố kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của hồ sơ, nếu thiếu hoặc sai sót sẽ yêu cầu thí sinh về nhà bổ sung sửa đổi;

- Đóng học phí: đóng bảo hiểm y tế; tiền ở ký túc xá ( nếu có); bảo hiểm thân thể; tiền học;.....

Mỗi trường sẽ liên kết với những ngân hàng khác nhau, thí sinh sẽ phải làm thẻ ngân hàng yêu yêu cầu của trưởng và nộp học phí qua thẻ.

5. Xác nhận nhập học rồi có hủy được không?

Nhiều người vì hoàn cảnh gia đình hoặc vì lý do nào khác muốn hủy việc nhập học nhưng theo quy định của Bộ GD&ĐT cho phép chỉ trong 5 ngày sau khi nhà trường công bố điểm chuẩn thí sinh phải nộp giấy trúng tuyển vào trường đó. Chính vì vậy, trường hợp thí sinh đã nộp giấy xác nhận nhập học thì bắt buộc sẽ phải học trường đó và sẽ không có thể tham gia vào các đợt xét tuyển nguyện vọng tiếp theo. Đồng thời, nếu thí sinh chưa nộp, coi như bạn đã không có nguyện vọng học ở trường mình đã trúng tuyển. Bên cạnh đó, thí sinh sẽ được tham gia đăng ký xét tuyển bổ sung cho các đợt tiếp theo.

Ngoài ra, khi thí sinh đã đăng ký nhập học theo thông báo trúng tuyển của nhà trường, lúc này mọi thông tin của thí sinh sẽ được cập nhật lên hệ thống cơ sở dữ liệu của Bộ GD&ĐT, đồng thời hệ thống sẽ tự động khóa đăng ký nhập học ở các nguyện vọng khác của các trường trên toàn quốc, thí sinh sẽ không được hủy trực tuyến xác nhận nhập học mà phải liên hệ trực tiếp với trường đã xác nhận nhập học để giải quyết. Như vậy, sau khi xác nhận nhập học trực tuyến xong, nếu muốn hủy, thí sinh phải tìm cách liên hệ với trường ĐH mình đã nhập học để tìm cách giải quyết xem được hay không.

Nếu chưa chọn cho mình trường phù hợp hoặc do hoàn cảnh khách quan khác thì phải suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi đến trường nhập học, thông qua các hình thức như gửi hồ sơ xác nhận. Vì nếu rút hồ sơ nhập học sẽ rất mất thời gian trải qua nhiều thủ tục, ảnh hưởng đến nhà trường và cả thí sinh đó. Thêm nữa là khi nhập học, thí sinh phải nộp học phí nên trường hợp rút hồ sơ và yêu cầu trả 100% học phí là không được, nhà trường sẽ tính khoảng thời gian rút hồ sơ và sẽ trừ dần đi.