Thủ tục đăng ký mở văn phòng ảo?

Thủ tục đăng ký mở văn phòng ảo?

1. Thế nào là văn phòng ảo?

Những năm gần đây thì kinh tế nước đã phát triển hơn rất nhiều. Kéo theo đó là nhiều cá nhân có ý tưởng, dự định khởi nghiệp qua hình thức thành lập công ty để thực hiện hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong giai đoạn khởi nghiệp, đa số những người trẻ, không có điều kiệu tài chính, quy mô doanh nghiệp nhỏ thì khó mà sở hữu được một mảnh đất, cơ sở để thành lập công ty bởi những hạn chế về nguồn vốn.

Việc thuê riêng một văn phòng để tiến hành hoạt động kinh doanh cũng tiêu tốn khá nhiều chi phí hàng tháng. Vì thế, trong những năm gần đây đã xuất hiện dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, để các doanh nghiệp có thể thuê địa chỉ văn phòng này để lập hồ sơ đề nghị đăng ký kinh doanh.

Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh nhằm phục vụ cho nhu cầu đặt trụ sở cho doanh nghiệp. Theo đó, Văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệp bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế…

- Văn phòng ảo là không gian chung cho tất cả mọi người ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

- Về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều doanh nghiệp.

2. Ưu điểm của việc đăng ký mở văn phòng ảo gồm những gì?

Khi đăng ký mở văn phòng ảo doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích như sau:

- Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt ở những thành phố lớn: không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà…

- Tiết kiệm thời gian và chi phí mua đất, xây dựng văn phòng, thuê trọn vẹn một toà nhà để làm văn phòng, mua trang thiết bị văn phòng vì thường các đơn vị cung cấp dịch vụ này đều trang bị sẵn các thiết bị (máy in, máy photocopy, camera, wifi, bàn, ghế, máy lạnh, điện, nước…). Dễ dàng đặt biển hiệu công ty tại các vị trí đắc địa, cao cấp mà không tốn quá nhiều chi phí.

- Việc thuê văn phòng ảo tại quận nội thành giúp doanh nghiệp chọn lựa được một địa chỉ nằm ở vị trí có tiềm năng phát triển, lân cận trung tâm thủ đô, giúp các cuộc giao dịch dễ dàng, tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút được khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, dịch vụ này còn cung cấp thêm dịch vụ đặt biển hiệu doanh nghiệp tại toà nhà và hiển thị trên bảng điện giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng độ tin tưởng cho doanh nghiệp.

- Bên cho thuê văn phòng ảo thường sẽ có đội ngũ lễ tân, thư ký được đào tạo bài bản thực hiện nhiệm vụ tiếp đón, hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của doanh nghiệp thuê.

- Giúp giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc: Hệ thống thông tin của các văn phòng này thường xử lý thư từ, điện thoại, fax… nhanh chóng, chính xác và linh hoạt. Điều đó giúp cho việc giao tiếp của doanh nghiệp với đối tác diễn ra thuận lợi mặc dù doanh nghiệp không phải bỏ ra nhiều chi phí.

- Giúp chủ doanh nghiệp xây dựng quan hệ mới, gặp gỡ các công ty tại địa phương, chia sẻ ý tưởng và tạo các cơ hội kinh doanh mới. Bởi vì mỗi văn phòng ảo như vậy có thể cho rất nhiều doanh nghiệp thuê, cả doanh nghiệp Việt Bắc và doanh nghiệp nước ngoài, cho nên văn phòng thường tổ chức các sự kiện xã hội, hội thảo, sự kiện đặc thù khác để thu hút đầu tư, cơ hội gặp gỡ, giao tiếp và hợp tác phát sinh ở văn phòng ảo có thể cao hơn các văn phòng thông thường.

- Giảm áp lực về thời gian, chi phí, công sức, tạo điều kiện cho chủ doanh nghiệp tập trung tối đa vốn, nhân lực… vào các hoạt động kinh doanh.

3. Nhược điểm của việc đăng ký mở văn phòng ảo gồm những gì?

Mặc dù văn phòng ảo mang đến cho doanh nghiệp nhiều tiện ích nhưng nó cũng có rất nhiều nhược điểm như:

- Khi muốn gặp doanh nghiệp thì đối tác, khách hàng của bạn phải báo trước. Bởi lẽ, đây là một mô hình văn phòng ảo. Nghĩa là nó được tích hợp dựa trên thực tế, vì vậy việc gặp gỡ phải theo lịch trình đã đăng ký. Với những tòa nhà có rất nhiều doanh nghiệp đang cùng chung dịch vụ thì phải đợi. Đây là nguyên tắc mà bắt buộc bạn phải tuân thủ. Điều này chắc chắn sẽ ít nhiều ảnh hưởng đến việc tiếp cận rộng rãi nguồn khách hàng của bạn.

- Văn phòng ảo sẽ chịu trách nhiệm trong việc đón nhận các cuộc điện thoại. Thế nhưng, những cuộc gọi đến đó phải trải qua sự chuyển tiếp đến điện thoại của bạn, hoặc email bạn. Sau đó thì mọi thứ mới được rõ ràng. Điều này, đôi khi gây cho khách hàng của bạn sự khó chịu khi phải chờ đợi.

- Có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho rất nhiều công ty;

- Về vấn đề pháp lý: Mô hình về cho thuê văn phòng ảo hiện nay phát triển nhưng ở trên thực tế thì nó còn khá mới mẻ. Việc các doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ở mô hình này vẫn còn nhiều thắc mắc. Đến nay, khi doanh nghiệp của bạn đã đủ về giấy tờ đăng ký kinh doanh thì mọi việc sẽ dễ dàng hơn.

- Dễ xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ. Bản chất việc thuê văn phòng ảo là giao dịch cho thuê tài sản, vì vậy những tranh chấp liên đến chí phí, thời hạn thanh toán…là không thể tránh khỏi.

4. Đăng ký ở văn phòng ảo có hợp pháp không?

Căn cứ vào Điều 42 quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

- Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Theo quy định trên thì trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt tại Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Từ quy định trên có thể thấy, pháp luật không cấm trường hợp một địa chỉ sử dụng là trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp (địa chỉ trụ sở chính) là không trái với quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ trụ sở chính, có treo biển hiểu công ty đúng quy định pháp luật nhưng không thực hiện hoạt động kinh doanh tại đây mà lại thực hiện hoạt động kinh doanh ở một địa điểm khác không có thông báo với cơ quan chức năng thì sẽ vi phạm quy định tại Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP Vi phạm về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp:

- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh.

Trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;

+ Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;

+ Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.