Giao tiếp là gì? Kĩ năng giao tiếp là gì? Vai trò của kĩ năng giao tiếp

Giao tiếp là gì? Kĩ năng giao tiếp là gì? Vai trò của kĩ năng giao tiếp

I. Giao tiếp là gì? Kĩ năng giao tiếp là gì?

1. Khái niệm giao tiếp

Giao tiếp là quá trình truyền đạt thông tin, ý kiến và ý nghĩa giữa các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức khác nhau. Nó là cách chúng ta trao đổi và tương tác với nhau để chia sẻ thông tin, hiểu và được hiểu, xây dựng mối quan hệ và đạt được mục tiêu chung.

Giao tiếp có thể diễn ra qua nhiều hình thức khác nhau như lời nói, viết, ngôn ngữ cơ thể, hình ảnh, âm thanh và sử dụng phương tiện truyền thông. Nó bao gồm việc lắng nghe, diễn đạt, hiểu và phản hồi thông tin một cách hiệu quả.

Mục đích của giao tiếp là truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và chính xác, xây dựng sự đồng lòng, tạo sự thấu hiểu và tạo nền tảng cho sự hợp tác và tương tác xã hội. Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi kỹ năng ngôn ngữ, lắng nghe chăm chỉ, sự nhạy bén về ngữ cảnh và khả năng tương tác một cách tôn trọng và hiệu quả với người khác.

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong đời sống cá nhân, công việc, học tập và mọi mối quan hệ xã hội. Nó giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ tốt, giải quyết xung đột và xây dựng một cộng đồng hoà hợp và phát triển.

2. Kĩ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng của một người trong việc ứng xử và truyền đạt ý kiến, thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu đến người khác. Bằng cách sử dụng các phương tiện giao tiếp như ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt để tạo ra sự hiểu biết, tương tác và truyền đạt thông điệp, bên cạnh quan sát, lắng nghe và phản hồi để đạt mục tiêu trong giao tiếp. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ xã hội, làm việc nhóm và thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường công việc.

3. Yếu tố cấu thành kỹ năng giao tiếp

• Ngôn ngữ: Sử dụng từ ngữ, cụm từ, ngữ điệu và ngữ khí phù hợp để truyền đạt ý kiến một cách dễ hiểu và lôi cuốn.

• Lắng nghe: Không chỉ là biết nói, kỹ năng giao tiếp còn liên quan đến khả năng lắng nghe đồng cảm và tôn trọng người khác. Việc lắng nghe tốt giúp tăng cường sự hiểu biết và tạo sự đồng thuận.

• Góc nhìn: Biết cách đưa ra quan điểm và lập luận một cách logic, thuyết phục để người khác có thể chấp nhận hoặc hiểu và chia sẻ quan điểm đó.

• Giao tiếp phi ngôn ngữ: Bao gồm cử chỉ, diễn cảm, ngôn ngữ cơ thể, và biết đọc dấu hiệu phi ngôn ngữ của người khác.

• Giải quyết xung đột: Khả năng giải quyết các mâu thuẫn và xung đột trong giao tiếp để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người khác.

• Tự tin: Tự tin trong việc diễn đạt ý kiến và ý tưởng, không sợ trình bày quan điểm mình và nói chuyện trước đám đông.

• Kiên nhẫn: Kỹ năng giao tiếp còn bao gồm kiên nhẫn và sự thấu hiểu khi người khác có thể không hiểu hoặc đồng ý ngay lập tức.

• Tương tác xã hội: Khả năng tạo mối quan hệ tốt đẹp và tương tác trong cộng đồng xung quanh, đồng nghiệp và bạn bè.

Sự phát triển bùng nổ của công nghệ như hiện nay đã góp phần mang lại đa dạng các hình thức giao tiếp, ví dụ như Email, điện thoại, Mạng xã hội,... Điều này tác động tích cực tới đời sống vì mang lại nhiều cơ hội việc làm cho nhiều người. Một số ngành nghề tiềm năng yêu cầu kỹ năng giao tiếp xuất sắc hiện nay như tư vấn viên, chăm sóc khách hàng, phiên dịch, bán hàng,...

II. Vai trò của kĩ năng giao tiếp

1. Tạo dựng và duy trì các mối quan hệ

Trong công việc, kỹ năng giao tiếp tốt giúp một cá nhân xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Đồng thời thể hiện lòng tôn trọng và quan tâm đến họ, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác lâu dài.

Một người có kỹ năng giao tiếp tốt thường có khả năng diễn đạt ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc của mình một cách rõ ràng và hiệu quả, cũng như lắng nghe, hiểu và tôn trọng quan điểm của đối phương. Từ đó có thể dễ dàng tạo dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với những người khác.

2. Đàm phán và thương lượng hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong quá trình đàm phán và thương lượng. Việc thể hiện ý kiến một cách rõ ràng, lắng nghe và hiểu đối tác, xây dựng mối quan hệ tốt, truyền đạt thông tin chính xác và giải quyết xung đột khéo léo đều phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp. Khả năng tạo sự thấu hiểu và đồng tình thông qua giao tiếp giúp tạo nên sự hiệu quả và thành công trong quá trình thương lượng.

3. Thu nhập tốt hơn

Trong các lĩnh vực ngành nghề như bán hàng, quảng cáo, kinh doanh, Marketing, giáo dục, pháp luật,... kỹ năng giao tiếp tốt hỗ trợ thuyết phục khách hàng, xây dựng mối quan hệ, từ đó giúp tăng doanh số bán hàng, doanh thu và lợi nhuận.

Trong các công việc quản lý, kỹ năng giao tiếp tốt giúp một cá nhân có thể lãnh đạo, hướng dẫn, phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng môi trường làm việc tích cực. Từ đó giúp tăng năng suất làm việc và đưa ra các quyết định quan trọng một cách chính xác.

4. Chuyên nghiệp, tự tin

Kỹ năng giao tiếp giúp một cá nhân trở nên chuyên nghiệp, tự tin hơn trong nhiều tình huống khác nhau. Bằng cách truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, ngữ điệu tự tin, có thể tránh được những hiểu lầm hay tranh cãi không cần thiết.

5. Giải quyết vấn đề hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp giải quyết các vấn đề, xử lý các tình huống khó khăn một cách linh hoạt.

Chẳng hạn như trong công việc, khi xảy ra vấn đề trong một dự án, các thành viên trong nhóm cần liên lạc, thảo luận, trao đổi thông tin với nhau. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp các thành viên hiểu rõ ý kiến, quan điểm và tư duy của nhau, từ đó đưa ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đó.

III. 7 kĩ năng trong giao tiếp

1. Kỹ năng lắng nghe

Đỉnh cao của nghệ thuật giao tiếp không phải là nói thao thao bất tuyệt, mà là biết lắng nghe. Biết im lặng đúng lúc, lắng nghe và “hấp thu” điều đối phương nói là cách để bạn tôn trọng người đối diện, nắm bắt đúng và đủ quan điểm của họ để từ đó có sự phản hồi phù hợp (gật đầu, mỉm cười, chớp mắt…), chứng tỏ bạn đang quan tâm câu chuyện họ kể.

2. Kỹ năng quan sát

Quan sát ánh mắt, cử chỉ, dáng ngồi đối phương giúp bạn nhận ra tâm tư, tình cảm của họ để điều chỉnh hành vi bản thân. Ví dụ, khi họ tức giận, bạn nên ngưng nói; khi họ buồn, hãy vỗ về an ủi…

Với nhân viên bán hàng, quan sát khách hàng giúp nhận biết khi nào khách hàng “rung động”, nghĩa là những gì bạn nói về sản phẩm đã tác động đến họ. Đó là lúc bạn “tung ra đòn cuối”, mời mua sản phẩm mạnh mẽ hơn.

3. Kỹ năng chào hỏi và tạm biệt

Trong 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản, chào hỏi và tạm biệt vô cùng quan trọng. Chào hỏi là bước đầu để bắt đầu một cuộc đối thoại. Chào hỏi áp dụng cho nhiều đối tượng khác nhau như người mới quen, đối tác kinh doanh, bạn bè… Còn thiếu kỹ năng tạm biệt, bạn sẽ trở thành người bất lịch sự và làm mất cơ hội cho cuộc nói chuyện lần sau.

4. Kỹ năng diễn đạt

Trong giao tiếp, bạn không thể chỉ cần lắng nghe mà còn phải biết cách nói lên quan điểm, suy nghĩ và tâm tư để đối phương hiểu. Bạn cần học cách diễn đạt mạch lạc, đúng trọng tâm, tránh lan man gây mất thời gian, khó chịu, thậm chí khó hiểu cho người nghe.

5. Kỹ năng đặt câu hỏi

Bạn thấy mình và đối phương không hiểu nhau? Tất cả đều do hai bên có sự ngăn cách về lập trường và thường chỉ nói về vấn đề của riêng mình. Đặt câu hỏi là cách để chúng ta hiểu về nhau. Câu hỏi mở giúp bạn khai thác thông tin mình chưa biết. Còn câu hỏi đóng được dùng khi bạn muốn xác nhận thông tin mình đã biết rồi.

6. Kỹ năng kiểm soát cảm xúc

Trong giao tiếp, hành vi bốc đồng, tức giận, chấp nhặt… sẽ làm rạn nứt mối quan hệ của bạn và đối phương. Ai trong chúng ta cũng nhận thức được hậu quả của việc mất bình tĩnh nhưng lại ít kiểm soát được cảm xúc 100%. Vì thế, bạn cần học cách kiềm chế bản thân khi trò chuyện.

7. Kỹ năng mời hẹn

Khi mời hẹn, nên dùng lời gợi mở, không ép buộc. Thay những câu “Có hay không?” bằng lời mời nhẹ nhàng như “Chúng ta đi ăn trưa nhé”. Theo nghiên cứu, khi con người được hỏi một câu kết thúc bằng từ “không” thì xác suất họ từ chối bạn sẽ cao hơn.

IV. Các hình thức trong giao tiếp

1. Giao tiếp bằng lời nói

Là hình thức giao tiếp thông dụng nhất, thông qua việc sử dụng lời nói để truyền đạt thông tin.

Ví dụ giao tiếp bằng lời nói:

• Thảo luận trong cuộc họp nhóm.

• Truyền đạt thông tin trong buổi thuyết trình.

• Trao đổi ý kiến và ý tưởng trong một cuộc trò chuyện nhóm.

2. Giao tiếp bằng văn bản

Bao gồm các hình thức giao tiếp bằng Email, tin nhắn, ghi chú, báo cáo, tài liệu,...

Ví dụ giao tiếp bằng văn bản:

• Gửi email để trao đổi thông tin và yêu cầu.

• Gửi tin nhắn để thông báo hoặc thảo luận.

• Viết báo cáo hoặc tài liệu để chia sẻ thông tin chi tiết.

3. Giao tiếp bằng hình ảnh

Bao gồm các hình thức giao tiếp bằng biểu đồ, bản đồ, hình ảnh, tranh ảnh,...

Ví dụ:

• Sử dụng biểu đồ để trình bày dữ liệu và số liệu.

• Sử dụng hình ảnh hoặc tranh ảnh để minh họa ý tưởng và khái niệm.

• Sử dụng bản đồ để mô phỏng sự phân bổ địa lý hoặc quy trình.

4. Giao tiếp bằng hành động

Là hình thức giao tiếp sử dụng ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ, biểu hiện khuôn mặt, thái độ, phong cách ăn mặc,...

Ví dụ giao tiếp bằng hành động:

• Sử dụng cử chỉ và biểu hiện khuôn mặt để truyền đạt ý kiến và tình cảm.

• Thể hiện thái độ và quyết định thông qua ngôn ngữ cơ thể.

• Lựa chọn phong cách ăn mặc để truyền đạt văn hóa và thông điệp cá nhân.

5. Giao tiếp bằng trực quan

Bao gồm hình thức giao tiếp thông qua âm nhạc, biểu đồ, ký hiệu,...

Ví dụ giao tiếp bằng trực quan:

• Sử dụng âm nhạc để truyền đạt cảm xúc và ý nghĩa.

• Sử dụng biểu đồ và ký hiệu để trình bày thông tin một cách trực quan và dễ hiểu.

• Sử dụng phương tiện truyền thông như video để truyền tải thông điệp một cách sinh động.

6. Giao tiếp bằng phương tiện truyền thông

Truyền hình, radio, báo chí và các loại phương tiện truyền thông khác.

Ví dụ giao tiếp bằng phương tiện truyền thông:

• Tham gia phỏng vấn trên truyền hình hoặc radio.

• Đọc và viết bài báo cho các phương tiện truyền thông.

• Sử dụng các kênh truyền thông xã hội để giao tiếp và chia sẻ thông tin.

Tất cả các hình thức giao tiếp này đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt ý kiến, thông tin và tạo sự hiểu biết và tương tác trong môi trường làm việc và xã hội.

V. Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Lắng nghe, tập trung

Trong giao tiếp, khi lắng nghe chân thành và tập trung vào những gì đối phương nói, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về quan điểm, suy nghĩ và cảm xúc của họ. Đồng thời thể hiện sự tôn trọng, tạo điều kiện cho đối phương chia sẻ hết những tâm tư, tình cảm hay những khó khăn khó nói.

Nhớ tên đối phương

Nhớ tên đối phương trong giao tiếp là một cách cá nhân hóa hiệu quả, tạo cảm giác gần gũi, quan tâm và tôn trọng đối phương. Kỹ năng giao tiếp này rất hiệu quả trong công việc chăm sóc khách hàng, tạo cho khách hàng cảm thấy rằng họ là người đặc biệt, tạo thiện cảm mua hàng trong những lần tiếp theo.

Kết hợp với ngôn ngữ cơ thể

Kết hợp ngôn ngữ cơ thể trong kỹ năng giao tiếp giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng hơn, đồng thời thể hiện sự tự tin, chuyên nghiệp, đặc biệt là trong giao tiếp với khách hàng.

Ngôn ngữ cơ thể bao gồm cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, ánh mắt,... Một tư thế thả lỏng, giọng điệu thân thiện, rõ ràng, phù hợp ngữ cảnh sẽ giúp cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý đừng sử dụng ngôn ngữ cơ thể quá mức hoặc không đúng cách có thể gây hiểu lầm, đối phương cảm thấy không được tôn trọng. Do đó, cần linh hoạt kết hợp ngôn ngữ cơ thể với nhau để cuộc nói chuyện tự nhiên và mượt mà nhất.

Giọng điệu tự tin, quyết đoán

Giao tiếp với giọng điệu tự tin, quyết đoán giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, đây là một kỹ năng giao tiếp cần được rèn luyện. Những từ ngữ như “ừm, à, hmm” nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi câu nói. Hãy biết ngắt nghỉ đúng chỗ để đối phương kịp hiểu ý mình đang truyền đạt, đồng thời để lấy hơi cho câu sau.

Trong mỗi hoàn cảnh khác nhau, hãy sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu khác nhau, làm sao cho câu nói mạch lạc và dễ hiểu nhất. Không phải lúc nào cũng nên sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn, đặc biệt là nên cẩn trọng với ngữ pháp, ngay cả khi nói tiếng Việt.

Sử dụng ánh mắt

Ánh mắt có thể là nơi truyền tải những thông điệp quan trọng nhất trong một cuộc giao tiếp. Sử dụng ánh mắt hiệu quả giúp chúng ta tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, tăng độ tin cậy, uy tín với người khác.

Hãy nhìn vào mắt của đối phương để cho thấy bản thân đang quan tâm đến những gì họ đang nói. Điều này có thể giúp họ cảm thấy được tôn trọng, quan tâm, đồng thời giúp tăng tính tương tác.

Di chuyển ánh mắt đến từng người nếu trong cuộc trò chuyện nhiều hơn 1 người. Đừng chỉ nhìn chằm chằm vào 1 đối tượng khiến những người khác cảm thấy mình không được tôn trọng hay bị bỏ quên.

Tuy nhiên, đừng cố gắng nhìn quá lâu hoặc quá sát vào mắt của đối phương, điều này có thể khiến họ khó chịu hay bị áp lực.

Điều khiển cảm xúc

Kỹ năng giao tiếp tốt thể hiện ở một người luôn biết điều khiển, kiểm soát cảm xúc. Bởi trong nhiều tình huống, đôi khi chúng ta phải đối mặt với một số vấn đề như bất đồng quan điểm hay sự tranh cãi. Trong những trường hợp này, việc kiểm soát, điều khiến cảm xúc sẽ giúp chúng ta kiềm chế và tránh những hậu quả xấu.

Bên cạnh đó, khi kiểm soát được cảm xúc của mình, chúng ta có thể giao tiếp một cách hiệu quả hơn, tránh gây ra sự bất hòa, hiểu nhầm, hoặc các tình huống khó xử khác.

Sử dụng ngôn từ dễ hiểu, rõ ràng

Cách nói lắp bắp, ấp úng, không tự tin sẽ khiến đối phương cảm thấy mệt mỏi, khó chịu và không sẵn sàng muốn nghe hết câu chuyện. Do đó, hãy rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng những ngôn từ dễ hiểu, gần gũi, rõ ràng bằng cách luyện nói trước gương, đọc sách, tích lũy kiến thức, kỹ năng sống,...

Bên cạnh những cách trên, có thể tham khảo thêm các nguồn:

• Sách, bài báo, tài liệu về giao tiếp

• Khóa học giao tiếp

• Đào tạo về giao tiếp

• Thực hành giao tiếp thường xuyên

VI. Một số lỗi thường gặp trong giao tiếp

• Không tập trung lắng nghe, thường xuyên ngắt lời người khác. Trường hợp nếu buộc phải ngắt lời, hãy sử dụng từ: "xin phép" hoặc "xin lỗi" trước đó.

• Sử dụng những từ ngữ chê bai, miệt thị, phán xét người khác. Đồng thời thể hiện thái độ khó chịu ngay trước mặt đối phương.

• Giao tiếp vòng vo, ấp úng, nói quá nhanh hoặc quá chậm khiến người nghe không nắm được hết nội dung, thông điệp.

• Vừa nói chuyện vừa làm những hành động không tôn trọng đối phương như cắn móng tay, xem đồng hồ, vuốt tóc, bấm điện thoại,...

• Khơi gợi hoặc cố tình nói những chuyện mà đối phương không muốn nghe, cảm thấy khó chịu hoặc chạm vào lòng tự trọng của họ.

• Sử dụng những câu hỏi lạc quẻ, sai chủ đề mà mọi người đang đề cập đến.

• Sử dụng giọng điệu quá to, quá nhỏ trong những ngữ cảnh không phù hợp.

• Sử dụng ngôn ngữ lóng ngóng, không chuyên nghiệp hoặc quá phức tạp, khiến người nghe hoặc đối tác không hiểu ý muốn truyền tải.

• Sử dụng ngôn từ hay hành động có tính kỳ thị, phân biệt chủng tộc, giới tính, địa phương hoặc tôn giáo.

• Không giữ lời hứa, không đáp ứng kịp thời hoặc không trả lời các câu hỏi, yêu cầu từ đối tác một cách đầy đủ và chính xác.

• Sử dụng cách thức giao tiếp không thích hợp, ví dụ như sử dụng email hoặc tin nhắn SMS để trình bày ý kiến quan trọng thay vì gặp mặt hoặc gọi điện thoại.