TOP 06 Mẫu Phiếu chi chuẩn quy định [cập nhật mới nhất 2024]

TOP 06 Mẫu Phiếu chi chuẩn quy định [cập nhật mới nhất 2024]

I. Phiếu chi là gì?

1. Khái niệm phiếu chi

Khi phải chi tiền ra để giải quyết một công việc nào đó, các doanh nghiệp, đơn vị sẽ cần sử dụng mẫu Phiếu chi để xác định các khoản tiền mặt hay ngoại tệ được xuất quỹ thực tế, từ đó làm chứng từ để thủ quỹ xuất tiền cũng như ghi vào sổ kế toán.

Do đó, Phiếu chi được xem là chứng từ quan trọng để quản lý việc chi tiêu của doanh nghiệp, chứng từ này sẽ do kế toán của doanh nghiệp, đơn vị lập.

Phiếu chi thường được sử dụng trong các trường hợp trả tiền cho các hoạt động:

- Mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp;

- Xuất quỹ tiền mặt để gửi vào ngân hàng;

- Chi cho việc xuất quỹ tiền mặt trả tiền trả tiền vay ngắn hạn hoặc dài hạn;

- Chi xuất quỹ tiền mặt cho việc nộp các loại thuế;

- Chi tiền lương, chi đầu tư;

- Chi xuất quỹ tiền mặt để đem đi ký cược, ký quỹ;…

2. Ý nghĩa phiếu chi

Ý nghĩa của phiếu chi là kiểm soát được nguồn tiền của doanh nghiệp và các khoản thu chi trong doanh nghiệp.

– Ghi nhận lại rõ ràng với các khoản ngân sách của công ty được chi để trả lương, chi để mua hàng hóa, trang thiết bị hoặc chi tiêu cho các chính sách của công ty. Đây là chứng từ để xác nhận viên chi tiêu tiền mặt của doanh nghiệp như thế nào, chính vì vậy cần lập thành giấy tờ, có ghi chép cẩn thận.

– Phiếu chi cũng chính là căn cứ để thủ quỹ, nhân viên kế toán của công ty có thể kiểm soát được tài chính doanh nghiệp một cách minh bạch.

– Đây cũng là cơ sở để từ đó đánh giá được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua việc kiểm soát này để đánh giá tốt nhất cho dòng tiền ra, vào doanh nghiệp để từ đó có những điều chỉnh dòng tiền chi và thu một cách hiệu quả, đặc biệt là khoản tiền chi ra của doanh nghiệp.

– Là một căn cứ để xác minh tính trung thực, sự mạnh bạch đối với tài chính của các doanh nghiệp. Đặc biệt với những người làm việc tại vị trí viên kế toán hoặc kiểm toán, những người nắm và kiểm soát về tài chính của doanh nghiệp hiện nay. Thông qua chứng từ được lập là phiếu chi để hợp pháp hóa đối với pháp luật và trở thành một căn cứ có hiệu lực pháp lý khi có sự việc về pháp lý xảy ra.

Từ đó có thể thấy được rằng phiếu chi có ý nghĩa vô cùng quan trong đối với tất cả mọi doanh nghiệp, đơn vị. Do đó mẫu phiếu chi cũng được nhiều người quan tâm đặc biệt là kế toán trong các công ty, doanh nghiệp.

II. Hướng dẫn lập phiếu chi chuẩn quy định mới nhất 2024

1. Quy định về nội dung bắt buộc cần có trong phiếu chi

Khi lập mẫu phiếu chi thì bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung được quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC về việc hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp như sau:

Tên đơn vị, địa chỉ; tên của hiếu chi; ngày tháng năm lập phiếu; họ tên người nhận tiền; địa chỉ; lý do chi; số tiền viết bằng số, bằng chữ; chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, thủ quỹ, người lập phiếu, người nhận tiền; tỷ giá ngoại tệ, số tiền quy đổi.

Dù phiếu chi được lập để chi cho bất kỳ mục đích nào thì khi kế toán lập mẫu phiếu chi bắt buộc phải có đầy đủ những nội dung như đã nêu ở trên để phiếu chi đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật.

2. Nguyên tắc khi lập phiếu chi

Nội dung trên đã giải thích được khái niệm phiếu chi là gì và ý nghĩa của việc sử dụng phiếu chi đối với các công ty, doanh nghiệp. Ở nội dung này sẽ đưa ra một số nguyên tắc khi lập phiếu chi như sau:

– Phiếu chi cần phải được đóng thành quyền, trong mỗi phiếu chi cần phải ghi số quyển, số của từng phiếu chi và số của phiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán.

– Trong từng phiếu chi phải ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu và ngày tháng năm chi tiền.

– Ở dòng số tiền có thể ghi bằng số hoặc là ghi bằng chữ số tiền đã xuất quỹ và ghi rõ đơn vị tính là Việt Nam đồng hoặc USD,…

– Người nhận tiền sau khi nhận đủ số tiền thì phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, và ký tên, ghi đầy đủ họ và tên vào phiếu chi.

– Nếu phiếu chi là chi ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để có thể tính ra được tổn số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi vào sổ; liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải có đóng dấu.

Như vậy đối với những người làm việc ở vị trí kế toán thì khi lập mẫu phiếu chi cần lưu ý những nguyên tắc đã nêu ở trên.

3. Cách lập phiếu chi chuẩn quy định pháp luật

Phiếu chi là văn bản khá rõ ràng và minh bạch, ngắn gọn về hình thức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết các ghi phiếu chi như thế nào cho đúng. Đối với phiếu chi thì kế toán viên cần ghi chép rõ ràng và chi tiết đối với tất cả các nội dung có trên phiếu chi yêu cầu. Phiếu chi được yêu cầu phải đóng thành quyển hay được đóng thành tập để thuận tiện trong quá trình kiểm kê và kiểm tra cũng như kê khai nội dung thu chi. Mỗi phiếu chi trong quyển chi cần có các nội dung như số sổ, số tờ trong tập phiếu chi.

Yêu cầu về ngày tháng năm lập phiếu chi cũng rất quan trọng, bởi lẽ nội dung ngày tháng năm lập phiếu chi còn liên quan đến nội dung chi và thu có phù hợp và đúng với nội dung trong báo cáo tài chính hay không?

Ở bên trái góc trên cùng của phiếu chi thường là nội dung liên quan đến tên đơn bị và địa chỉ đơn vị lập phiếu chi. Nội dung này cần ghi chép đúng tên địa chỉ và tên đơn vị lập phiếu chi.

Các nội dung liên quan đến thông tin người nhận tiền cần có đủ các nội dung như họ tên người nhận tiền, địa chỉ người nhận tiên trong trường hợp là cá nhân nhận tiền, hay tên tổ chức nhận tiền, địa chỉ trụ sở chính nếu bên nhận tiền là tổ chức, doanh nghiệp.

Đối với nội dung về lý do chi, kế toán viên hoặc người lập phiếu chi cần ghi rõ nội dung chi tiền đối với nội dung chi vào vấn đề gì, mục đích gì, công việc chi cụ thể. Đối với nội dung liên quan đến số tiền chi cần phải ghi rõ về 2 nội dung đó là tiền mặt và tiền chữ, bên cạnh đó cần ghi rõ nội dung đối với đơn vị tiền tệ là Việt Nam hay USD….đối với đơn vị tiền tệ là tiền nước ngoài thì phải ghi rõ tỉ giá, đơn giá tại thời điểm lập phiếu chi.

Ngoài ra cần có thêm thông tin về số lượng phiếu thu, phiếu chi, chứng từ gốc kèm theo phiếu chi. Phiếu chi thường có 3 liên bao gồm liên 1 được lưu ở nơi lập phiếu chi, liên 2 dùng cho kế toán viên, thủ quỹ để tiến hành lưu trữ vào sổ chi và lưu vào sổ kế toán tại đơn vị, cơ quan,liên 3 dùng để giao cho bên nhận tiền.

III. 06 Mẫu Phiếu chi do Bộ Tài chính ban hành

Hiện nay, Bộ Tài chính đã ban hành một số mẫu Phiếu chi kèm theo các văn bản như sau:

- Phiếu chi mẫu số 02-TT theo Thông tư 88/2021/TT-BTC;

- Phiếu chi mẫu số C41-BB theo Thông tư 79/2019/TT-BTC;

- Phiếu chi mẫu số C41-BB theo Thông tư 107/2017/TT-BTC;

- Phiếu chi mẫu số 02-TT theo Thông tư 132/2018/TT-BTC;

- Phiếu chi mẫu số 02-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC;

- Phiếu chi mẫu số 02-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC;

1. Mẫu Phiếu chi theo Thông tư 88/2021/TT-BTC

Mẫu phiếu chi ban hành theo Thông tư 88/2021/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.

Họ và tên người nhận tiền:................................................................................

Địa chỉ:................................................................................................................

Lý do chi:............................................................................................................

Số tiền:........................................(Viết bằng chữ):..............................................

.............................................................................................................................

Kèm theo .............................................................. Chứng từ gốc:

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :............................................................................

2. Mẫu Phiếu chi theo Thông tư 79/2019/TT-BTC

Nợ:…………..

Có:…………...

Họ tên người nộp tiền: ……………………………………………….

Địa chỉ: ……………………………………………………………

Nội dung: …………………………………………………………

Số tiền: ………………………………………………….(loại tiền)

(Viết bằng chữ): …………………………………………………….

Kèm theo: ……………………………………………………

Đã nhận đủ số tiền: - Bằng số: ……………………………………….

- Bằng chữ: …………………………………….

+ Tỷ giá ngoại tệ: ………………………………….

+ Số tiền quy đổi: ……………………………………….

3. Mẫu Phiếu chi theo Thông tư 132/2018/TT-BTC

Họ và tên người nhận tiền:.............................................................................….......................

Địa chỉ:.....................................................................................................................................

Lý do chi:.................................................................................................................................

Số tiền:........................................(Viết bằng chữ):...................................................................

..................................................................................................................................................

Kèm theo .............................................................. Chứng từ gốc:

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :............................................................................

4. Mẫu Phiếu chi theo Thông tư 107/2017/TT-BTC

PHIẾU CHI

Họ và tên người nhận tiền:..............................................

Địa chỉ:.........................................

Nội dung:.........................................

Số tiền: .......................(loại tiền).............................

(viết bằng chữ):..................................

Kèm theo:.....................

Đã nhận đủ số tiền: ......................- Bằng số:........................

- Bằng chữ:...........................................

+ Tỷ giá ngoại tệ:

+ Số tiền quy đổi:

5. Mẫu Phiếu chi theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Họ và tên người nhận tiền: ........................................................................................

Địa chỉ: ....................................................................................................................

Lý do chi: ................................................................................................................

Số tiền:...................................... (Viết bằng chữ): .....................................................

Kèm theo: ............................................................... Chứng từ gốc: ..........................

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):.............................................................................

+ Tỷ giá ngoại tệ:.......................................................................................................

+ Số tiền quy đổi:......................................................................................................

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

6. Mẫu Phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Họ và tên người nộp tiền:...............................................................................................

Địa chỉ:.........................................................................................................................

Lý do nộp:.....................................................................................................................

Số tiền:...................................................................(Viết bằng chữ):...............................

Kèm theo:.................................................................................................Chứng từ gốc.

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ..................................................................................

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): ................................................................................

+ Số tiền quy đổi: ............................................................................................................

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

IV. Một số lưu ý khi viết phiếu chi

- Ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị góc trên bên trái của Phiếu chi;

- Khi lập phiếu chi phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu;

- Phiếu chi cần được đóng thành quyển, mỗi quyển phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi;

- Dòng "Họ tên người nhận tiền": Ghi rõ họ tên người nhận tiền;

- Dòng "Địa chỉ": Ghi rõ địa chỉ người nhận tiền, đơn vị công tác của người nhận tiền;

- Dòng “Lý do nộp”: Ghi rõ nội dung chi tiền: chi trả lương tháng 02; chi mua máy tính để bàn…

- Dòng “Số tiền” phải ghi cả bằng số và bằng chữ để tránh sửa chữa;

- Dòng “Kèm theo”: Ghi số chứng từ gốc kèm theo. Nên ghi chi tiết tên từng loại chứng từ kèm theo.

Phiếu chi được lập thành 03 liên, trình kế toán trưởng, giám đốc ký, sau đó thủ quỹ xuất quỹ.

Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền ghi rõ số tiền đã nhận, sau đó ký và ghi rõ họ tên vào phiếu.

Liên 01 lưu ở nơi lập phiếu, liên 02 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để vào sổ kế toán, liên 03 giao cho người nhận tiền.

(Nếu sử dụng mẫu Phiếu chi 02 liên, 01 liên giao cho người nhận tiền, 01 liên doanh nghiệp giữ).

Chú ý:

- Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ;

- Doanh nghiệp đóng dấu liên phiếu chi giao cho người nhận tiền;

- Doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng có thể dùng mẫu Phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 200.

- Các mẫu Phiếu chi này hiện có bán quyển in sẵn, có thể sử dụng được.

V. Một số câu hỏi liên quan

1. Phiếu chi có cần đóng dấu không?

Ngoài những nguyên tắc khi lập phiếu chi, những nội dung cần phải có trong mẫu phiếu chi thì vấn đề phiếu chi có cần đóng dấu không cũng được rất nhiều kế toán quan tâm.

Theo quy định hiện nay khi lập phiếu chi thì cần phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người nhận tiền, kế toán, thủ quỹ, thủ trưởng và đóng dấu tròn trực tiếp nếu thủ trưởng ký, nếu vắng mặt thủ trưởng thì đóng dấu treo.

Như vậy khi lập phiếu chi thì cần phải đáp ứng theo mẫu quy định và cần đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật.

2. Phiếu chi có mấy liên?

– Phiếu chi có 3 liên và chỉ sau khi có đầy đủ chữ ký ở từng liên của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ thì với được xuất quỹ.

– Khi lập phiếu chi liên 1 sẽ được lưu ở nơi lập phiếu; liên 2 thủ quỹ sẽ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán kèm với chứng từ gốc để vào sổ kế toán và liên 3 được giao cho người nhận tiền.

3. Ngày chi khác ngày lập phiếu chi có được không?

Phiếu chi được lập nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ…thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi có liên quan.

Về nguyên tắc kế toán tiền, tại khoản 1 và khoản 3 Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

“ Điều 11. Nguyên tắc kế toán tiền

1. Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

[…] 3. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.”

Như vậy, phiếu chi được lập khi có hoạt động chi thực tế xảy ra và lập tại thời điểm chi. Do đó, công ty phải lập phiếu chi có chữ ký người nhận tiền vào đúng ngày với ngày nhận tiền thực tế.

4. Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt khi làm thủ tục hải quan như thế nào?

Một số đơn vị khi làm thủ tục hải quan gặp những vướng mắc liên quan đến phiếu chi tiền mặt, căn cứ Công văn số 12257/TCHQ-TXNK của tổng cục hải quan (Bộ Tài chính) ban hành 09 tháng 10 năm 2014 được hướng dẫn với nội dung sau:

" Tổng cục Hải quan không cấp phát mẫu phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Do vậy, để đảm bảo việc theo dõi của đơn vị, Cục Hải quan TP. Hà Nội tự thiết lập mẫu phiếu thu, phiếu chi trên máy tính để inra sử dụng nhưng phải đảm bảo các quy định về mẫu phiếu thu, phiếu chi ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính vàThông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính".

Trên đây là toàn bộ thông tin về Phiếu chi và TOP 06 Mẫu phiếu chi đã được Bộ Tài chính ban hành được Vietjack.me tổng hợp. Hy vọng bài viết đã cung cấp tới quý bạn đọc những thông tin hữu ích.