Mẫu Công văn phúc đáp mới nhất và chi tiết cách soạn thảo mới nhất năm 2024

Mẫu Công văn phúc đáp mới nhất và chi tiết cách soạn thảo mới nhất năm 2024

1. Thế nào là Công văn phúc đáp? Được dùng để làm gì?

Phúc đáp là việc trả lời bằng thư từ, công văn của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong thẩm quyền, nhiệm vụ của mình.

Công văn phúc đáp là văn bản được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để trả lời các vấn đề do chủ thể có thẩm quyền đặt ra. Trong một số trường hợp, Công văn phúc đáp còn được sử dụng để trả lời các câu hỏi, đề nghị từ một cá nhân, tổ chức khác.

Công văn phúc đáp là văn bản được dùng tương đối phổ biến trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, nhất là trong cơ quan Nhà nước, đây được coi là phương tiện giao tiếp giữa cấp dưới với cấp trên hoặc với công dân.

Ngoài ra, Công văn phúc đáp có thể được dùng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Với mỗi lĩnh vực, Công văn phúc đáp sẽ được soạn thảo nội dung sao cho phù hợp với những mục đích khác nhau.

Cũng cần lưu ý, Công văn phúc đáp không bắt buộc do đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành mà có thể do các cá nhân nếu văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức, doanh nghiệp có quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của người đó.

Về hiệu lực của Công văn, do Công văn phúc đáp không có hiệu lực thi hành nên Công văn chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện xong, giải quyết xong các công việc trên thực tế.

2. Mẫu Công văn phúc đáp chuẩn, mới nhất

2.1. Mẫu số 1

Kính gửi: Công ty ………

Ngày…. tháng…. năm……, Công ty/Cơ quan/chúng tôi/… đã nhận được Văn bản……………. (văn bản mà bạn dùng công văn này để trả lời) yêu cầu chúng tôi trả lời/đưa ra lý do/… .

Do vậy, tôi làm Công văn……… để phúc đáp lại …………….. của Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà…

Về yêu cầu……………….. của Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà…, (chúng) tôi trả lời như sau:………….

Về yêu cầu……………….. của Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà…, (chúng) tôi trả lời như sau:………….

…

(Chúng) tôi trả lời để Quý công ty/cơ quan/Ông/Bà……….. được biết.

(Chúng) tôi xin cam đoan những thông tin mà (chúng) tôi đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật khách quan. Nếu sai, (chúng) tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Trân trọng cảm ơn./.

2.2. Mẫu số 2

Kính gửi:…………… (2)……

Căn cứ công văn số … ngày … / … / … của cơ quan/tổ chức/cá nhân/doanh nghiệp... về vấn đề……(3)……

Chúng tôi xin trả lời như sau:…………(4)…………………

............................................................................................

Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị ………(tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn) ..............cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.

Trân trọng cảm ơn!

Địa chỉ: Số nhà……… đường….., phường/xã……., quận/huyện…………., tỉnh /thành phố………

Điện thoại: ….…………… , Fax: …….……

Email: …………..…… ; Website: ………… (nếu có).

3. Hướng dẫn cách soạn Công văn phúc đáp đúng chuẩn Mẫu số 2

(1) Trích yếu nội dung công văn. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn;

(2) Tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tóm gọn nội dung vấn đề trong công văn trước;

(4) Ghi rõ nội dung trả lời, hoặc các nội dung phúc đáp để phía cơ quan, đơn vị nhận công văn phúc đáp hiểu rõ và có căn cứ để thực hiện yêu cầu hoặc để trả lời lại; Tùy từng trường hợp khác nhau, sự việc cụ thể của khách hàng sẽ có những nội dung trả lời tương ứng, phù hợp;

(5) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(6) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;

(7) Trong trường hợp đại diện của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay ( như Giấy ủy quyền).