06 Mẫu Biên bản mới nhất năm 2023 dùng cho mọi cuộc họp

Mẫu Biên bản mới nhất năm 2023 dùng cho mọi cuộc họp

1. Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia.

Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.

2. Vai trò của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.

Từ những nội dung tại cuộc họp, có thể là yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn.

Ở một khía cạnh khác, biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.

Ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.

3. Yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp

Cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chình vì vậy, người viết biên bản phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:

- Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản

Không phải ai cũng có khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh nhạy để có thể ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp, chính vì vậy, việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết.

Dù là cuộc họp nào thì biên bản cũng nhất thiết phải có một số nội dung cơ bản:

·         Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;

·         Thành phần tham gia

·         Nội dung cuộc họp

·         Kết luận cuộc họp.

- Ghi nhanh và đầy đủ

Người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Hơn hết, nên chuẩn bị sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.

Luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.

- Nội dung biên bản phải có trọng tâm

Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dòng, lan man những nội dung không cần thiết.

- Thông tin chính xác

Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.

Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

4. Mẫu biên bản cuộc họp mới nhất dùng cho mọi trường hợp

Mẫu số 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

..................................(4).................................
_______________

Thời gian bắt đầu:........................................................................................

Địa điểm:.........................................................................................

Thành phần tham dự:...............................................................................

...........................................................................................................................

Chủ trì (chủ tọa):......................................................................................

Thư ký (người ghi biên bản):.............................................................

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):.............................

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ...... giờ ....., ngày ..... tháng ..... năm ......./.

Nơi nhận:
- ..........;
- Lưu: VT, hồ sơ.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.

(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

Mẫu số 2

BIÊN BẢN HỌP CHI BỘ

Tháng........./20......

Thời gian:....................................................................................................................

Địa điểm:..............................................................................................................

Thành phần: (Lưu ý có thể mời thêm Đảng ủy viên giám sát thì ghi cụ thể người giám sát).

Chủ tọa:................................................................................................................

NỘI DUNG CUỘC HỌP

1. Phần mở đầu

- Triển khai cho đảng viên đóng đảng phí tháng ...../20/.......

- Chi bộ cử thư ký cuộc họp:....................................................................

- Thông báo tình hình đảng viên của Chi bộ dự họp: (ghi cụ thể đảng viên chính thức, dự bị; số đảng viên được miễn sinh hoạt, công tác; số đảng viên có mặt dự họp; số đảng viên vắng mặt và lý do vắng, ghi cụ thể lý do vắng mặt từng đồng chí vào biên bản).

- Đồng chí Bí thư thông qua chương trình của cuộc họp:

2. Phần nội dung:

2.1. Thông tin thời sự (ghi cụ thể đề mục, hay văn bản thông tin....).

2.2. Đánh giá tình hình thực hiện Nghị quyết tháng trước (ghi cụ thể các nội dung. Phần này đồng chí ghi biên bản nên nói Bí thư đưa trước 01 bản dự thảo nghị quyết để ghi cho cụ thể).

-..................................................................................................................................

- Phần thực hiện học tập và làm theo tấm gương đạo đức HCM: (Bí thư chi bộ Đánh giá việc học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh của tập thể, đảng viên, quần chúng tháng trước; biểu dương đảng viên, quần chúng tiên phong, gương mẫu có việc làm cụ thể, thiết thực về học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; đồng thời giáo dục, giúp đỡ những đảng viên có sai phạm (nếu có). Sinh hoạt chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí minh trong tháng sinh hoạt).

-..................................................................................................................................

- Bí thư thông báo ý kiến của đảng viên, quần chúng về sự lãnh đạo của chi bộ và vai trò tiền phong, gương mẫu của đảng viên (nếu có) để chi bộ có biển pháp phát huy ưu điểm, khắc phục khuyết điểm, kịp thời ngăn chặn, đấu tranh với những biểu hiên quan liêu, tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.

-..................................................................................................................................

- Đề ra một số nhiệm vụ cụ thể, thiết thực, bức xúc trước mắt để thực hiên trong tháng tới có nội dung chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh tháng tiếp theo. Đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho đảng viên thực hiện.

-..................................................................................................................................

- Chi bộ thảo luận, tham gia đóng góp ý kiến về các nội dung trên (ghi chi tiết các ý kiến đóng góp).

...................................................................................................................................

3. Phần kết thúc

- Ghi tóm tắt ý kiến kết luận của Bí thư.

- Chi bộ biểu quyết thông qua kết luận (Nghị quyết) của chi bộ. Ghi rõ số đảng viên đồng ý, không đồng ý và số có ý kiến khác.

Cuộc họp kết thúc lúc................ giờ, ngày.....tháng.....năm 20....... biên bản được thông qua trước Chi bộ.

Mẫu số 3

BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIỮA HAI CÔNG TY

Hôm nay , vào hồi … giờ … ngày … tháng … năm … , tại văn phòng Công ty ……. diễn ra cuộc họp với các nội dung sau :

I. Thành phần tham dự :

CÔNG TY ……

Đại diện ………. Chức vụ ……..

Địa chỉ ….

Điện thoại ………… Fax …………..

Giấy phép kinh doanh số ……..

Mã số thuế ….

Tài khoản ……….. tại ngân hàng …..

·         CÔNG TY …..

Đại diện ………. Chức vụ ……..

Địa chỉ ….

Điện thoại ………… Fax …………..

Giấy phép kinh doanh số ……..

Mã số thuế ….

Tài khoản ……….. tại ngân hàng …..

·         Chủ trì : ……..

·         Thư ký : …….

II. Nội dung cuộc họp :

·         …………

·         …………

·         …………

·         …………

·         …………

·         …………

III. Kết luận :

·         ………

·         ………

·         ………

·         ……….

Cuộc họp kết thúc vào hồi … giờ … cùng ngày .

Biên bản được lập thành 02 bản , mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau .

Mẫu số 4

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG …….
CÔNG TY ………………………………….

V/v: ………..

Hôm nay vào hồi ……. ngày …… tháng …… năm ……. tại trụ sở Công ty ……………..(Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số ………………………. do Sở kế hoạch và đầu tư ……… cấp ngày ……. tháng …… năm 20...) Địa chỉ…………………………..

I. THÀNH PHẦN THAM DỰ:

1. Các thành viên có mặt:

…………….

2. Các thành viên vắng mặt:

…………………..

II. NỘI DUNG THẢO LUẬN

1. Mục đích, chương trình và nội dung họp

………………………………………………………..

2. Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp

…………………………………………………………..

3. Ý kiến phát biểu của từng thành viên dự họp

………………………………………………………….

4. Kết quả biểu quyết

·         Só phiếu tán thành: ……

·         Số phiếu không tán thành: …..

5. Các quyết định đã được thông qua

Quyết định:

………………………………………

Giữ chức vụ: ………………

CÔNG TY ………………………………………………………………

Biên bản được lập thành 04 (bốn) bản bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý như nhau

Các cổ đông/thành viên nhất trí thông qua và ký tên:

Mẫu số 5

BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN

- Thời gian bắt đầu: ...........................................................................................

- Địa điểm: ........................................................................................................

- Thành phần tham dự gồm:

1. .....................................................................................................................

2. .....................................................................................................................

3. .....................................................................................................................

- Chủ trì (chủ tọa): .............................................................................................

- Thư ký (người ghi biên bản): ............................................................................

- Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo): ............................

1. ......................................................................................................................

2. ......................................................................................................................

3. ......................................................................................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ....... giờ....., ngày.....tháng....năm.....

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Mẫu số 6

BIÊN BẢN HỌP CÔNG TY ...............

(V/v ....................................)

Hôm nay, vào lúc .......... giờ, ngày .............................. tại Công ty ....................

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số .......................................................

Do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư ....................... cấp ngày 

Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................

Công ty tiến hành họp ...............................................................................................

Nội dung, chương trình họp: .....................................................................................

Thành phần tham dự: ...............................................................................................

Chủ toạ: .................................................... Thư ký: .................................................

Diễn biến cuộc họp: .................................................................................................

Các quyết định được thông qua: .............................................................................

Biểu quyết:

- Số phiếu tán thành: ........................... % số phiếu

- Số phiếu không tán thành: ........................... phiếu

Cuộc họp kết thúc lúc ............. giờ cùng ngày, nội dung thảo luận tại cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.

Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký.

3. Hướng dẫn ghi Biên bản cuộc họp 2022

(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp

Ví dụ: Bình xét thi đua khen thưởng năm 2022, Giao ban tháng 3/2022,…

(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.

(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.

(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.

(6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.

(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)

(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.