Mẫu Bảng chấm công (tải File Excel, Word) mới nhất năm 2024

Mẫu Bảng chấm công (tải File Excel, Word) mới nhất năm 2024

1. Bảng chấm công là gì?

Chấm công là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp tư nhân và nhà nước hiện nay, là phương tiện theo dõi ngày đi làm để đánh giá sự chăm chỉ tích cực của từng nhân viên, qua đó làm căn cứ để tính lương cũng như xem hiệu quả công việc. Mặc dù đối với một số mô hình doanh nghiệp, chấm công không quá quan trọng nhưng để xây dựng một doanh nghiệp hoạt động ổn định lâu dài thì chấm công là rất cần thiết.

Bảng chấm công chính là một loại văn bản dùng để theo dõi ngày công/giờ công làm việc thực tế của mỗi nhân viên hay ngày nghỉ, ngày nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong một tháng. Căn cứ vào bảng chấm công này mà công ty, doanh nghiệp có thể tính toán tiền lương cho người lao động một cách chính xác nhất.

Mẫu bảng chấm công có thể có nhiều thông tin nhưng chủ yếu vẫn là để theo dõi ngày đi làm và ngày nghỉ trong tháng. Bởi được lập ở dạng bảng tính Excel cho nên bộ phận hành chính chỉ cần điền các thông tin còn thiếu vào từng trống được cho sẵn mà không phải làm các thao tác phức tạp nào. Trên bảng chấm công thường chỉ có tên nhân viên, bộ phận làm việc còn khi tính lương, bộ phận kế toán sẽ dựa vào các chế độ của từng nhân viên về bảo hiểm, trợ cấp để tính, những thông tin này không được công khai trên bảng chấm công.

Tùy vào mỗi đơn vị, doanh nghiệp mà ta có bảng chấm công theo ca, bảng chấm công theo tháng, bảng chấm công sáng chiều, bảng chấm công theo giờ... Bạn có thể căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà lựa chọn hình thức chấm công cho phù hợp.

Để cẩn thận hơn, trong những doanh nghiệp lớn đều yêu cầu các bộ phận lập bảng chấm công hàng tháng, tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm quản lý phòng ban cần phải theo dõi cụ thể ngày công của từng nhân viên. Việc ghi chú khá đơn giản, tương ứng với các cột đã được đánh số thứ tự, chính là các ngày trong tháng. Bảng chấm công này kết hợp với các chứng từ liên quan như giấy xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương hay có lương... sau đó được gửi về bộ phận kế toán để quy ra việc thanh toán lương. Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay bao gồm chấm công ngày, chấm công nghỉ bù hay chấm công theo giờ.

Bảng chấm công được chúng tôi cung cấp ở đây khá đơn giản những vẫn đầy đủ các thông tin cũng như tính năng quản lý, tính công cho nhân viên. Bảng chấm công có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho việc tính ngày công để trả lương cho nhân viên.

Bảng chấm công được lập dưới dạng bảng tính Excel hoặc trong Word, quản lý ngày công nhân viên trong tháng, với tất cả nhân viên công ty kèm theo họ tên và chức vụ. Việc quản lý ngày công gồm các khoản mục như: ngày đi làm, nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ lễ, nghỉ không lương...

Bảng chấm công cần thiết cho các doanh nghiệp, trách nhiệm ghi ngày công, ngày nghỉ thuộc về nhân viên chấm công. Người lập bảng cần dựa vào những thông tin chính xác về việc đi làm của nhân viên trong tháng để tính lương cho nhân viên.

2. Mẫu Bảng chấm công mới nhất 2023 tải File Excel, Word

Bảng chấm công là một loại bảng biểu dùng trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhằm theo dõi ngày công thực tế của nhân viên (bao gồm cả người đang làm việc, nghỉ làm hoặc nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội trong tháng).

Đây sẽ là cơ sở để cơ quan, doanh nghiệp trả lương cho nhân viên cũng như đánh giá mức độ siêng năng, chăm chỉ và tích cực, hiệu quả công việc của từng người.

Sau đây là các mẫu bảng chấm công mới nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mình.

- Mẫu bảng chấm công trên excel: TẢI VỀ

- Mẫu bảng chấm công trên Word: TẢI VỀ

3. Cách tạo bảng chấm công đơn giản, dễ hiểu

Để tạo bảng chấm công theo đúng tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể tham khảo 03 bước sau:

Bước 1: Tạo danh sách cho nhân viên.

Quá trình này yêu cầu lập ít nhất 02 cột chứa tên và mã của nhân viên. Khi nhập thông tin cần kiểm tra chính xác để tránh trường hợp nhiều người trùng tên gây từ đó dẫn tới sai sót trong việc toán ngày công, tiền lương.

Ngoài ra, có thể bổ sung thêm các cột thông tin như chức danh, phòng ban, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, thông tin liên hệ...

Bước 2: Tạo các cột thời gian để đếm số ngày làm việc trong tháng và ghi chú (nếu có).

Bước 3: Đặt và thống nhất biểu tượng chấm công.

Doanh nghiệp cần lựa chọn và thống nhất một số ký hiệu cho các loại ngày làm việc. Ví dụ, ngày làm việc thực tế đánh dấu bằng “X”, ngày nghỉ đánh dấu bằng “NL” và ngày nghỉ phép đánh dấu bằng “P”.

Bước 4: Kiểm tra lại.

Sau khi hoàn tất quá trình tạo bảng chấm công cá nhân trong Excel hoặc Word thì kiểm xem và xác nhận lại thông tin để những lần sau chỉ việc coppy, tránh sai sót cả hệ thống sau này.

4. Quy định về mẫu bảng chấm công

4.1. Phương pháp và trách nhiệm ghi bảng chấm công

- Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm công hàng tháng.

- Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm,…) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 (tức là từ ngày 1 đến ngày 31) theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.

- Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội.

- Bảng chấm công được lưu tại phòng (ban, tổ,…) kế toán cùng các chứng từ có liên quan.

4.2. Phương pháp chấm công

Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán tại đơn vị để sử dụng 1 chấm công theo ngày, chấm công theo giờ…

- Chấm công theo ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp,… thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.

Cần chú ý 2 trường hợp:

+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất.

Ví dụ người lao động A trong ngày họp 5 giờ làm lương thời gian 3 giờ thì cả ngày hôm đó chấm “H” Hội họp.

+Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.

- Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.

- Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.

5. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng bảng chấm công?

Đối với một số mô hình doanh nghiệp, chấm công không quá quan trọng. Nhưng để hoạt động ổn định, lâu dài thì doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng bảng chấm công.

Nhất là với những đơn vị đông nhân viên thì việc theo dõi việc đi làm, chấm công là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng và khá rắc rối nếu chỉ xác nhận thủ công.

Với bảng chấm công này, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi được số ngày công đi làm của công nhân viên và bảo đảm được sự minh bạch, rõ ràng, công bằng đối với tất cả nhân viên, từ đó tính toán lương được chính xác hơn.