Mẫu biên bản cuộc họp, biên bản họp nội bộ công ty mới nhất năm 2024

Mẫu biên bản cuộc họp, biên bản họp nội bộ công ty mới nhất năm 2024

1. Mẫu biên bản họp công ty mới nhất năm 2024

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Ngày.......tháng.......năm .......

BIÊN BẢN HỌP

(V/v : …………………………)

Hôm nay, lúc … ngày … tại văn phòng Công ty …… diễn ra cuộc họp với các nội dung sau:

I/ Thành phần tham dự gồm:

1. Ông……………….....................................................

2. Bà…………...............................................................

3. Ông…………...........................................................

II/ Nội dung cuộc họp:

……………………………………………………………...

………………………………………………………………

………………………………………………………………

………………………………………………………………

………………………………………………………………

Cuộc họp kết thúc lúc …......................... ngày …….........

2. Hướng dẫn ghi biên bản cuộc họp công ty

(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp

Ví dụ: Bình xét thi đua khen thưởng năm 2018, Giao ban tháng 3/2019,…

(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.

(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.

(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.

(6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.

(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)

(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.

Trên đây là Mẫu Biên bản cuộc họp có thể dùng trong mọi trường hợp cũng như những lưu ý và cách ghi chuẩn nhất.

2.1. Khái niệm biên bản họp

Đây là loại văn bản ghi lại toàn bộ nội dung diễn ra trong buổi họp, bao gồm thông tin được thông báo, ý kiến của người tham gia, quyết định cuối cùng… Mỗi cuộc họp đều có ít nhất một thư ký, nhân sự này có trách nhiệm kiểm tra danh sách tham gia và vắng mặt. Đồng thời, thư ký sẽ ghi chép toàn bộ thông tin theo diễn biến cuộc họp.

- Biên bản họp tiếng anh được gọi là: meeting minutes. Cách viết biên bản cuộc họp tiếng anh là: How to write meeting minutes.

2.2. Vai trò và ý nghĩa của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp được xem như một loại tài liệu, mặc dù không có hiệu lực về mặt pháp lý nhưng là cơ sở minh chứng cho sự kiện thực tế. Những yêu cầu chỉ đạo của cấp trên hoặc các ý kiến đóng góp của cá nhân… có thể được tổng hợp, thuận lợi cho điều chỉnh và giải quyết công việc. Đồng thời, biên bản này cũng xác nhận những cam kết của cá nhân, đơn vị theo danh sách công việc mà họ được phân công thực hiện. Nội dung biên bản cuộc họp sẽ giúp những nhân sự tham gia buổi họp kế tiếp hiểu và dễ dàng theo sát tình hình hơn.

Yêu cầu của một biên bản:

• Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.

• Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.

• Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

• Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

2.3. Xây dựng bố cục biên bản

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản

+ Thời gian lập biên bản (cụ thể giờ, ngày, tháng năm)

+ Thành phần tham dự

+ Diễn biến buổi họp theo trình tự thời gian

+ Kết thúc họp: Lý do, thời gian, những nội dung đã chốt…

+ Thủ tục ký xác nhận.

2.4. Phương pháp ghi chép đầy đủ nhất

Những sự kiện thực tế có tầm quan trọng như Đại hội, kiểm tra hành chính, sự kiện pháp lý, khám xét, khiếu nại, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao công việc… cần ghi chép chính xác, đầy đủ và chi tiết. Biên bản này cần chú ý nguyên văn của sự kiện, nhấn mạnh yêu cầu trọng tâm.

Các sự kiện thông thường như họp định kỳ, họp thảo luận, tổng bình xét… có thể chọn phương pháp tổng hợp. Biên bản chỉ cần nội dung quan trọng một cách nguyên văn đầy đủ.

Kết thúc văn bản cần ghi rõ thời gian chấm dứt, biên bản đã được đọc cho những người tham gia cùng nghe vào cuối buổi họp và có xác nhận của đại diện các biên liên quan.

3. Một số lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chình vì vậy, người viết biên bản phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:

- Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản

Không phải ai cũng có khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh nhạy để có thể ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp, chính vì vậy, việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết.

Dù là cuộc họp nào thì biên bản cũng nhất thiết phải có một số nội dung cơ bản:

+ Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;

+ Thành phần tham gia

+ Nội dung cuộc họp

+ Kết luận cuộc họp.

- Ghi nhanh và đầy đủ

Người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Hơn hết, nên chuẩn bị sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.

Luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.

- Nội dung biên bản phải có trọng tâm

Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dòng, lan man những nội dung không cần thiết.

- Thông tin chính xác

Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.

Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

4. Dự thảo biên bản cuộc họp

Dự thảo đề cương biên bản hội nghị:

a) Quốc hiệu và tiêu ngữ.

b) Tên văn bản và trích yếu nội dung hội nghị.

c) Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị.

d) Chương trình làm việc của hội nghị (tóm tắt các nội dung chính của hội nghị).

e) Khai mạc ghi rõ hội nghị do ai khai mạc.

g) Phần báo cáo:

• Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo.
• Tóm tắt nội dung báo cáo.
• Xem báo cáo kèm theo (nếu báo cáo thành văn).

h) Thảo luận: tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý chính (ghi tổng hợp).

• Ghi những vấn đề mà Chủ tịch hội nghị đưa ra, nếu ra thảo luận trước hội nghị.

i) Phần quyết nghị:

Phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (giơ tay hoặc bỏ phiếu kín).

• Nội dung quyết nghị thứ nhất là:

...... có ...... % tán thành.

• Nội dung thứ hai là: ...

j) Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới:

• Danh sách nhân sự đề cử (ghi họ tên).
• Danh sách trúng cử qua cầu cử (giơ tay tán thành hoặc phiếu kín).
• Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba... (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết).

k) Phần kết luận:

• Tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời dự.
• Tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của chủ tọa.
• Ghi ngày, giờ bế mạc hội nghị.

l) Chủ tịch và thư ký hội nghị ký tên (sau khi đã xét duyệt, bổ sung, sửa chữa nếu cần thì đọc lại trước hội nghị để xác nhận).

5. Mục đích biên bản họp

Mục đích của biên bản cuộc họp là để mô tả các hành động được thực hiện bởi những người tham dự cuộc họp. Trái với suy nghĩ của một số người, ghi lại biên bản cuộc họp không phải là vấn đề “ghi chép” hay phiên âm những gì mọi người nói trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp nên mô tả những gì đã được thực hiện tại cuộc họp, chứ không phải những lời được nói bởi từng thành viên.

Mặc dù ghi chú cuộc họp có thể rất hữu ích cho sử dụng nội bộ, nhưng cũng cần phải nhận ra rằng một số phút họp, chẳng hạn như từ cuộc họp hội đồng quản trị hoặc cuộc họp của giám đốc điều hành của một công ty giao dịch công khai, là tài liệu pháp lý. Điều này có nghĩa là chúng có thể được sử dụng bởi các luật sư, thẩm phán và các cơ quan chính phủ trong các vụ kiện tại tòa án, tranh chấp về tình trạng thuế của tổ chức của bạn và trong các quy trình kinh doanh và pháp lý khác nhau. Khi bạn soạn thảo biên bản cuộc họp, hãy cân nhắc rằng ai đó bên ngoài tổ chức của bạn có thể một ngày nào đó đọc chúng. Sự hiểu biết của cá nhân đó về những gì bạn đã viết có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến tổ chức của bạn.

- Thành phần thiết yếu bao gồm :

Tùy thuộc vào chính sách của công ty của bạn, bạn có thể linh hoạt khi chọn định dạng cho mẫu biên bản cuộc họp của mình. Tuy nhiên, biên bản cuộc họp có thể đóng vai trò là tài liệu pháp lý, vì vậy chúng nên bao gồm thông tin có thể giúp người đọc xác định thời điểm và địa điểm diễn ra cuộc họp, ai tham dự, mục đích của cuộc họp và những gì đã được thực hiện ở đó.

– Dự thảo biên bản cuộc họp nên bao gồm tên của tổ chức của bạn, loại cuộc họp diễn ra, ngày diễn ra cuộc họp, địa điểm của cuộc họp và thời gian bắt đầu.

– Biên bản cuộc họp cũng nên bao gồm tên của các thành viên hội đồng quản trị, giám đốc điều hành hoặc người tham gia cuộc họp. Danh sách này sẽ phụ thuộc vào loại cuộc họp mà bạn đang ghi lại.

– Vào đầu biên bản, lưu ý khi biên bản của cuộc họp trước được trình bày và phê chuẩn bởi hội đồng quản trị hoặc những người khác có thẩm quyền trong tổ chức.

– Nếu một cuộc họp được tổ chức tốt, nó thường sẽ tuân theo một chương trình nghị sự trong đó các thành viên hội đồng quản trị, giám đốc điều hành và các bên khác sẽ trình bày thông tin hoặc thực hiện các hành động cụ thể. Biên bản của bạn nên phản ánh và ghi lại các hoạt động này.

– Khi mô tả một hành động và phân tích nó, nếu có.