Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ chi tiết nhất năm 2024

Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ chi tiết nhất năm 2024

1. Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu và cách viết

Đây là loại biên bản phổ biến nhất. Trong quá trình kinh doanh, mua bán đối với doanh nghiệp không thể thiếu những hoạt động trao đổi, bàn giao chứng từ, giấy tờ, tài liệu liên quan, dưới đây là mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp để khách hàng tham khảo và trình bày theo trường hợp của mình:

BIÊN BẢN BÀN GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Bên giao:

Họ tên: Nguyễn Văn A

Chức vụ: Phó giám đốc điều hành tour du lịch

Trụ sở: số 400, Ngõ 59 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Bên nhận:

Họ tên: Hoàng Lệ Q

Chức vụ: Lễ tân khách sạn

Công ty: Công ty TNHH Thương mại và Du lịch VNA

Trụ sở: số 400, ngõ 59 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

Chi tiết tài liệu bàn giao:

Người bàn giao cam kết toàn bộ hồ sơ, tài liệu nêu trên được bàn giao đầy đủ, chính xác. Biên bản lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.

2. Biên bản giao nhận được hiểu như thế nào?

Biên bản giao nhận chính là một trong những văn bản ghi chép lại sự việc, vấn đề, hồ sơ, tài liệu, tài sản quan trọng nào đó mà bên giao bàn giao cho bên nhận.

Đây là loại văn bản quan trọng và cần thiết trong quá trình giao nhận của các bên, vì trong biên bản đã trình bày cụ thể, rõ ràng và những thông tin của hai bên, những nội dung mà bên giao muốn truyền tải cũng như những tài liệu, giấy tờ...mà các bên đã bàn giao cho nhau, là căn cứ để bên nhận có thể kiểm tra những nội dung có xác thực không, có đúng với những gì đã được bàn giao hay không, đồng thời nó là loại văn bản có giá trị làm căn cứ chứng minh trong trường hợp phát sinh sự kiện hay một vấn đề xảy ra giữa các bên hoặc với bên thứ ba. Tuy nhiên, biên này này không có hiệu lực pháp lý nhưng cũng là cơ sở quan trọng không thể thiếu trong mọi trường hợp.

3. Một số biên bản hồ sơ, tài liệu thường gặp khi giao nhận.

Một số biên bản hồ sơ, tài liệu, sự kiện thường gặp như sau:

- Biên bản giao nhận hàng hóa;

- Biên bản ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính như: Biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận và bàn giao, biên bản hợp đồng….

- Biên bản hội nghị, hội họp. Biên bản hành chính. Biên bản có tính chất pháp lý.

- Biên bản giao nhận hồ sơ công chức, viên chức giữa các cá nhân hay phòng ban;

- Biên bản bàn giao hồ sơ học sinh: Biên bản bàn giao học sinh về sinh hoạt hè tại địa phương; Biên bản bàn giao hoc sinh đầu năm học;.......

- Biên bản giao nhận hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp giữa cơ quan có thẩm quyền và thương nhân đến nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

- Biên bản giao nhận hồ sơ công chức, viên chức giữa các cá nhân hay phòng ban;

- Biên bản giao nhận hồ sơ lao động giữa người quản lý lao động cũ và người quản lý lao động mới;

- Biên bản bàn giao chứng từ kế toán;

- Biên bản bàn giao hồ sơ sổ sách giáo viên;

- Biên bản vi phạm hành chính;

- Biên bản giao nhận hồ sơ vụ vi phạm hành chính/ hình sự/ dân sự;

- Biên bản bàn giao tài sản, hồ sơ sổ sách của chuyên môn;.....

4. Các nội dung có trong biên bản giao nhận

Pháp luật không quy định về mẫu biên bản của từng loại, nhưng mỗi biên bản thường có các nội dung dưới đây:

- Phần mở đầu bao gồm thông tin sau:

+ Tên cơ quan chủ quản, đơn vị ban hành lập biên bản, một số trường hợp không cần ghi nội dung này;

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ

+ Số biên bản giao nhận

+ Ngày tháng năm lập biên bản

+ Tên biên bản: Ghi rõ tên của từng loại biên bản cần lập: Biên bản giao nhận hồ sơ; Biên bản họp; Biên bản giao nhận hàng hóa......

- Phần nội dung gồm:

+ Thông tin bên giao: Ghi rõ họ tên và chức vụ của người giao (Trường hợp đại diện cho các phòng ban có liên quan hoặc nhiều người bàn giao cùng lúc thì ghi tất cả tên của người bàn giao cùng với chức vụ của những người đó)

+ Thông tin bên nhận: Ghi rõ họ tên và chức vụ của người nhận ( Trường hợp có nhiều người nhận cùng lúc thì ghi tất cả tên của người nhận cùng với chức vụ của những người đó)

=> Tóm lại cần phải liệt kê tất cả đầy đủ những thông tin cá nhân của những người có liên quan.

+ Ghi thời gian, địa điểm cụ thể giao nhận hồ sơ: Ghi rõ ràng, chính xác về thời gian cũng như địa điểm bàn giao và thời điểm lập biên bản

+ Thành phần hồ sơ giao nhận, đặc điểm, số lượng mỗi giấy tờ, tài liệu, tài sản và những nội dung cần bàn giao, kết luận, ghi chú. Đối với những biên bản đặc biệt như bàn giao tài sản thì phải ghi rõ tên, số lượng, đặc điểm nhận dạng, tình trạng thực tế, giá trị… Đây là loại biên bản có tính rủi rõ và thất thoát nên người bàn giao phải thật cẩn trọng khi thực hiện giao cho bên nhận, để có thể đảm bảo cho mình, bên bàn giao có thể đưa ra các điều kiện, trách nhiệm đối với tài sản đã bàn giao và phải có xác thực, cam kết giữa các bên.

- Phần kết thúc:

Bên giao và bên nhận ký và ghi rõ họ tên.

Trên đây là những nội dung và thông tin căn bản cần phải có trong biên bản giao nhận.

5. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản bàn giao hàng hóa, giao nhận hàng là văn bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa giữa các bên đã xảy ra trên thực tế. Trong đó, bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó. Biên bản giao nhận được lập nhằm tránh ảnh hưởng về kinh tế cũng như tránh xảy ra sai sót về hàng hóa và tiền bạc.

- Biên bản sẽ được làm ngay sau khi hợp đồng mua bán được ký kết.

- Khi bên bán đã tiến hành cưng ứng, giao đầy đủ lượng hàng hóa như trong hợp đồng ký kết cho bên mua thì bên mua sẽ phải kiểm tra rồi ký xác nhận theo đúng quy định.

Dưới đây là mẫu biên bản giao nhận hàng hóa để khách hàng tham khảo:

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA

- Căn cứ Hợp đồng mua bán số: 09/2022/HĐMB giữa Công ty Cổ phần hàng tiêu dùng HM Và Công ty TNHH Dịch vụ thương mại và xuất nhập khẩu HML được hai bên ký kết ngày 13 tháng 10 năm 2022

Hôm nay, ngày 13 tháng 10 năm 2022 Tại trụ sở của công ty Cổ phần hàng tiêu dùng HM, Chúng tôi gồm:

BÊN A ( Bên giao hàng) : Công ty TNHH Dịch vụ thương mại và xuất nhập khẩu HML

- Mã số thuế: 0363xxxxxx
- Địa chỉ: số 232 Trần Duy Hưng, phường Trung Hóa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
- Điện thoại : 036301xxxx Fax: ( Nếu có)
- Đại diện Ông/bà: Hoàng Xuân Ph Chức vụ: Giám đốc

BÊN B ( Bên nhận hàng) : Công ty Cổ phần hàng tiêu dùng HM

- Mã số thuế: 0123xxxxxx
- Địa chỉ: số 59 Phạm Văn Đồng, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội,
- Điện thoại : 0246xxxxxxx Fax: (Nếu có)
- Đại diện Ông/bà: Ngô Huy C; Chức vụ: Chủ tịch Hội đồng

Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:

Bên B xác nhận bên B đã giao đủ, đúng và Bên A xác nhận Bên A đã nhận đủ, đúng chủng loại và số lượng hàng như trên. Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau, làm cơ sở quyết toán hợp đồng

6. Mẫu biên bản bàn giao tài sản, công cụ và cách viết.

Biên bản bàn giao tài sản, công cụ là một trong những văn bản có giá trị pháp lý cao, là văn bản ràng buộc trách nhiệm giữa những bên tham gia. Chính vì vậy, khi lập biên bản này, các bên phải lưu ý về nội dung, số lượng, chất lượng tài sản bàn giao, tình trạng tài sản, công cụ. Người được bàn giao cần có trách nhiệm đối với tài sản, công cụ được bàn giao bằng việc quản lý và sử dụng tài sản, công cụ theo đúng mục đích của cá nhân hoặc doanh nghiệp bàn giao.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN, CÔNG CỤ

Căn cứ Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công;

Hôm nay, ngày 14/10/2022, tại ( Ghi rõ địa chỉ hai bên đã bàn giao tài sản, công cụ)

Chúng tôi gồm:

1. Bên giao:

Ông/Bà: ………………………………………………………………………….

Chức danh:……………………………….. Bộ phận: ………………………...

2. Bên nhận:

Ông/Bà: ………………………………………………………………………….

Chức danh:……………………………….. Bộ phận: ………………………...

III. Nội dung bàn giao

Vì lý do phục vụ cho công việc nên bên …………. đã tiến hành bàn giao tài sản cho bên ……………… tại: ……………… theo bảng thống kê chi tiết sau:

Bên giao cam đoan rằng toàn bộ tài sản đã được bàn giao đầy đủ, đúng số lượng, chất lượng. Kể từ ngày ………………… số tài sản trên sẽ do bên ………………………. chịu trách nhiệm quản lý. Biên bản được lập thành 03 bản, mỗi bên giữ một bản.