Mẫu đơn xin sao chụp tài liệu, hồ sơ vụ án và hướng dẫn viết chi tiết nhất năm 2024

Mẫu đơn xin sao chụp tài liệu, hồ sơ vụ án và hướng dẫn viết chi tiết nhất năm 2024

1. Mẫu Đơn xin sao chụp tài liệu, hồ sơ vụ án

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày … tháng … năm ……

ĐƠN YÊU CẦU

(V/v: Sao chụp hồ sơ, tài liệu)

Kính gửi: TÒA ÁN NHÂN DÂN …………………………

Họ và tên người yêu cầu: .......................................................

Sinh năm: .....................................................

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: .....................................................

Nơi cư trú: .....................................................

Điện thoại : .....................................................

Fax (nếu có): .....................................................

Địa chỉ thư điện tử (nếu có): .....................................................

Tôi là.....................................................

Nay bằng văn bản này, tôi kính yêu cầu Quý cơ quan cho tôi được sao chụp các tài liệu sau:

1. .....................................................

2. .....................................................

3. .....................................................

4. .....................................................

Xin trân trọng cảm ơn!

Người yêu cầu

(Ký và ghi rõ họ tên)

2. Nội dung cần có của Đơn xin sao chụp hồ sơ vụ án

Tại khoản 8 Điều 70 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 nêu rõ, cá nhân, tổ chức được quyền ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ do đương sự khác xuất trình hoặc do Tòa án thu thập, trừ tài liệu, chứng cứ.

Đồng thời, khoản 1 Điều 17 Nghị quyết 03/2012 cũng hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Đương sự chỉ được yêu cầu ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án trước khi Tòa án mở phiên toà xét xử vụ án. Khi có yêu cầu ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ, thì họ phải làm đơn gửi Tòa án có thẩm quyền. Nếu họ trực tiếp đến Tòa án trình bày yêu cầu được ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ, thì họ cũng phải thể hiện bằng văn bản nộp cho Tòa án. Nếu đương sự là người không biết chữ, thì Tòa án lập biên bản ghi rõ yêu cầu của họ. Biên bản phải được đọc lại cho người có yêu cầu nghe, ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận.

Đơn hoặc văn bản yêu cầu phải ghi cụ thể các tên tài liệu, chứng cứ mà mình cần ghi chép, sao chụp.

Như vậy, theo quy định trên, việc sao chụp tài liệu, chứng cứ phải được thực hiện trước khi Tòa án mở phiên tòa xét xử thông qua Đơn đề nghị sao chụp tài liệu và gửi Tòa án có thẩm quyền.

Trong Đơn yêu cầu cần thể hiện rõ các nội dung:

- Ngày, tháng, năm làm đơn yêu cầu;

- Tòa án nơi đang thụ lý vụ án;

- Thông tin của người làm đơn;

- Các tài liệu, chứng cứ cần ghi chép, sao chụp;

- Chữ ký và điểm chỉ của người làm đơn.

3. Lưu ý khi viết Đơn xin sao chụp hồ sơ vụ án

Khi làm Đơn yêu cầu sao chụp tài liệu, cần lưu ý một số nội dung sau đây:

- Cần nêu rõ thông tin của người làm đơn, gồm họ và tên, nơi cư trú, số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có);

- Đối với các tài liệu, chứng cứ cần ghi chép, sao chụp, người làm đơn phải đảm bảo các tài liệu chứng cứ đó phải liên quan đến vụ án, không liên quan đến bí mật nhà nước, bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh, bí mật đời tư (theo khoản 2 Điều 17 Nghị quyết 03/2012/NQ-HĐTP);

- Do mỗi vụ án sẽ có các tài liệu, chứng cứ khác nhau nên người làm đơn cần xem xét kĩ về vấn đề cần tài liệu nào phục vụ cho vụ án của mình để tránh việc sao chụp những tài liệu không cần thiết.

- Tòa án nơi nộp đơn phải là Tòa án đang thụ lý vụ án của người làm đơn;

- Đơn cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, ở phần liệt kê các tài liệu cần sao chụp nên sử dụng bảng hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi.

4. Thủ tục yêu cầu sao chụp tài liệu

Đương sự chỉ được yêu cầu ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án trước khi Tòa án mở phiên toà xét xử vụ án, theo đó thời gian mở phiên Tòa xét xử là thời gian mở phiên Tòa sơ thẩm.

Tòa án tạo điều kiện cho đương sự được ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ mà họ có yêu cầu theo Điều 17 Nghị quyết 03/2012/NQ-HĐTP, trong đó:

- Phương tiện sao chụp: Đương sự có thể tự ghi chép hoặc sao chụp bằng máy ảnh hay phương tiện kỹ thuật cá nhân khác;

Trong trường hợp đương sự không có máy ảnh hoặc phương tiện kỹ thuật khác để thực hiện việc sao chụp và nhờ Tòa án ghi chép, sao chụp giúp, thì tuỳ theo các điều kiện cụ thể nếu Tòa án có thể sao chụp giúp được thì đương sự phải trả chi phí sao chụp theo quy định chung.

- Việc ghi chép, sao chụp phải được thực hiện tại trụ sở của Tòa án dưới sự giám sát của cán bộ Tòa án, phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh, bí mật đời tư của đương sự.