Vi bằng là gì? Hướng dẫn thủ tục lập vi bằng chuẩn quy định [mới nhất 2024]

Vi bằng là gì? Hướng dẫn thủ tục lập vi bằng chuẩn quy định [mới nhất 2024]

I. Vi bằng là gì?

1. Khái niệm vi bằng

Vi bằng được định nghĩa tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 như sau:

“Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”

Trên thực tế, vi bằng là một tài liệu bằng văn bản có hình ảnh, video, âm thanh kèm theo (nếu cần thiết). Trong tài liệu đó, Thừa phát lại sẽ mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện lập vi bằng  mà đích thân Thừa phát lại chứng kiến một cách trung thực, khách quan. Tài liệu này có giá trị chứng cứ trước Tòa án nếu các bên có phát sinh tranh chấp liên quan đến sự kiện, hành vi lập vi bằng.

– Vi bằng có giá trị chứng cứ cao hơn vai trò “người làm chứng” :

 + Thừa phát lại khi lập vi bằng về hành vi, sự kiện thì có mô tả bằng văn bản, quay phim, chụp hình và ghi âm (nếu cần thiết) tại thời điểm lập vi bằng. Vi bằng đó phải được đăng ký tại Sở tư pháp trong vòng 3 ngày kể từ ngày lập.

+ Đối với trường hợp người khác làm chứng một giao dịch hay một sự việc cụ thể thì khi phát sinh tranh chấp thì người làm chứng sẽ chứng minh bằng cách mô tả lại sự việc bằng lời nói hay văn bản. Tuy nhiên, lời chứng của người làm chứng cần phải xác minh và đối chất để công nhận lời chứng đúng sự thật.

2. Vi bằng có những nội dung gì?

Cũng tại khoản 1 Điều 40 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, Chính phủ quy định vi bằng được lập bằng tiếng Việt, gồ các nội dung sau đây:

- Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại cùng họ, tên của Thừa phát lại - người lập vi bằng;

- Địa điểm, thời gian lập vi bằng;

- Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng hoặc người khác nếu có;

- Nội dung của vi bằng: Hành vi, sự kiện có thật được ghi lại và nội dung cụ thể của hành vi, sự kiện này;

- Lời cam đoan về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng của Thừa phát lại;

- Chữ ký của Thừa phát lại, dấu của Văn phòng thừa phát lại cùng chữ ký/điểm chỉ của người yêu cầu…

Trong văn bản vi bằng, nếu có từ hai trang trở lên thì phải đánh số thứ tự cho từng trang, có từ hai tờ trở lên thì phải đóng giáp lai. Kèm theo vi bằng có thể có các tài liệu chứng minh.

Đặc biệt, vi bằng phải được Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến và lập cũng như Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập.

3. Các loại vi bằng

Các loại vi bằng:      

Các Văn phòng Thừa phát lại lập vi bằng là: Vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi và Vi bằng ghi nhận hiện trạng.:

– Ví dụ về vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi.

Khi thực hiện đặt cọc cho giao dịch mua bán nhà đất: ông B muốn đặt cọc 100 triệu cho ông A để đảm bảo việc 2 bên giao kết hợp đồng mua bán căn nhà mà ông A đang ở. Ông A và ông B có thể đến VP Thừa phát lại để được tư vấn về việc lập vi bằng liên quan đến hành vi 2 bên ký tên vào hợp đồng đặt cọc và hành vi giao nhận tiền đặt cọc giữa 2 bên. Vi bằng này được đăng ký tại Sở tư pháp trong vòng 3 ngày kể từ ngày lập.

– Ví dụ về vi bằng ghi nhận hiện trạng. Ông A căn nhà nhưng không có nhu cầu ở. Bạn muốn cho công ty A thuê để kinh doanh và A không muốn sau khi chấm dứt hợp đồng, các bên lại có tranh chấp về các vật dụng trong căn nhà trên cũng như hiện trạng căn nhà? Ông A và Công ty X có thể đến Văn phòng Thừa phát lại để được tư vấn về việc lập vi bằng ghi nhận hiện trạng căn nhà trên trước thời điểm công ty A dọn vào làm việc. Vi bằng này được đăng ký tại Sở tư pháp trong vòng 3 ngày kể từ ngày lập.

II. Tại sao phải lập vi bằng?

III. Giá trị của vi bằng

Hiện nay, vi bằng được lập theo trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại ban hành ngày 08 tháng 01 năm 2020. Theo Nghị định này, vi bằng do Thừa phát lại lập có giá trị làm chứng cứ; trong hoạt động xét xử, vi bằng do Thừa phát lại lập được sử dụng là một nguồn chứng cứ để tòa án xem xét, quyết định.

Vi bằng không được quy định cụ thể về thời hiệu tại Nghị định 08/2020/NĐ-CP và cả từ các văn bản khác trước đó. Vi bằng được lập và được đăng ký thì sẽ có giá trị chứng cứ tại thời điểm đăng ký và nó sẽ không bị mất giá trị nếu như không bị hủy bởi Tòa án.

1. Các trường hợp lập vi bằng

Vi bằng được lập nhằm ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của các cá nhân, tổ chức, cơ quan trong phạm vi toàn quốc trừ các trường hợp quy định tại Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP.

Theo khuyến nghị của Bộ Tư pháp, những trường hợp sau đây nên được lập vi bằng:

– Xác nhận về tình trạng nhà đất liền kề trước khi xây dựng công trình.

– Xác nhận tình trạng nhà trước khi cho thuê hay mua nhà.

– Xác nhận tình trạng nhà đất bị lấn chiếm.

– Xác nhận việc chiếm giữ nhà, trụ sở, tài sản khác trái quy định của pháp luật.

– Xác nhận tình trạng tài sản trước khi ly hôn hoặc thừa kế.

– Xác nhận mức độ ô nhiễm.

– Xác nhận về sự chậm trễ trong việc thi công công trình.

– Xác nhận về tình trạng công trình khi nghiệm thu.

– Xác nhận tình trạng thiệt hại của cá nhân, tổ chức do cá nhân khác gây ra.

– Xác nhận các sự kiện pháp lý theo quy định của pháp luật.

– Xác nhận giao dịch không thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chức, những việc không thuộc thẩm quyền chứng thực của ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp không được lập vi bằng

Không phải mọi trường hợp đều được lập vi bằng, Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định 9 trường hợp không được lập vi bằng như sau:

“1. Các trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 4 của Nghị định này.

2. Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng bao gồm: Xâm phạm mục tiêu vềan ninh, quốc phòng; làm lộ bí mật nhà nước, phát tán tin tức, tài liệu, vật phẩm thuộc bí mật nhà nước; vi phạm quy định ra, vào, đi lai trong khu vực câm, khu vực bảo vệ, vành đai an toàn của công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự; vi phạm quy định về bảo vệ bí mật, bảo vệcông trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự.

3. Vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật Dân sự; trái đạo đức xã hội.

4. Xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực; xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính.

5. Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.

6. Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng.

7. Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân đang thi hành công vụ.

8. Ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.

9. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.”

V. Hướng dẫn thủ tục lập vi bằng theo quy định năm 2024

1. Quy định về thủ tục lập vi bằng

Với quy định tại điều 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại có thể khái quát thủ tục lập vi bằng như sau:

“Điều 39. Thủ tục lập vi bằng

1. Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập. Việc ghi nhận sự kiện, hành vi trong vi bằng phải khách quan, trung thực. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.

Người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp.

Khi lập vi bằng, Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Người yêu cầu phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng.

2. Vi bằng phải được Thừa phát lại ký vào từng trang, đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại và ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.

3. Vi bằng phải được gửi cho người yêu cầu và được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng.

4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng.”

Sở Tư pháp xây dựng cơ sở dữ liệu về vi bằng; thực hiện đăng ký và quản lý cơ sở dữ liệu về vi bằng theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

2. Hồ sơ lập vi bằng

- Dự thảo vi bằng (nếu có)

- Giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu lập vi bằng: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/hộ chiếu còn thời hạn, sổ hộ khẩu…

- Giấy tờ liên quan đến sự kiện, hành vi thực tế: Sổ đỏ, giấy đăng ký xe… (nếu có)

3. Thủ tục lập vi bằng

Thủ tục lập vi bằng sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Xác nhận trường hợp sự kiện, hành vi…muốn lập vi bằng có đủ điều kiện không

Bước này, chủ thể có nhu cầu lập vi bằng cần đánh giá xem sự kiện, hành vi…muốn lập vi bằng có đúng quy định pháp luật có cho phép được lập vi bằng hay không?

Bước 2: Thỏa thuận việc lập vi bằng với văn phòng thừa phát lại

Khi có nhu cầu muốn lập vi bằng, người yêu cầu lập vi bằng phải thỏa thuận bằng văn bản với Trưởng Văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng với các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Nội dung vi bằng cần lập;

b) Địa điểm, thời gian lập vi bằng;

c) Chi phí lập vi bằng;

d) Các thỏa thuận khác (nếu có).

Lưu ý: Thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Bước 3: Văn phòng thừa phát lại tiến hành thủ tục lập vi bằng

Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập. Việc ghi nhận sự kiện, hành vi trong vi bằng phải khách quan, trung thực. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.

Người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp.

Khi lập vi bằng, Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Người yêu cầu phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng.

Vi bằng phải được Thừa phát lại ký vào từng trang, đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại và ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.

Bước 4: Giao vi bằng đã lập cho người có nhu cầu lập vi bằng

Vi bằng phải được gửi cho người yêu cầu và được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng.

Bước 5: Gửi vi bằng đã được lập đến Sở tư pháp

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng

VI. Phân biệt vi bằng và văn bản công chứng

Vi bằng và văn bản công chứng là hai loại văn bản khác nhau về cả bản chất và giá trị pháp lý. Tuy nhiên, hiện nay, có khá nhiều người nhầm lẫn hai loại giấy tờ này và thậm chí, nhiều người còn xem hai loại giấy tờ, tài liệu này là một.

Đồng thời, khoản 2 Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP khẳng định:

“Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác”

Như vậy, vi bằng không phải văn bản công chứng, không thay thế văn bản công chứng. Đây là hai loại giấy tờ độc lập, khác nhau, có nhiệm vụ và công dụng hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là một số tiêu chí dùng để phân biệt hai loại giấy tờ, tài liệu này:

 VII. Một số câu hỏi liên quan

1. Lập vi bằng ở đâu?

Lập vi bằng hiện nay sẽ được thực hiện tại Văn phòng Thừa phát lại, khác với văn phòng công chứng do các cá nhân, tổ chức đứng ra thành lập thì Thừa phát lại là người có đủ tiêu chuẩn được Nhà nước bổ nhiệm theo quy định của pháp luật.

Văn phòng Thừa phát lại được thực hiện những công việc theo quy định tại Điều 3 Nghị định 08/2020/NĐ-CP như sau:

“1. Tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nghị định này và pháp luật có liên quan.

2. Lập vi bằng theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này.

3. Xác minh điều kiện thi hành án theo yêu cầu của đương sự và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan theo quy định của Nghị định này và pháp luật có liên quan.

4. Tổ chức thi hành các bản án, quyết định của Tòa án theo yêu cầu của đương sự theo quy định của Nghị định này và pháp luật có liên quan.”

2. Chi phí lập vi bằng là bao nhiêu?

Hiện các văn bản pháp luật liên quan đến lập vi bằng cũng không nêu rõ chi phí lập vi bằng là gì, hết bao nhiêu tiền. Đồng thời, theo Điều 38 Nghị định 08, thoả thuận lập vi bằng có đề cập đến chi phí lập vi bằng.

Do đó, có thể thấy, chi phí lập vi bằng được thực hiện theo thoả thuận của các bên.

3. Mua đất bằng vi bằng có an toàn không?

Từ những phân tích liên quan đến vi bằng là gì ở trên, có thể thấy, vi bằng không phải là văn bản công chứng, không có giá trị như văn bản công chứng, chứng thực.

Mà theo Điều 167 Luật Đất đai năm 2013, các loại hợp đồng liên quan đến mua bán nhà, đất đều phải công chứng, chứng thực ngoại trừ một trong hai bên là tổ chức có ngành nghề kinh doanh bất động sản.

Đồng thời, khi thực hiện sang tên Sổ đỏ, thành phần hồ sơ theo Thông tư 33 năm 2017 gồm bản gốc Sổ đỏ, hợp đồng chuyển nhượng đã được công chứng hoặc chứng thực (nếu thuộc trường hợp phải công chứng, chứng thực nêu trên), đơn đăng ký biến động…

Do đó, có thể thấy, khi mua bán đất phải có hợp đồng công chứng hoặc chứng thực mà không được sử dụng vi bằng của Thừa phát lại. Do đó, khi mua bán đất bằng vi bằng sẽ tồn tại rất nhiều rủi ro.

Tuy nhiên, mặc dù hợp đồng mua bán đất không được lập vi bằng nhưng các giao dịch, sự kiện khác liên quan như việc giao tiền, giao giấy tờ Sổ đỏ… liên quan đến việc mua bán nhà, đất thì các bên hoàn toàn có thể lập vi bằng.