Trích lục giấy khai sinh trước năm 1976 như thế nào mới nhất?

1. Trích lục giấy khai sinh trước năm 1976 như thế nào?

Quy trình xin trích lục giấy khai sinh trước năm 1976

Bước 1: Xác định nơi đăng ký khai sinh ban đầu

• Tra cứu thông tin nơi đăng ký khai sinh trước đây (có thể qua các giấy tờ cũ như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh bản cũ, giấy tờ gia đình).
• Nếu không nhớ chính xác, liên hệ với Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện nơi bạn hoặc gia đình từng cư trú để tra cứu.

Bước 2: Tra cứu hồ sơ lưu trữ: Hồ sơ khai sinh trước năm 1976 thường được lưu trữ tại:

• Kho lưu trữ hộ tịch của địa phương nơi đăng ký khai sinh ban đầu.
• Sở Tư pháp cấp tỉnh phụ trách địa phương đó.
• Trung tâm lưu trữ quốc gia nếu giấy khai sinh thuộc hệ thống hành chính trước năm 1975 tại miền Nam Việt Nam hoặc từ thời Pháp thuộc.

Bước 3: Nộp hồ sơ yêu cầu: Chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Đơn yêu cầu cấp trích lục giấy khai sinh (theo mẫu).
• Giấy tờ tùy thân: CMND, CCCD hoặc hộ chiếu.
• Giấy tờ liên quan: Nếu có, mang theo các tài liệu hỗ trợ như giấy khai sinh cũ, sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận của gia đình hoặc dòng họ.

Nộp hồ sơ tại:

• Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cấp huyện nơi bạn đang cư trú.
• Sở Tư pháp cấp tỉnh (trường hợp cần tra cứu tại kho lưu trữ lớn).

Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được xử lý, bạn sẽ nhận được trích lục giấy khai sinh nếu thông tin được tìm thấy. Thời gian xử lý thường từ 7-15 ngày làm việc, tùy thuộc vào mức độ khó khăn trong việc tra cứu.

2. Trích lục giấy khai sinh là gì?

Trích lục giấy khai sinh có thể hiểu là văn bản chứng minh việc một người đã được đăng ký khai sinh, là bản sao có các thông tin giống như giấy khai sinh gốc do cơ quan nhà nước cấp và cấp ngay sau khi đăng ký khai sinh.

Căn cứ theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về trích lục hộ tịch như sau:

"Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

9. Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

..."

3. Phân biệt Giấy khai sinh và trích lục Giấy khai sinh

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc phát sinh từ lúc một người được đăng ký khai sinh còn trích lục giấy khai sinh là bản sao chứng minh việc một người đã được đăng ký khai sinh, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp và có giá trị sử dụng thay giấy khai sinh bản gốc trong một số trường hợp cụ thể.

Căn cứ theo khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:

"Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

..."

Theo đó, bản trích lục giấy khai sinh có thể có giá trị thay thế giấy khai sinh gốc trong một số giao dịch nhất định. Tùy từng giao dịch cụ thể mà người có thẩm quyền sẽ yêu cầu người dân cung cấp giấy khai sinh bản gốc hoặc trích lục.

4. Mẫu trích lục khai sinh

Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch mới nhất năm 2025 được quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP như sau:

Cách ghi:

(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(2) Chỉ ghi trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chưa có/không cung cấp số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/chứng minh nhân dân.

Trường hợp phải cung cấp thông tin “Nơi cư trú” thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi ở hiện tại.

(3) Ghi số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước (ví dụ: Căn cước công dân số 025188001010 do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 20/11/2021). Trường hợp không có số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước thì ghi giấy tờ hợp lệ thay thế (hộ chiếu, chứng minh nhân dân,...).

(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

(6) Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được thông tin tại mục (5) thì cung cấp bổ sung thông tin khác để phục vụ việc tra cứu.

Ví dụ: Cung cấp thông tin về cha, mẹ để phục vụ việc cấp bản sao Giấy khai sinh; cung cấp thông tin về vợ, chồng để phục vụ việc cấp bản sao Trích lục kết hôn;...

(7) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1 Xin trích lục kết hôn ở đâu?

Theo đó, không được xin cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn tại cơ quan khác nơi đã đăng ký kết hôn. Hay nói cách khác, người có yêu cầu cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn phải đến Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nơi đã đăng ký kết hôn trước đó để xin cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn.

5.2 Bị mất Giấy khai sinh thì làm thế nào?

Hiện nay, Việt Nam chúng ta chưa có văn bản pháp luật nào về việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho những người bị mất. Vì thế nếu bị mất Giấy khai sinh bạn có thể xin bản sao trích lục hộ tịch hoặc đăng ký lại việc khai sinh.

5.3 Trích lục khai sinh có công chứng được không?

Trường hợp cần nhiều bản trích lục khai sinh, người được cấp có thể tiến hành công chứng trích lục thành nhiều bản tại văn phòng công chứng.

5.4 Trích lục khai sinh có thời hạn bao lâu?

Trích lục khai sinh tương tự như giấy khai sinh là giấy tờ nhiều năm không thay đổi, không có thời hạn sử dụng. Do đó, trích lục khai sinh không có thời hạn.