Trích lục bản sao giấy khai sinh cho con nhập học, liên hệ cơ quan nào mới nhất 2025?

1. Trích lục bản sao giấy khai sinh cho con nhập học, liên hệ cơ quan nào?

Căn cứ theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 87/2020/NĐ-CP, người dân có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh từ cơ sở dữ liệu hộ tịch tại bất kỳ cơ quan đăng ký hộ tịch nào đã được kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia.

Để xin trích lục bản sao Giấy khai sinh cho con nhập học năm 2025, bạn có thể liên hệ các cơ quan sau, tùy thuộc vào tình trạng lưu trữ và số hóa dữ liệu hộ tịch của địa phương:

1.1 UBND cấp xã/phường/thị trấn nơi đăng ký khai sinh ban đầu

Đây là nơi lưu trữ sổ hộ tịch gốc, đặc biệt hữu ích nếu dữ liệu hộ tịch chưa được số hóa hoặc khai sinh được đăng ký trước khi hệ thống dữ liệu điện tử được áp dụng.

1.2 UBND cấp huyện nơi cư trú

Nếu địa phương đã thực hiện chuyển đổi số dữ liệu hộ tịch, bạn có thể yêu cầu trích lục tại Phòng Tư pháp - UBND cấp huyện nơi đang cư trú mà không cần quay lại nơi đăng ký ban đầu.

1.3 Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc địa phương

Truy cập dichvucong.gov.vn để đăng ký trực tuyến. Nếu địa phương đã tích hợp dịch vụ này, bạn có thể gửi yêu cầu và nhận kết quả qua bưu điện hoặc tại UBND gần nhất.

2. Xin trích lục Giấy khai sinh có phải về nơi đã đăng ký ban đầu không?

Không nhất thiết phải về nơi đã đăng ký khai sinh ban đầu. Theo Luật Hộ tịch 2014 và các quy định mới nhất năm 2025, bạn có thể xin trích lục Giấy khai sinh tại:

• Cơ quan quản lý hộ tịch nơi bạn đăng ký ban đầu: Đây là nơi lưu trữ thông tin gốc về việc đăng ký khai sinh.
• Phòng Tư pháp - UBND cấp huyện nơi bạn cư trú: Nếu dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, bạn có thể yêu cầu trích lục tại đây.
• Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc địa phương: Đối với các địa phương đã hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, bạn có thể thực hiện yêu cầu trực tuyến mà không cần đến trực tiếp cơ quan.

3. Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch

Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch mới nhất năm 2024 được quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP như sau:

Cách ghi:

(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(2) Chỉ ghi trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chưa có/không cung cấp số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/chứng minh nhân dân.

Trường hợp phải cung cấp thông tin “Nơi cư trú” thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi ở hiện tại.

(3) Ghi số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước (ví dụ: Căn cước công dân số 025188001010 do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 20/11/2021). Trường hợp không có số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước thì ghi giấy tờ hợp lệ thay thế (hộ chiếu, chứng minh nhân dân,...).

(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đềnghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

(6) Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được thông tin tại mục (5) thì cung cấp bổ sung thông tin khác để phục vụ việc tra cứu.

Ví dụ: Cung cấp thông tin về cha, mẹ để phục vụ việc cấp bản sao Giấy khai sinh; cung cấp thông tin về vợ, chồng để phục vụ việc cấp bản sao Trích lục kết hôn;...

(7) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.

4. Giá trị của bản sao trích lục hộ tịch so với bản chính

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính như sau:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

5. Hướng dẫn đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến

5.1. Thành phần hồ sơ xin cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến

Căn cứ quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch và khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thành phần hồ sơ cấp bản sao giấy khai sinh hay bản sao trích lục khai sinh trực tuyến bao gồm:

• Tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh, trích lục hộ tịch;
• Giấy tờ tùy thân có ảnh còn giá trị sử dụng như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu;
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

5.2. Thủ tục đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến

Để đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến mới nhất năm 2025, bạn có thể thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của địa phương. Quy trình chung bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Truy cập hệ thống trực tuyến

Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia tại https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi bạn đăng ký khai sinh ban đầu.

• Bước 2: Đăng nhập tài khoản

Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký trên Cổng dịch vụ công. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần thực hiện đăng ký bằng số CMND/CCCD và email.

• Bước 3: Chọn dịch vụ
  • Tìm mục Hộ tịch hoặc Trích lục giấy khai sinh.
  • Chọn loại hồ sơ: Cấp bản sao trích lục khai sinh.

• Bước 4: Chọn cơ quan giải quyết thủ tục

• Bước 5: Điền thông tin

Điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu, bao gồm:

• • Họ tên người yêu cầu.
  • Ngày/tháng/năm sinh của người được cấp trích lục.
  • Nơi đăng ký khai sinh ban đầu.
  • Lý do yêu cầu trích lục.

• Bước 6: Đính kèm tài liệu

Tải lên các giấy tờ cần thiết, như:

• • Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người yêu cầu.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu xin cho người khác).

• Bước 7: Nộp hồ sơ

Kiểm tra thông tin, nộp hồ sơ trực tuyến và thanh toán lệ phí (nếu có).

• Bước 8: Theo dõi kết quả
  • Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ qua tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công.
  • Khi có thông báo hoàn thành, bạn có thể nhận bản sao trích lục qua hình thức trực tuyến (file PDF) hoặc nhận trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Trích lục khai sinh có phải công chứng khi sử dụng cho thủ tục hành chính không?

Trả lời: Trích lục khai sinh có thể yêu cầu công chứng khi sử dụng cho một số thủ tục hành chính, chẳng hạn như đăng ký kết hôn, xin visa, hoặc các thủ tục pháp lý khác. Bạn có thể mang bản sao trích lục khai sinh đến văn phòng công chứng để được công chứng theo yêu cầu.

6.2. Có thể yêu cầu cấp trích lục khai sinh qua bưu điện không?

Trả lời: Bạn có thể yêu cầu cấp trích lục khai sinh qua bưu điện tại một số địa phương có dịch vụ gửi qua bưu điện, theo hướng dẫn của cơ quan cấp trích lục hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia. Bạn cần cung cấp các thông tin cá nhân và địa chỉ nhận kết quả khi làm thủ tục trực tuyến hoặc qua bưu điện.

6.3. Trích lục khai sinh có được cấp lại nếu thay đổi thông tin cá nhân không?

Trả lời: Nếu có sự thay đổi thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, hoặc các thông tin khác trong giấy khai sinh, bạn có thể yêu cầu sửa đổi thông tin trong bản trích lục khai sinh. Quá trình sửa đổi sẽ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Sở Tư pháp và bạn sẽ nhận bản sao trích lục mới với thông tin chính xác.

6.4. Trích lục khai sinh có công chứng được không?

Trường hợp cần nhiều bản trích lục khai sinh, người được cấp có thể tiến hành công chứng trích lục thành nhiều bản tại văn phòng công chứng.

6.5 Trích lục khai sinh có thời hạn bao lâu?

Trích lục khai sinh tương tự như giấy khai sinh là giấy tờ nhiều năm không thay đổi, không có thời hạn sử dụng. Do đó, trích lục khai sinh không có thời hạn.