Trích lục khai sinh cần giấy tờ gì mới nhất 2025?

1. Trích lục khai sinh cần giấy tờ gì?

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục);
  • Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

2. Thủ tục để xin cấp trích lục khai sinh trực tiếp

Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
• Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
• Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
• Ngoài ra, theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã được đăng ký.
• Đồng thời, căn cứ tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch như sau:
• Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Như vậy, cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh có thể kể đến là các cơ quan như: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ ngoại giao.

3. Có thể xin trích lục giấy khai sinh trực tuyến không?

Có thể thực hiện thủ tục này qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của địa phương. Hệ thống cho phép tải lên giấy tờ cần thiết và nhận kết quả trực tuyến.

Để đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến mới nhất năm 2025, bạn có thể thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của địa phương. Quy trình chung bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Truy cập hệ thống trực tuyến

Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia tại https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi bạn đăng ký khai sinh ban đầu.

• Bước 2: Đăng nhập tài khoản

Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký trên Cổng dịch vụ công. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần thực hiện đăng ký bằng số CMND/CCCD và email.

• Bước 3: Chọn dịch vụ
  • Tìm mục Hộ tịch hoặc Trích lục giấy khai sinh.
  • Chọn loại hồ sơ: Cấp bản sao trích lục khai sinh.

• Bước 4: Chọn cơ quan giải quyết thủ tục

• Bước 5: Điền thông tin

Điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu, bao gồm:

• • Họ tên người yêu cầu.
  • Ngày/tháng/năm sinh của người được cấp trích lục.
  • Nơi đăng ký khai sinh ban đầu.
  • Lý do yêu cầu trích lục.

• Bước 6: Đính kèm tài liệu

Tải lên các giấy tờ cần thiết, như:

• • Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người yêu cầu.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu xin cho người khác).

• Bước 7: Nộp hồ sơ

Kiểm tra thông tin, nộp hồ sơ trực tuyến và thanh toán lệ phí (nếu có).

• Bước 8: Theo dõi kết quả
  • Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ qua tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công.
  • Khi có thông báo hoàn thành, bạn có thể nhận bản sao trích lục qua hình thức trực tuyến (file PDF) hoặc nhận trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

4. Trích lục khai sinh dùng để làm gì? Có giá trị như thế nào?

Nội dung đăng ký khai sinh được quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch 2014 bao gồm:

a) Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;

b) Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;

c) Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.

Các nội dung nêu trên là thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân, được ghi vào Sổ hộ tịch, Giấy khai sinh, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Theo đó, bản trích lục khai sinh cũng có đầy đủ này y như giấy khai sinh. Trích lục khai sinh sẽ có thể dùng để chứng minh các thông tin:

• Họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh;
• Giới tính, dân tộc;
• Quốc tịch; quê quán;
• Quan hệ cha, mẹ, con;
• Xác định người thừa kế theo luật;
• Người đại diện; người giám hộ đương nhiên;
• Năng lực hành vi dân sự theo yếu tố độ tuổi.

Trên thực tế, trích lục khai sinh được sử dụng trong rất nhiều trường hợp. Ví dụ như các giao dịch về thừa kế, giao dịch tặng cho có quan hệ huyết thống, các giao dịch mà có chủ thể tham gia là người chưa thành niên, người bị mất, hạn chế năng lực hành vi… cần có người đại diện, giám hộ.

Ngoài ra, trích lục khai sinh còn dùng để chứng minh nhân thân khi thực hiện thủ tục hành chính, chứng minh quan hệ cha - mẹ - con hoặc quan hệ anh - chị - em.

5. Mẫu trích lục khai sinh

Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch mới nhất năm 2025 được quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP như sau:

Cách ghi:

(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(2) Chỉ ghi trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chưa có/không cung cấp số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/chứng minh nhân dân.

Trường hợp phải cung cấp thông tin “Nơi cư trú” thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi ở hiện tại.

(3) Ghi số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước (ví dụ: Căn cước công dân số 025188001010 do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 20/11/2021). Trường hợp không có số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước thì ghi giấy tờ hợp lệ thay thế (hộ chiếu, chứng minh nhân dân,...).

(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

(6) Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được thông tin tại mục (5) thì cung cấp bổ sung thông tin khác để phục vụ việc tra cứu.

Ví dụ: Cung cấp thông tin về cha, mẹ để phục vụ việc cấp bản sao Giấy khai sinh; cung cấp thông tin về vợ, chồng để phục vụ việc cấp bản sao Trích lục kết hôn;...

(7) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.

6. Phân biệt Giấy khai sinh và trích lục Giấy khai sinh

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc phát sinh từ lúc một người được đăng ký khai sinh còn trích lục giấy khai sinh là bản sao chứng minh việc một người đã được đăng ký khai sinh, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp và có giá trị sử dụng thay giấy khai sinh bản gốc trong một số trường hợp cụ thể.

Căn cứ theo khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:

"Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

..."

Theo đó, bản trích lục giấy khai sinh có thể có giá trị thay thế giấy khai sinh gốc trong một số giao dịch nhất định. Tùy từng giao dịch cụ thể mà người có thẩm quyền sẽ yêu cầu người dân cung cấp giấy khai sinh bản gốc hoặc trích lục.

7. Các câu hỏi thường gặp

7.1. Trích lục khai sinh có công chứng được không?

Trường hợp cần nhiều bản trích lục khai sinh, người được cấp có thể tiến hành công chứng trích lục thành nhiều bản tại văn phòng công chứng.

7.2 Trích lục khai sinh có thời hạn bao lâu?

Trích lục khai sinh tương tự như giấy khai sinh là giấy tờ nhiều năm không thay đổi, không có thời hạn sử dụng. Do đó, trích lục khai sinh không có thời hạn.

7.3 Xin trích lục kết hôn ở đâu?

Theo đó, không được xin cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn tại cơ quan khác nơi đã đăng ký kết hôn. Hay nói cách khác, người có yêu cầu cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn phải đến Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nơi đã đăng ký kết hôn trước đó để xin cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn.

7.4 Trích lục khai sinh trước 1975 ở đâu?

Như vậy, để xin trích lục Giấy khai sinh, bạn có thế đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi bạn đang ở để làm thủ tục.

7.5 Bị mất Giấy khai sinh thì làm thế nào?

Hiện nay, Việt Nam chúng ta chưa có văn bản pháp luật nào về việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho những người bị mất. Vì thế nếu bị mất Giấy khai sinh bạn có thể xin bản sao trích lục hộ tịch hoặc đăng ký lại việc khai sinh.