Trích lục giấy khai sinh là gì? Phân biệt Giấy khai sinh và trích lục Giấy khai sinh mới nhất 2025

1. Trích lục giấy khai sinh là gì?

Trích lục giấy khai sinh có thể hiểu là văn bản chứng minh việc một người đã được đăng ký khai sinh, là bản sao có các thông tin giống như giấy khai sinh gốc do cơ quan nhà nước cấp và cấp ngay sau khi đăng ký khai sinh.

Căn cứ theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về trích lục hộ tịch như sau:

"Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

9. Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

..."

2. Phân biệt Giấy khai sinh và trích lục Giấy khai sinh

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc phát sinh từ lúc một người được đăng ký khai sinh còn trích lục giấy khai sinh là bản sao chứng minh việc một người đã được đăng ký khai sinh, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp và có giá trị sử dụng thay giấy khai sinh bản gốc trong một số trường hợp cụ thể.

Căn cứ theo khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:

"Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

..."

Theo đó, bản trích lục giấy khai sinh có thể có giá trị thay thế giấy khai sinh gốc trong một số giao dịch nhất định. Tùy từng giao dịch cụ thể mà người có thẩm quyền sẽ yêu cầu người dân cung cấp giấy khai sinh bản gốc hoặc trích lục.

3. Mẫu trích lục khai sinh

Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch mới nhất năm 2025 được quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP như sau:

Cách ghi:

(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(2) Chỉ ghi trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chưa có/không cung cấp số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/chứng minh nhân dân.

Trường hợp phải cung cấp thông tin “Nơi cư trú” thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi ở hiện tại.

(3) Ghi số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước (ví dụ: Căn cước công dân số 025188001010 do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 20/11/2021). Trường hợp không có số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước thì ghi giấy tờ hợp lệ thay thế (hộ chiếu, chứng minh nhân dân,...).

(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

(6) Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được thông tin tại mục (5) thì cung cấp bổ sung thông tin khác để phục vụ việc tra cứu.

Ví dụ: Cung cấp thông tin về cha, mẹ để phục vụ việc cấp bản sao Giấy khai sinh; cung cấp thông tin về vợ, chồng để phục vụ việc cấp bản sao Trích lục kết hôn;...

(7) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.

4. Ai có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy khai sinh?

Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy khai sinh là Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm những cơ quan sau:

• Cơ quan đăng ký hộ tịch;
• Bộ Tư pháp;
• Bộ Ngoại giao;
• Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, quy định tại Điều 62 Luật Hộ tịch 2014 quy định như sau:

"Điều 62. Cấp bản chính trích lục hộ tịch khi đăng ký hộ tịch

1. Khi đăng ký hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch cấp 01 bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch, trừ việc đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn".

Theo đó, khi đăng ký khai sinh thì sẽ được cấp giấy đăng khai sinh mà không được cấp bản chính trích lục giấy khai sinh, trường hợp có yêu cầu thì sẽ được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh theo quy định.

Căn cứ theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:

• Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký
• Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Đồng thời căn cứ tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch như sau:

"Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

5. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

..."

5. Ai có thể xin bản sao của trích lục khai sinh?

Người có nhu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp xin hoặc ủy quyền cho người khác đến xin trích lục. Cụ thể, theo quy định tại Điều 6, Luật hộ tịch 2014 về quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân:

• Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam có quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch. Ngoài ra, những công dân nước ngoài đang thường trú tại Việt Nam cũng có quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch (ngoại trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt nam là thành viên có quy định khác).
• Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại Cơ quan đăng ký hộ tịch.
• Việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu phải trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền.
• Người chưa thành niên, hoặc người đã thành niên nhưng bị mất năng lực hành vi dân sự yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thông qua người đại diện theo luật.

6. Hồ sơ, thủ tục trích lục khai sinh

6.1 Thành phần hồ sơ

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục);
  • Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

6.2 Thủ tục để xin cấp trích lục khai sinh

Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
• Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
• Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
• Ngoài ra, theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã được đăng ký.
• Đồng thời, căn cứ tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch như sau:
• Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Như vậy, cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh có thể kể đến là các cơ quan như: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ ngoại giao.

7. Các câu hỏi thường gặp

7.1. Trích lục khai sinh có công chứng được không?

Trường hợp cần nhiều bản trích lục khai sinh, người được cấp có thể tiến hành công chứng trích lục thành nhiều bản tại văn phòng công chứng.

7.2 Trích lục khai sinh có thời hạn bao lâu?

Trích lục khai sinh tương tự như giấy khai sinh là giấy tờ nhiều năm không thay đổi, không có thời hạn sử dụng. Do đó, trích lục khai sinh không có thời hạn.

7.3 Xin trích lục kết hôn ở đâu?

Theo đó, không được xin cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn tại cơ quan khác nơi đã đăng ký kết hôn. Hay nói cách khác, người có yêu cầu cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn phải đến Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nơi đã đăng ký kết hôn trước đó để xin cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn.

7.4 Tảo hôn là gì?

Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 của Luật hôn nhân và gia đình năm 2014, tảo hôn là việc lấy vợ, lấy chồng khi một bên hoặc cả hai bên chưa đủ tuổi kết hôn, cụ thể là nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên

7.5 Trích lục khai sinh trước 1975 ở đâu?

Như vậy, để xin trích lục Giấy khai sinh, bạn có thế đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi bạn đang ở để làm thủ tục.

7.6 Bị mất Giấy khai sinh thì làm thế nào?

Hiện nay, Việt Nam chúng ta chưa có văn bản pháp luật nào về việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho những người bị mất. Vì thế nếu bị mất Giấy khai sinh bạn có thể xin bản sao trích lục hộ tịch hoặc đăng ký lại việc khai sinh.