Xin trích lục Giấy khai sinh có phải về nơi đã đăng ký ban đầu không? Thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh được tiến hành thực hiện như thế nào mới nhất 2025?

1. Xin trích lục Giấy khai sinh có phải về nơi đã đăng ký ban đầu không?

Không nhất thiết phải về nơi đã đăng ký khai sinh ban đầu. Theo Luật Hộ tịch 2014 và các quy định mới nhất năm 2025, bạn có thể xin trích lục Giấy khai sinh tại:

• Cơ quan quản lý hộ tịch nơi bạn đăng ký ban đầu: Đây là nơi lưu trữ thông tin gốc về việc đăng ký khai sinh.
• Phòng Tư pháp - UBND cấp huyện nơi bạn cư trú: Nếu dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, bạn có thể yêu cầu trích lục tại đây.
• Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc địa phương: Đối với các địa phương đã hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, bạn có thể thực hiện yêu cầu trực tuyến mà không cần đến trực tiếp cơ quan.

2. Thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh được tiến hành thực hiện như thế nào?

Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
• Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
• Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
• Ngoài ra, theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã được đăng ký.
• Đồng thời, căn cứ tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch như sau:
• Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Như vậy, cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh có thể kể đến là các cơ quan như: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ ngoại giao

3. Thủ tục đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến

Để đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến mới nhất năm 2025, bạn có thể thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của địa phương. Quy trình chung bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Truy cập hệ thống trực tuyến

Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia tại https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi bạn đăng ký khai sinh ban đầu.

• Bước 2: Đăng nhập tài khoản

Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký trên Cổng dịch vụ công. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần thực hiện đăng ký bằng số CMND/CCCD và email.

• Bước 3: Chọn dịch vụ
  • Tìm mục Hộ tịch hoặc Trích lục giấy khai sinh.
  • Chọn loại hồ sơ: Cấp bản sao trích lục khai sinh.

• Bước 4: Chọn cơ quan giải quyết thủ tục

• Bước 5: Điền thông tin

Điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu, bao gồm:

• • Họ tên người yêu cầu.
  • Ngày/tháng/năm sinh của người được cấp trích lục.
  • Nơi đăng ký khai sinh ban đầu.
  • Lý do yêu cầu trích lục.

• Bước 6: Đính kèm tài liệu

Tải lên các giấy tờ cần thiết, như:

• • Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người yêu cầu.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu xin cho người khác).

• Bước 7: Nộp hồ sơ

Kiểm tra thông tin, nộp hồ sơ trực tuyến và thanh toán lệ phí (nếu có).

• Bước 8: Theo dõi kết quả
  • Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ qua tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công.
  • Khi có thông báo hoàn thành, bạn có thể nhận bản sao trích lục qua hình thức trực tuyến (file PDF) hoặc nhận trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

4. Ai có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy khai sinh?

Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy khai sinh là Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm những cơ quan sau:

• Cơ quan đăng ký hộ tịch;
• Bộ Tư pháp;
• Bộ Ngoại giao;
• Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, quy định tại Điều 62 Luật Hộ tịch 2014 quy định như sau:

"Điều 62. Cấp bản chính trích lục hộ tịch khi đăng ký hộ tịch

1. Khi đăng ký hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch cấp 01 bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch, trừ việc đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn".

Theo đó, khi đăng ký khai sinh thì sẽ được cấp giấy đăng khai sinh mà không được cấp bản chính trích lục giấy khai sinh, trường hợp có yêu cầu thì sẽ được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh theo quy định.

Căn cứ theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:

• Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký
• Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Đồng thời căn cứ tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch như sau:

"Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

5. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

..."

5. Mẫu trích lục khai sinh

Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch mới nhất năm 2025 được quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP như sau:

Cách ghi:

(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(2) Chỉ ghi trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chưa có/không cung cấp số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/chứng minh nhân dân.

Trường hợp phải cung cấp thông tin “Nơi cư trú” thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi ở hiện tại.

(3) Ghi số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước (ví dụ: Căn cước công dân số 025188001010 do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 20/11/2021). Trường hợp không có số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước thì ghi giấy tờ hợp lệ thay thế (hộ chiếu, chứng minh nhân dân,...).

(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

(6) Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được thông tin tại mục (5) thì cung cấp bổ sung thông tin khác để phục vụ việc tra cứu.

Ví dụ: Cung cấp thông tin về cha, mẹ để phục vụ việc cấp bản sao Giấy khai sinh; cung cấp thông tin về vợ, chồng để phục vụ việc cấp bản sao Trích lục kết hôn;...

(7) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Trích lục khai sinh có công chứng được không?

Trường hợp cần nhiều bản trích lục khai sinh, người được cấp có thể tiến hành công chứng trích lục thành nhiều bản tại văn phòng công chứng.

6.2 Trích lục khai sinh có thời hạn bao lâu?

Trích lục khai sinh tương tự như giấy khai sinh là giấy tờ nhiều năm không thay đổi, không có thời hạn sử dụng. Do đó, trích lục khai sinh không có thời hạn.

6.3 Xin trích lục kết hôn ở đâu?

Theo đó, không được xin cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn tại cơ quan khác nơi đã đăng ký kết hôn. Hay nói cách khác, người có yêu cầu cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn phải đến Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nơi đã đăng ký kết hôn trước đó để xin cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn.

6.4 Trích lục khai sinh trước 1975 ở đâu?

Như vậy, để xin trích lục Giấy khai sinh, bạn có thế đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi bạn đang ở để làm thủ tục.

6.5 Bị mất Giấy khai sinh thì làm thế nào?

Hiện nay, Việt Nam chúng ta chưa có văn bản pháp luật nào về việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho những người bị mất. Vì thế nếu bị mất Giấy khai sinh bạn có thể xin bản sao trích lục hộ tịch hoặc đăng ký lại việc khai sinh.