Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục khai sinh mới nhất năm 2025

1. Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch

Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch mới nhất năm 2024 được quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP như sau:

Cách ghi:

(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(2) Chỉ ghi trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chưa có/không cung cấp số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/chứng minh nhân dân.

Trường hợp phải cung cấp thông tin “Nơi cư trú” thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi ở hiện tại.

(3) Ghi số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước (ví dụ: Căn cước công dân số 025188001010 do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cấp ngày 20/11/2021). Trường hợp không có số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước thì ghi giấy tờ hợp lệ thay thế (hộ chiếu, chứng minh nhân dân,...).

(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đềnghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

(6) Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được thông tin tại mục (5) thì cung cấp bổ sung thông tin khác để phục vụ việc tra cứu.

Ví dụ: Cung cấp thông tin về cha, mẹ để phục vụ việc cấp bản sao Giấy khai sinh; cung cấp thông tin về vợ, chồng để phục vụ việc cấp bản sao Trích lục kết hôn;...

(7) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.

2. Giá trị của bản sao trích lục hộ tịch so với bản chính

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính như sau:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Hướng dẫn đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến

3.1. Thành phần hồ sơ xin cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến

Căn cứ quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch và khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thành phần hồ sơ cấp bản sao giấy khai sinh hay bản sao trích lục khai sinh trực tuyến bao gồm:

• Tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh, trích lục hộ tịch;
• Giấy tờ tùy thân có ảnh còn giá trị sử dụng như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu;
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

3.2. Thủ tục đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến

Để đăng ký trích lục khai sinh trực tuyến mới nhất năm 2025, bạn có thể thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của địa phương. Quy trình chung bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Truy cập hệ thống trực tuyến

Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia tại https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi bạn đăng ký khai sinh ban đầu.

• Bước 2: Đăng nhập tài khoản

Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký trên Cổng dịch vụ công. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần thực hiện đăng ký bằng số CMND/CCCD và email.

• Bước 3: Chọn dịch vụ
  • Tìm mục Hộ tịch hoặc Trích lục giấy khai sinh.
  • Chọn loại hồ sơ: Cấp bản sao trích lục khai sinh.

• Bước 4: Chọn cơ quan giải quyết thủ tục

• Bước 5: Điền thông tin

Điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu, bao gồm:

• • Họ tên người yêu cầu.
  • Ngày/tháng/năm sinh của người được cấp trích lục.
  • Nơi đăng ký khai sinh ban đầu.
  • Lý do yêu cầu trích lục.

• Bước 6: Đính kèm tài liệu

Tải lên các giấy tờ cần thiết, như:

• • Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người yêu cầu.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu xin cho người khác).

• Bước 7: Nộp hồ sơ

Kiểm tra thông tin, nộp hồ sơ trực tuyến và thanh toán lệ phí (nếu có).

• Bước 8: Theo dõi kết quả
  • Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ qua tài khoản cá nhân trên Cổng dịch vụ công.
  • Khi có thông báo hoàn thành, bạn có thể nhận bản sao trích lục qua hình thức trực tuyến (file PDF) hoặc nhận trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

4. Hồ sơ, thủ tục trích lục khai sinh trực tiếp

4.1 Thành phần hồ sơ

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục);
  • Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

4.2 Thủ tục để xin cấp trích lục khai sinh

Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
• Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
• Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
• Ngoài ra, theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã được đăng ký.
• Đồng thời, căn cứ tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch như sau:
• Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Như vậy, cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh có thể kể đến là các cơ quan như: cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ ngoại giao.

5. Thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy khai sinh

Theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định, cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Như vậy, khi có nhu cầu cần cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh, cá nhân không cần phải về lại nơi cấp Giấy khai sinh cho mình để thực hiện thủ tục này mà chỉ cần đến Cơ quan đăng ký hộ tịch (UBND xã) nơi mình đang cư trú để xin cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh.

6. Phân biệt Giấy khai sinh và trích lục Giấy khai sinh

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc phát sinh từ lúc một người được đăng ký khai sinh còn trích lục giấy khai sinh là bản sao chứng minh việc một người đã được đăng ký khai sinh, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp và có giá trị sử dụng thay giấy khai sinh bản gốc trong một số trường hợp cụ thể.

Căn cứ theo khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:

"Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

..."

Theo đó, bản trích lục giấy khai sinh có thể có giá trị thay thế giấy khai sinh gốc trong một số giao dịch nhất định. Tùy từng giao dịch cụ thể mà người có thẩm quyền sẽ yêu cầu người dân cung cấp giấy khai sinh bản gốc hoặc trích lục.

7. Các câu hỏi thường gặp

7.1. Trích lục khai sinh có phải công chứng khi sử dụng cho thủ tục hành chính không?

Trả lời: Trích lục khai sinh có thể yêu cầu công chứng khi sử dụng cho một số thủ tục hành chính, chẳng hạn như đăng ký kết hôn, xin visa, hoặc các thủ tục pháp lý khác. Bạn có thể mang bản sao trích lục khai sinh đến văn phòng công chứng để được công chứng theo yêu cầu.

7.2. Có thể yêu cầu cấp trích lục khai sinh qua bưu điện không?

Trả lời: Bạn có thể yêu cầu cấp trích lục khai sinh qua bưu điện tại một số địa phương có dịch vụ gửi qua bưu điện, theo hướng dẫn của cơ quan cấp trích lục hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia. Bạn cần cung cấp các thông tin cá nhân và địa chỉ nhận kết quả khi làm thủ tục trực tuyến hoặc qua bưu điện.

7.3. Trích lục khai sinh có được cấp lại nếu thay đổi thông tin cá nhân không?

Trả lời: Nếu có sự thay đổi thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, hoặc các thông tin khác trong giấy khai sinh, bạn có thể yêu cầu sửa đổi thông tin trong bản trích lục khai sinh. Quá trình sửa đổi sẽ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Sở Tư pháp và bạn sẽ nhận bản sao trích lục mới với thông tin chính xác.

7.4. Trích lục khai sinh có công chứng được không?

Trường hợp cần nhiều bản trích lục khai sinh, người được cấp có thể tiến hành công chứng trích lục thành nhiều bản tại văn phòng công chứng.

7.5 Trích lục khai sinh có thời hạn bao lâu?

Trích lục khai sinh tương tự như giấy khai sinh là giấy tờ nhiều năm không thay đổi, không có thời hạn sử dụng. Do đó, trích lục khai sinh không có thời hạn.