Giấy đề nghị thanh toán là gì? 5 mẫu giấy đề nghị thanh toán đúng quy định mới nhất 2024

Giấy đề nghị thanh toán là gì? 5 mẫu giấy đề nghị thanh toán đúng quy định mới nhất 2024

I. Giấy đề nghị thanh toán được hiểu như thế nào?

1. Khái niệm giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán là một trong những văn bản được sử dụng vô cùng phổ biến, được sử dụng nhiều tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, bởi nhu cầu sử dụng phổ biến. Vậy thì thế nào là giấy đề nghị thanh toán?

Giấy đề nghị thanh toán là giấy dùng trong trường hợp khi mà dùng để đề nghị thanh toán một khoản chi phí của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp vì mục đích chung của tập thể như là dùng vào việc mua văn phòng phẩm, mua sắm trang thiết bị hoặc là phục vụ cho hoạt động đi công tác....Giấy đề nghị thanh toán là công cụ hữu hiệu để người lao động có thể lấy lại các khoản này từ cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.

Giấy đề nghị thanh toán là biểu mẫu hành chính để đề nghị được thanh toán các khoản tiền đến hạn hoặc khoản tiền đã chi nhưng chưa được thanh toán, chưa được tạm ứng. Hiện nay thì có 03 loại giấy đề nghị thanh toán phổ biến đó là: Giấy đề nghị thanh toán( hay còn gọi là giấy đề nghị tạm ứng tiền) theo hợp đồng giữa các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong đầu tư, kinh doanh; Giấy đề nghị thanh toán mẫu C37-HD ban hành kèm theo thông tư 107 dùng trong kế toán của đơn vị hành chính, sự nghiệp; Giấy đề nghị thanh toán mẫu 05-TT ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC dùng trong kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giấy đề nghị thanh toán chỉ được coi là hợp lệ khi mà cá nhân có những công việc phụ vụ cho hoạt động chung của tập thể mà có sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Nếu trong trường hợp mà không có sự đồng ý của cấp trên mà tự ý làm thì giấy đề nghị thanh toán sẽ được coi là không hợp lệ, cá nhân đó sẽ không được thanh toán khoản tiền mà mình đã chi trả.

Khi bạn muốn thanh toán hoặc tạm ứng thì bạn cần phải thực hiện theo các bước như sau: Thứ nhất là cần chuẩn bị nội dung theo mẫu, điền đầy đủ những thông tin cần thiết kèm theo hóa đơn chứng từ có liên quan. Sau đó nộp giấy đề nghị thanh toán đã có đầy đủ thông tin cho kế toán trưởng đơn vị. Sau đó kế toán trưởng sẽ nộp giấy đề nghị thanh toán lên cho giám đốc, tổng giám đốc để được xem xét và phê duyệt. Sau khi được phê duyệt thì kế toán trưởng sẽ lập phiếu chi và gửi kèm theo văn bản yêu cầu thanh toán cho nhân viên có yêu cầu chuyển xuống bộ phận thủ quỹ xuất tiền.

Như vậy là mẫu giấy đề nghị thanh toán mẫu số 05-TT là mẫu giấy đề nghị thanh toán khoản tiền đến hạn hoặc là khoản tiền đã chi những chưa được tạm ứng, chưa được thanh toán đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2. Thời điểm được đề nghị thanh toán

Đề nghị thanh toán là dạng đề xuất theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật nên thời điểm được đề nghị thanh toán đồng thời là:

- Thời điểm thỏa mãn các điều kiện được trả tiền theo thỏa thuận

Ví dụ: Đề nghị thanh toán tiền theo các đợt được ghi nhận trong hợp đồng đã ký.

- Thời điểm thỏa mãn các điều kiện được trả tiền theo quy định pháp luậ

Ví dụ: Đề nghị thanh toán số tiền đã tạm ứng của hợp đồng bị hủy bỏ.

II. Quy định về thanh toán theo nguyên tắc kế toán như thế nào?

Đối với quy định về thanh toán theo nguyên tắc kế toán thì tại Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định cụ thể như sau:

“Điều 11. Nguyên tắc kế toán tiền

1. Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

2. Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.

3. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

4. Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

- Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;

- Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

5. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.”

III. Khi nào cần có giấy đề nghị thanh toán?

Trong quá trình làm việc, công tác thì cá nhân, tổ chức cần thực hiện các hoạt động vì mục đích chung và phát sinh chi phí của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà cá nhân có sử dụng tiền riêng của mình để thực hiện hoặc chưa được thanh toán hoặc tạm ứng. Vậy thì cái giấy đề nghị thanh toán được sử dụng trong những trường hợp như thế nào?

- Người lao động đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc là tạm ứng

- Tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ nếu có

- Làm thủ tục thanh toán, căn cứ thanh toán và ghi vào sổ kế toán.

Trong các văn bản thuộc lĩnh vực thuế thì giấy đề nghị thanh toán không nằm trong dạng chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lệ đối với cơ quan thuế. Tuy nhiên thì đây lại là một trong những thủ tục để thanh toán mà chế độ kế toán hướng dẫn để áp dụng.

IV. Mẫu giấy đề nghị thanh toán.

Hiện nay thì nói về mẫu giấy đề nghị thanh toán thì có rất nhiều loại mẫu giấy đề nghị thanh toán được ban hành kèm theo những thông tư khác nhau. Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn mẫu giấy đề nghị thanh toán số 05-TT

1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán mẫu 05-TT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày...tháng...năm....

Kính gửi: .........................

Họ và tên người đề nghị thanh toán: ....................... 

Bộ phận( hoặc địa chỉ): .............................................

Nội dung thanh toán: ................................................ 

Số tiền: ......................................... (Viết bằng chữ): .................... 

(Kèm theo: ................................................... chứng từ gốc)

 2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC mẫu 05-TT:

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày.....tháng.....năm.....

Kính gửi: ......................................

Họ và tên người đề nghị thanh toán: ...................... 

Bộ phận( hoặc địa chỉ): ............................................

Nội dung thanh toán: ...............................................

Số tiền: ................................... (Viết bằng chữ): ...... 

(Kèm theo ........................... chứng từ gốc)

3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107/2017/TT-BTC

Đối với cơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập, trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được vận dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định hiện hành; tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước.

Thì Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là Mẫu C43-BB ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, như sau:

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày…..tháng ……năm………

- Họ và tên người thanh toán:....................................................................

- Bộ phận (hoặc địa chỉ):..............................................................

- Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

 4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 79/2019/TT-BTC

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày ….. tháng ……. năm ……

- Họ tên người thanh toán: ……………………………………………………………….

- Bộ phận (hoặc địa chỉ): ……………………………………………………………….

- Đề nghị thanh toán tạm ứng theo bảng dưới đây:

 5. Mẫu thông báo đòi nợ

Công văn (Thông báo) đòi nợ là văn bản yêu cầu trả tiền nợ, tiền lãi chậm trả đã quá hạn thanh toán theo thỏa thuận giữa các bên. Vì vậy thông báo đòi nợ cũng là một dạng của giấy đề nghị thanh toán tiền. Nội dung công văn đòi nợ thường gồm:

THÔNG BÁO

(V/v: Yêu cầu thanh toán khoản nợ quá hạn)

Kính gửi: CÔNG TY …

Thực hiện Hợp đồng kinh tế số … ký ngày … giữa … và Công ty .... về việc …, chúng tôi đề nghị quý công ty thanh toán các khoản tiền sau:

...

Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý cơ quan thanh toán tổng số tiền … đồng như đã nêu cho chúng tôi theo thông tin tài khoản nhận thanh toán như sau:

Tên tài khoản: Công ty .......

Số tài khoản: .... . tại Ngân hàng ...... – Chi nhánh .....

Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

 V. Hướng dẫn viết mẫu đề nghị thanh toán.

Mặc dù là mẫu văn bản được sử dụng phổ biến và được ban hành một cách cụ thể nhưng mà không phải ai cũng biết cách viết mẫu giấy đề nghị thanh toán sao cho chính xác và không phải ai cũng biết cách tìm kiếm những thông tin có liên quan đến mẫu đề nghị thanh toán mẫu số 05- TT để thực hiện việc đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng thanh toán đúng theo quy định của pháp luật.

Theo đó thì mẫu giấy đề nghị thanh toán phải có những nội dung như sau: Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán; Tên văn bản; họ tên, bộ phận đang làm việc của cá nhân đề nghị thanh toán; ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng cả số và chữ; Số lượng chứng từ gốc nộp kèm theo và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.

Như chúng ta đã biết thì mẫu giấy đề nghị thanh toán là mẫu có sẵn do Bộ Tài chính ban hành kèm theo thông tư, cho nên mẫu này chúng ta có thể tải trên các trang web luật.

Theo đó thì chúng ta chỉ cần điền theo mẫu những thông tin cần thiết và phù hợp với nhu cầu của bản thân. Cụ thể như sau:

- Ghi rõ họ tên, chức vụ của người có thẩm quyền xét duyệt giấy đề nghị thanh toán như giám đốc, tổng giám đốc.

- Phía bên trái của giấy đề nghị thanh toán thì cần ghi rõ họ tên đơn vị và bộ phận

- Điền đầy đủ thông tin họ tên, chức vụ của người mà đang thực hiện đề nghị thanh toán

- Ghi rõ nôi dung thanh toán là gì?

- Số tiền ( ghi cả bằng số và bằng chữ ) cần phải thanh toán

- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản hay tiền mặt. Khi lựa chọn phương thức chuyển khoản thì cần ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng.

- Nguồn kinh phí: Có thể là chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án...

- Số lượng chứng từ và ghi rõ từng loại hóa đơn, chứng từ

VI. Phương thức gửi đề nghị thanh toán hợp pháp

Khi gửi đề nghị thanh toán doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng cần đảm bảo:

- Phương thức thông báo gửi theo đúng thỏa thuận hoặc đúng quy định

Ví dụ: Hợp đồng thỏa thuận trong vòng 03 ngày kể từ ngày giao hàng bên bán phải lập giấy đề nghị thanh toán gửi qua email và chuyển phát bản gốc đến trụ sở của bên mua hàng để được thanh toán.

- Chứng từ gửi kèm giấy đề nghị thanh toán đầy đủ để phòng tránh việc phát sinh tranh chấp trong việc đối chiếu, xác nhận công nợ.

- Chủ thể nhận đề nghị thanh toán phù hợp với thực tế.

Ví dụ: Giấy đề nghị thanh toán tiền văn phòng phẩm tháng 9/2022 khi đơn vị cung cấp Văn phòng phẩm gửi đề nghị thanh toán thì nên gửi cho người phụ trách đặt mua văn phòng phẩm, không nên gửi trực tiếp cho giám đốc công ty mua hàng.

VII. Quy trình đề nghị thanh toán

Quy trình này được áp dụng trong doanh nghiệp và kế toán trưởng sẽ là người có trách nhiệm hướng dẫn để quy trình được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác:

Các đối tượng liên quan trong quy trình thanh toán:

- Người có nhu cầu thanh toán

- Kế toán

- Thủ quỹ

- Trưởng đơn vị

- Kế toán trưởng

- Giám đốc

Bước 1: Lập chứng từ thanh toán/tạm ứng

Khi phát sinh nhu cầu thanh toán thì người có nhu cầu thanh toán cần phải lập chứng từ/ giấy đề nghị thanh toán gửi về cho bộ phận kế toán làm căn cứ thanh toán.

Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra và thẩm định chứng từ kế toán

Tất cả những chứng từ kế toán đều phải được tập trung về bộ phận kế toán và sẽ được kiểm tra, xác minh tính pháp lí của chứng từ. Nếu chứng từ kế toán đủ điều kiện thì kế toán sẽ tiến thành làm thủ tục thanh toán, trình lên ban lãnh đạo duyệt thanh toán theo quy định.

Bước 3: Làm thủ tục thanh toán

Tùy vào từng nội dung cũng như tính chất của chứng từ mà kế toán làm thanh toán cho các đơn vị, cá nhân.

Bước 4: Xử lý chứng từ

Phiếu chi sẽ chuyển cho thủ quỹ để chi bằng tiền mặt. Thủ quỹ có trách nhiệm ký tên và đề nghị người nhận tiền ghi rõ số tiền được nhận, thời gian nhận tiền, họ tên đầy đủ của người nhận tiền vào phiếu chi đó.

VIII. Ai có trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán?

Sau khi thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động chung như mua hàng hoặc chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao thì người mua hàng hoặc người chi tiêu sẽ lập giấy đề nghị thanh toán.

Sau đó, Giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển cho kế toán trưởng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi.

Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Trên đây là mẫu giấy đề nghị thanh toán mà Vietjack.me đã tổng hợp được. Hy vọng rằng thông qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp thì các bạn đã hiểu biết hơn về việc đề nghị thanh toán, từ đó bảo vệ quyền và lợi ích của bản thân mình. Thực hiện việc đề nghị thanh toán một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.