Mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mới nhất được quy định như thế nào mới nhất 2025?

1. Mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mới nhất hiện nay được quy định như thế nào mới nhất 2025?

Mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn được quy định tại mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định như sau:

Khi tiến hành lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn thì doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Căn cứ vào số thực tế các mặt hàng trên mà đơn vị mua của người bán không có hóa đơn, lập bảng kê khai theo thứ tự thời gian mua hàng, doanh nghiệp ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê, tổng hợp bảng kê hàng tháng.
2. Hàng hóa mua vào lập theo bảng kê này được căn cứ vào chứng từ mua bán giữa người bán và người mua lập trong đó ghi rõ số lượng, giá trị các mặt hàng mua, ngày, tháng mua, địa chỉ, số chứng minh thư của người bán và ký nhận của bên bán và bên mua.
3. Đối với doanh nghiệp có tổ chức các trạm nơi thu mua ở nhiều nơi thì từng trạm thu mua phải lập từng bảng kê riêng. Doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp chung của các trạm.

2. Khi nào phải sử dụng hóa đơn bán hàng?

Thời điểm phải lập hóa đơn nói chung là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Căn cứ Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ có hiệu lực kể từ ngày 01/6/2025, hóa đơn được phân loại gồm hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng. Trong đó, hóa đơn bán hàng dành cho các cá nhân, tổ chức sau:

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

...

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này."

Căn cứ Khoản 1, 2, 3 Điều 9 Nghị định 123/2023/NĐ-CP được sửa đổi , bổ sung bởi Điểm a Khoản 1 Điều 6 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy, nhìn chung, pháp luật quy định thời điểm phải lập hóa đơn nói chung là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

3. 7 hành vi bị coi là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp mới nhất 2025

Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi sau đây được coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp:

1. Sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

a) Hóa đơn, chứng từ giả;

b) Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

c) Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

d) Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

đ) Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

e) Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

g) Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Tổ chức, cá nhân có hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp thì tùy vào tính chất, mức độ vi phạm mà có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

4. Xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp ra sao?

Căn cứ Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, người có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định này, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định này.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.

Theo quy định nêu trên, mức xử phạt vi phạm hành chính cao nhất đối với cá nhân có hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp là 20.000.000 - 50.000.000 đồng, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Những ai được phép phát hành hóa đơn bán hàng theo quy định hiện nay?

Theo quy định pháp luật, các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ đều có quyền và nghĩa vụ phát hành hóa đơn bán hàng. Việc phát hành hóa đơn phải tuân thủ các quy định về mẫu mã, nội dung và hình thức hóa đơn, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ theo luật thuế.

5.2. Hóa đơn bán hàng điện tử bắt buộc áp dụng trong trường hợp nào?

Từ năm 2022, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính an toàn, chính xác của thông tin. Một số trường hợp đặc thù có thể vẫn sử dụng hóa đơn giấy nhưng rất hạn chế.

5.3. Khi nào doanh nghiệp cần xuất hóa đơn bán hàng?

Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn bán hàng ngay sau khi giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ được thực hiện, có phát sinh doanh thu. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ giúp minh bạch giao dịch mà còn là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp kê khai thuế, xác nhận doanh thu và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

5.4. Giá trị pháp lý của hóa đơn bán hàng trong quá trình quản lý và kiểm tra thuế?

Hóa đơn bán hàng được xem là chứng từ pháp lý có giá trị quan trọng trong việc chứng minh các giao dịch kinh doanh giữa bên bán và bên mua. Nó là cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh, đảm bảo các khoản thuế được kê khai và nộp đầy đủ. Ngoài ra, hóa đơn còn giúp doanh nghiệp minh bạch trong kế toán, tránh rủi ro về thuế và các tranh chấp phát sinh sau này.

5.5. Bảng kê mua hàng dùng khi nào?

Bảng kê mua hàng sẽ được dùng để làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toán, hạch toán các chi phí vật tư, hàng hóa,… Các bạn cần lưu ý rằng bảng kê mua hàng này không được khấu trừ vào thuế GTGT của các doanh nghiệp.

5.6. Mua hàng không có hóa đơn bị phạt bao nhiêu?

Căn cứ vào quy định của các quy định về thuế thì khi bán hàng hóa mà người bán không lập hóa đơn cho người mua thì có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

5.7. Chứng từ mua hàng là gì?

Chứng từ trong quá trình mua hàng là căn cứ chứng minh nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp thực sự phát sinh với cơ quan chức năng. Chứng từ mua hàng bao gồm : Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng. Hóa đơn giá trị giá tăng.

5.8. Lập bảng kê để làm gì?

Lập bảng kê để:

• Làm căn cứ hạch toán kế toán: Bảng kê được sử dụng để ghi nhận chi phí mua hàng hóa, dịch vụ vào sổ sách kế toán.
• Kê khai thuế: Bảng kê là một trong những căn cứ để kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng.