Hướng dẫn thực hiện kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ

1. Hóa đơn là gì?

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Cũng theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Hướng dẫn thực hiện kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ?

Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hóa đơn điện tử sai sót mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người nộp thuế được lựa chọn 01 trong 02 hình thức xử lý là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế hóa đơn có sai sót.

- Trường hợp, người nộp thuế lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Trường hợp, người nộp thuế lựa chọn lập hóa đơn điện mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Theo đó, người nộp thuế ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Như vậy, khi lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót sẽ làm thay đổi nghĩa vụ thuế giá trị giă tăng đã kê khai trước đó. Do vậy, phải lập tờ khai thuế giá trị gia tăng bổ sung cho tháng/quý có hóa đơn bị sai sót (không phải là lập tờ khai bổ sung vào tháng phát sinh hóa đơn thay thế/điều chỉnh).

Theo đó, hóa đơn thay thế/điều chỉnh và hóa đơn bị thay thế/bị điều chỉnh phát sinh tại 02 kỳ kê khai thuế khác nhau (khác tháng/quý kê khai) thì doanh nghiệp phải kê khai hóa đơn thay thế/điều chỉnh trên tờ khai bổ sung của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế/bị điều chỉnh.

Trên đây là những nội dung cơ bản liên quan đến hướng dẫn thực hiện kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ mà chúng tôi muốn cập nhật đến bạn đọc. Hi vọng, những nội dung trên sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về việc kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ, đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế.

Xem thêm các bài viết có liên quan:

Có Được Xuất Hóa Đơn Theo Từng Lần Thanh Toán Không?