Hóa đơn thay thế có bắt buộc kèm Mẫu 04 gửi cơ quan thuế không?

1. Hóa đơn thay thế có bắt buộc kèm Mẫu 04 gửi cơ quan thuế không?

Nếu doanh nghiệp chọn việc lập hóa đơn thay thế thì không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.

Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Mẫu 04/SS-HĐĐT được quy định là mẫu thông báo hóa đơn sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu 04/SS-HĐĐT được trình bày như sau:

Căn cứ theo khoản 1, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về các trường hợp bắt buộc phải gửi TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT gồm:

"1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

...

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

...

c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất."

Như vậy, doanh nghiệp được lựa chọn việc hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới hoặc lập hóa đơn thay thế. Nếu doanh nghiệp chọn việc hủy hóa đơn sai sót thì phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế và lập hóa đơn mới. Nếu doanh nghiệp chọn việc lập hóa đơn thay thế thì không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.

2. Lập hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Người nộp thuộc các trường hợp dưới đây sẽ thực hiện lập hóa đơn thay thế:

• Hóa đơn có sai sót về nội dung: người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót.
• Hóa đơn giấy có sai sót về hình thức hoặc bị mất.

Thời điểm cần lập hóa đơn thay thế được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

"1. Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

2. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;

b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;

c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)."

Từ quy định trên, người nộp thuộc các trường hợp trên sẽ cần lập hóa đơn thay thế.

3. Nguyên tắc xử lý hoá đơn sai sót như thế nào?

Tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn có sai sót được quy định, bổ sung như sau:

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Thời hạn lập hóa đơn thay thế là bao lâu?

Phải lập hóa đơn thay thế trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát hiện sai sót. Do đó, nếu không thực hiện đúng thời hạn quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế và hoá đơn.

4.2. Nếu hóa đơn thay thế không được gửi cho bên mua, có hợp lệ không?

Không. Hóa đơn thay thế phải được gửi cho bên mua để đảm bảo tính pháp lý và ghi nhận giao dịch đúng đắn.

4.3. Hóa đơn thay thế khác gì hóa đơn điều chỉnh?

Hóa đơn thay thế là loại hóa đơn được lập để thay thế hoàn toàn cho hóa đơn gốc đã phát hành nhưng bị sai sót. Đồng thời, nội dung của hóa đơn thay thế sẽ ghi lại toàn bộ thông tin đúng và hợp lệ, giống như một hóa đơn mới. Hóa đơn gốc sẽ không còn giá trị sử dụng, và tất cả các giao dịch, kê khai thuế sẽ dựa trên hóa đơn thay thế. Ngược lại, hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn được lập để điều chỉnh sai sót trên hóa đơn gốc đã phát hành. Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi rõ các nội dung cần điều chỉnh, không thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc. Hóa đơn gốc vẫn có giá trị sử dụng và được dùng làm căn cứ để kê khai thuế cùng với hóa đơn điều chỉnh.

4.4. Hóa đơn thay thế phải có chữ ký điện tử của cả người bán và người mua không?

Phụ thuộc vào thỏa thuận giữa người bán và người mua. Theo quy định, hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu chữ ký điện tử của người bán.

4.5. Nếu hóa đơn thay thế cũng bị sai, cần làm gì?

Lập lại hóa đơn thay thế khác, đảm bảo đúng nội dung và thông báo lại cho bên mua.