Huỷ hoá đơn đã xuất và xuất lại hóa đơn khác có được không?

1. Huỷ hoá đơn đã xuất và xuất lại hóa đơn khác có được không?

Căn cứ vào Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025 có hiệu lực từ ngày 01/6/2025 về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
2. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra nội dung sai.
Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.
4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:
a) Đối với các hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật có liên quan thì người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phát sinh giảm ghi âm (-) hoặc phát sinh tăng ghi dương (+) phù hợp với thực tế).
b) Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:
c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.
c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.
Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.
c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều này.
d) Trường hợp tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán) đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng cho đơn vị chấp nhận thẻ thì tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại khoản 1 Điều này, trên hóa đơn điều chỉnh không cần có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số.... Mẫu số... ký hiệu... ngày...tháng...năm.”
đ) Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông mà khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động để thanh toán cho cước dịch vụ trả sau, nhắn tin ủng hộ từ thiện, các dịch vụ viễn thông khác được chấp nhận thanh toán bằng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động theo quy định của pháp luật và khi bán thẻ cào, hoàn thành cung cấp dịch vụ doanh nghiệp viễn thông đã thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định, doanh nghiệp viễn thông căn cứ vào dữ liệu trên bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác, khách hàng để thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.
5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;
b) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;
c) Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh;
d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;
đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.”

Theo đó, thủ tục hủy hóa đơn hiện nay đã không còn được quy định trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, do đó trong trường hợp trường hợp này hoá đơn đẫ được lập có sai sót thì tùy từng trường hợp như quy định đã nếu trên, tổ chức phát hành hóa đơn chỉ cần thông báo cho cơ quan thuế, thông báo cho người mua hoặc điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn thay thế mà không phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn như quy định trước đây.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử là khi nào?

Căn cứ Khoản 1, 2, 3 Điều 9 Nghị định 123/2023/NĐ-CP được sửa đổi , bổ sung bởi Điểm a Khoản 1 Điều 6 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy, nhìn chung, pháp luật quy định thời điểm phải lập hóa đơn nói chung bao gồm hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, Nghị định Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm b, c Khoản 1 Điều 6 Nghị định 70/2025 còn quy định việc lập hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp giao dịch đặc thù như sau:

[1] Đối với các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác gồm: Trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ quảng cáo truyền hình, dịch vụ thương mại điện tử, dịch vụ bưu chính và chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay), chuyển tiền quốc tế, dịch vụ chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch vụ thu phí và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

[2] Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

[3] Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

[4] Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

• Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
• Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

[5] Thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

[6] Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô: Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ) là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.

[7] Đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện thì thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế. Riêng hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện.

[8] Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cho vay được xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng giữa tổ chức tín dụng và khách hàng đi vay, trừ trường hợp đến kỳ hạn thu lãi không thu được và tổ chức tín dụng theo dõi ngoại bảng theo quy định pháp luật về tín dụng thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu được tiền lãi vay của khách hàng. Trường hợp trả lãi trước hạn theo hợp đồng tín dụng thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu lãi trước hạn.
Đối với hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, hoạt động cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ của tổ chức kinh tế của tổ chức tín dụng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ.

[9] Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

[10] Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị. Đơn vị cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết dịch vụ cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

[11] Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật: tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định

[12] Đối với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở khám bệnh, chữa bệnh căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.
Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiểm y tế.

[13] Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe).

3. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2023/NĐ-CP được bổ sung bởi Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử như sau:

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

c) Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định này.

d) Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

Như vậy, hóa đơn điện tử là tài liệu được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật kế toán, thuế.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1 Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa lập hóa đơn điện tử khi nào?

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

4.2 Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ lập hóa đơn điện tử khi nào?

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

4.3 Hóa đơn điện tử bao gồm mấy loại?

Hóa đơn điện tử gồm hai loại, hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

4.4 Việc lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ hàng không được thực hiện như thế nào?

Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.