Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì người bán nên xử lý như thế nào? Cơ quan nhà nước cần thông báo khi xuất sai hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì người bán có được lập hóa đơn thay thế hay không?
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
“ Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.”
Như vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập bị phát hiện có sai sót, người bán có quyền lập hóa đơn thay thế, trừ khi hai bên (người bán và người mua) đã có thỏa thuận lập văn bản ghi nhận sai sót trước khi thực hiện việc lập hóa đơn thay thế. Trong trường hợp đó, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận để ghi rõ nội dung sai sót, và sau đó, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
2. Cách xử lý khi hóa đơn thay thế vẫn có những sai sót
Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã được lập thay thế cho hóa đơn cũ nhưng lại phát hiện có sai sót, việc điều chỉnh sẽ phải tuân thủ theo quy trình cụ thể sau:
Không được huỷ hóa đơn thay thế: Trong trường hợp hóa đơn thay thế đã lập tiếp tục có sai sót, bên bán không được thực hiện việc huỷ hóa đơn này.
Xuất hóa đơn mới thay thế: Bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn thay thế đã có sai sót. Hóa đơn mới này phải được lập theo quy định tương tự như hóa đơn thay thế lần đầu.
Ghi chú rõ ràng: Hóa đơn điện tử mới thay thế cũng cần có dòng chữ ghi chú rõ ràng để chỉ rõ đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó có sai sót.
Như vậy, khi đã lập hóa đơn điện tử thay thế và phát hiện sai sót, bên bán cần thực hiện việc lập hóa đơn mới thay thế mà không được phép huỷ bỏ hóa đơn trước đó. Quy trình này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tính minh bạch trong quản lý hóa đơn điện tử.
3. Hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế về việc xử lý hóa đơn có sai sót ra sao?
Theo hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định cụ thể như sau:
Lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu người bán chọn phương thức điều chỉnh, họ phải thực hiện điều chỉnh toàn bộ thông tin liên quan đến dòng hàng hóa bị sai, bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và thành tiền chưa thuế.
Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
Lập hóa đơn thay thế. Nếu người bán chọn phương thức thay thế, họ cần lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và tất cả nội dung của hóa đơn cần thay thế.
Hóa đơn thay thế cũng phải ghi thông tin: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
Xử lý hóa đơn có sai sót tiếp theo. Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng lại phát hiện sai sót, người bán sẽ tiếp tục thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu:
Điều chỉnh: Lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (hóa đơn gốc).
Thay thế: Lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế lần đầu).
Thông báo với cơ quan thuế. Người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Xem thêm các bài viết có liên quan:
Tổng giá trị các hóa đơn trong ngày trên 20 triệu có được thanh toán bằng tiền mặt không?
Trường hợp hóa đơn đầu vào kê khai muộn và những điểm cần lưu ý
Bồi thường hợp đồng có xuất hóa đơn không?