Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau thì sử dụng ngày nào để kê khai và hạch toán theo quy định mới nhất 2025?

1. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau thì sử dụng ngày nào để kê khai và hạch toán theo quy định mới nhất 2025?

Trường hợp ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau, thì người bán kê khai theo ngày lập hóa đơn, còn người mua kê khai theo ngày nhận hóa đơn hợp lệ.

Căn cứ theo quy định tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Ngoài ra, cũng theo Công văn 1586/TCT-CS năm 2023 về khai thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn điện tử của người bán có hướng dẫn:

Căn cứ khoản 7 Điều 3, Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

Căn cứ quy định tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế Ban hành Quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế;

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì nếu thời điểm ký số trên hóa đơn phát sinh cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn thì hóa đơn điện tử đã lập vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ:

- Người bán thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn;

- Người mua thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Như vậy, trường hợp hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì nếu thời điểm ký số trên hóa đơn phát sinh cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn thì hóa đơn điện tử đã lập vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ.

Người bán sẽ thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn. Còn người mua thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Hướng dẫn thực hiện kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ, cùng kỳ mới nhất 2025 chuẩn quy định

Khi phát sinh hóa đơn thay thế/điều chỉnh, doanh nghiệp cần xác định ảnh hưởng của việc lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh đối với nghĩa vụ thuế của kỳ gốc để thực hiện kê khai:

3. Các câu hỏi thường gặp

3.1. Hóa đơn điều chỉnh tăng giảm có ghi số âm, dương không mới nhất 2025?

Căn cứ tại điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

...

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

...

Như vậy, khi lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót thì nội dung điều chỉnh tăng/giảm phải ghi rõ dấu dương (khi tăng), dấu âm (khi giảm) đúng với thực tế điều chỉnh.

3.2. Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng ra sao?

Căn cứ Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng được quy định như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.
• Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

3.3. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thế nào?

Căn cứ Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm:

• Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
• Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
• Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

3.4. Hàng hóa được giảm thuế GTGT mua trước 01/01/2023 nhưng trả lại sau 31/12/2022 thì lập hóa đơn hoàn trả với thuế suất bao nhiêu?

Theo hướng dẫn tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023, trong trường hợp hàng hóa đã mua trước 01/01/2023 thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không dúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT 8%.

3.5. Có được hủy hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập có sai sót không?

Không được hủy hóa đơn điều chỉnh, thay thế mà phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn điều chỉnh, thay thế có sai sót.

Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:

• Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
• Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).

Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử có sai sót và nếu hóa đơn điều chỉnh, thay thế tiếp tục có sai sót thì không được hủy hóa đơn điều chỉnh, thay thế mà phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn điều chỉnh, thay thế có sai sót.