Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau thì sử dụng ngày nào để kê khai và hạch toán theo quy định?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ vào Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Ngày lập hóa đơn điện tử là ngày nào?

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thời điểm lập hóa đơn được xác định theo các trường hợp như sau:

- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Trường hợp này không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.

3. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau thì sử dụng ngày nào để kê khai và hạch toán theo quy định?

Đối với trường hợp ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau thì Tổng cục thuế đã ban hành các công văn để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đối với việc ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau, cụ thể:

Căn cứ Công văn 58325/CT-TTHT ngày 25 tháng 8 năm 2017 của Cục thuế Thành phố Hà Nội cũng hướng dẫn như sau:

“Căn cứ theo quy định trên, trường hợp của Công ty CP Thế giới số Trần Anh đang sử dụng hóa đơn điện tử, trong quá trình sử dụng khi bán hàng hóa, dịch vụ thì ngày lập hóa đơn điện tử Công ty phải thực hiện theo đúng quy định tại điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì Công ty phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.”

Như vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử có ngày ký và ngày lập khác nhau, cơ quan Thuế hướng dẫn Doanh nghiệp cũng như các chi cục thuế lấy ngày lập hóa đơn để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.

Trên đây là những nội dung cơ bản liên quan đến quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau thì sử dụng ngày nào để kê khai và hạch toán. Theo đó, trường hợp bạn lập hóa đơn một ngày và ký hóa đơn một ngày khác thì căn cứ vào ngày lập hóa đơn để hạch toán theo đúng quy định. Khi lập và xuất hóa đơn, bạn cần tìm hiểu kỹ những quy định liên quan đến hóa đơn nhé.

Xem các bài viết có liên quan:

Có Được Xuất Hóa Đơn Theo Từng Lần Thanh Toán Không?

Hướng dẫn thực hiện kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ