Thủ tục 5 bước hủy hóa đơn điện tử nhanh chóng đúng luật mới nhất 2025

1. Thủ tục 5 bước hủy hóa đơn điện tử nhanh chóng đúng luật mới nhất 2025

Dưới đây là cách hủy hóa đơn điện tử theo các trường hợp được hủy hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót: Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị viết sai, nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua thì phải thực hiện hủy hóa đơn:

• Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế
  • • Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới
• Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
• Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
• Bước 5: Tra cứu

Hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn về việc hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế thì trình tự, thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện như sau:

• Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn.(trừ Hộ, cá nhân kinh doanh): Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
• Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
• Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn: Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
• Bước 4: Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn: Ở bước này, phải nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn gửi trực tiếp đén Cơ quan thuế quản lý. Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.

Theo đó, hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy

Trong đó, phải ghi chi tiết các thông tin: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

• Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn: Thông báo kết quả hủy hóa đơn được làm theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ vào Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Theo đó, mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

3. Quy định về các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Căn cứ tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì nếu thuộc 02 trường hợp dưới đây thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

(1) Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

(2) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Hóa đơn điện tử được hủy trong bao lâu?

Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn được quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

4.2. Huỷ hóa đơn có ảnh hưởng gì không?

Các hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn sẽ bị phạt cảnh cáo, phạt tiền từ 2 triệu đến 4 triệu đồng hoặc phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng, tùy thuộc vào thời gian hủy hóa đơn và các tình tiết liên quan. Ngoài ra, việc hủy hóa đơn không tuân theo quy định pháp luật cũng sẽ bị phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.

4.3. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ vào Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.

4.4 Việc lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ hàng không được thực hiện như thế nào?

Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.