Hóa đơn chuyển đổi khác gì so với hóa đơn giấy thông thường mới nhất 2025?
Hóa đơn chuyển đổi khác gì so với hóa đơn giấy thông thường mới nhất 2025?

1. Hóa đơn chuyển đổi khác gì so với hóa đơn giấy thông thường mới nhất 2025?

Phân biệt hóa đơn chuyển đổi (từ hóa đơn điện tử) và hóa đơn giấy thông thường là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch, tránh nhầm lẫn trong quản lý và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

TT

Điểm khác nhau

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn tự in

1

Ký hiệu hóa đơn

Ký tự cuối cùng là chữ E

Ký tự cuối cùng là chữ T hoặc P

2

Số liên hóa đơn

Không có số liên

Từ 2 liên trở lên

3

Chữ ký trên hóa đơn

Chữ ký số (chữ ký điện tử)

Chữ ký tay

4

Hình thức hóa đơn

Lưu trữ bản mềm hóa đơn điện tử. Không cần phải in ra giấy.

In hóa đơn giấy

5

Cách thức nhận hóa đơn

Khách hàng (người mua hàng) nhận hóa đơn điện tử qua email.

Khách hàng (người mua hàng) nhận bản cứng trực tiếp.

6

Thời gian lưu trữ hóa đơn

10 năm lưu trữ file mềm trên hệ thống

10 năm trên hệ thống + bản cứng vật lý

7

Quy định pháp lý

Được quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đối với hóa đơn giấy).

2. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy đúng luật nhanh chóng mới nhất 2025

Căn cứ Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều kiện được chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy được quy định như sau:

"1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này."

Trong quy định trên, các trường hợp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy bao gồm:

  • Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh yêu cầu cần dùng hóa đơn, chứng từ giấy;
  • Chuyển đổi hóa đơn, chứng từ giấy theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra kiểm tra, điều tra.

Đồng thời hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần chuyển đổi là hóa đơn, chứng từ hợp pháp và bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không?

Căn cứ khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định:

"3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này."

Như vậy, việc đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi không bắt buộc, trừ khi có yêu cầu cụ thể từ pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên liên quan.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong giao dịch, doanh nghiệp nên cân nhắc việc đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi, đặc biệt khi:

  • Khách hàng yêu cầu hóa đơn giấy có đóng dấu để phục vụ cho việc lưu trữ, kê khai thuế hoặc thanh toán.

  • Doanh nghiệp muốn tăng cường tính xác thực và tin cậy của hóa đơn chuyển đổi trong các giao dịch thương mại.

Việc tuân thủ đúng quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan.

Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không?

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Ai được quyền thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Người được ủy quyền thực hiện chuyển đổi hóa đơn hoặc người có trách nhiệm quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

4.2. Hóa đơn chuyển đổi có bắt buộc phải gửi cho cơ quan thuế không?

Không. Hóa đơn chuyển đổi chỉ là bản tham chiếu cho doanh nghiệp và khách hàng, không phải gửi cơ quan thuế.

4.3. Hóa đơn chuyển đổi có được sử dụng để thanh toán với khách hàng không?

Hóa đơn chuyển đổi chỉ có giá trị để lưu trữ và tham chiếu, không dùng làm chứng từ thanh toán, trừ khi khách hàng yêu cầu và được ký xác nhận đầy đủ.

4.4. Phải lưu trữ hóa đơn chuyển đổi bao lâu?

Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời gian quy định (tối thiểu 10 năm). Hóa đơn chuyển đổi nếu có giá trị pháp lý thì cũng phải lưu trữ cùng thời gian như hóa đơn điện tử gốc.

4.5. Hóa đơn chuyển đổi có phải là bản sao không?

Hóa đơn chuyển đổi là bản thể hiện của hóa đơn điện tử dưới dạng giấy, không phải là bản sao, nhưng nếu in thêm các bản khác từ hóa đơn gốc sẽ được coi là bản sao.

4.6. Nếu hóa đơn chuyển đổi không có chữ ký người thực hiện chuyển đổi thì có hợp lệ không?

Không. Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi để đảm bảo tính pháp lý.