Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là gì, có hợp lệ không?

1. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hoá đơn không có mã của cơ quan thuế như sau:

"Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế."

Bên cạnh đó, đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã được đề cập trong quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 như sau:

"2. Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế."

Tóm lại, đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là:

• Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực sau: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Đồng thời, hoá đơn không có mã của cơ quan thuế chỉ được chấp thuận khi đáp ứng đủ các điều kiện và đúng theo mẫu tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, áp dụng khi nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

"Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn."

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn, các đối tượng sau phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

"1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều này.

...

3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 51 của Luật này và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

4. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều này nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh."

Như vậy đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Ngoài ra, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, các đối tượng và lĩnh vực sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế bao gồm: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên; doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

3. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đúng luật mới nhất

Hoá đơn điện tử không có mã được quy định về quy trình xử theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025 như sau:

Như vậy, hoá đơn không có mã của cơ quan thuế phải được xử lý theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đồng thời, tiến hành gửi thông báo điều chỉnh đến người mua và cơ quan thuế theo đúng trình tự, thủ tục.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Khi nào hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị coi là không hợp lệ?

• Hóa đơn không có đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định.

• Hóa đơn không được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc không được cơ quan thuế chấp thuận.

• Hóa đơn đã bị cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng (do doanh nghiệp bị xử phạt, bị dừng sử dụng hóa đơn).

• Không đảm bảo tính bảo mật, an toàn trong quá trình lập, gửi, nhận và lưu trữ.

4.2. Điều kiện để hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được coi là hợp lệ:

• Được lập đúng theo mẫu quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

• Đầy đủ các nội dung bắt buộc: thông tin người bán, người mua, hàng hóa dịch vụ, giá trị, thuế suất (nếu có), chữ ký số của người bán.

• Đã được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp thuận.

• Được lưu trữ và bảo quản đúng quy định của pháp luật.

• Phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và đối tượng áp dụng theo quy định pháp luật.

4.3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khác gì với hóa đơn không có mã?

Hóa đơn có mã là hoá đơn được xác thực bởi cơ quan thuế qua hệ thống cấp mã tự động, đảm bảo tính hợp lệ ngay khi phát hành và phù hợp với các đối tượng có rủi ro cao về thuế.

4.4. Có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn có mã không?

Có. Doanh nghiệp cần làm đơn đăng ký chuyển đổi gửi cơ quan thuế và tuân thủ hướng dẫn.

4.5. Nếu mất kết nối với hệ thống cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn có mã không?

Trong trường hợp mất kết nối tạm thời, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và phải cập nhật dữ liệu với cơ quan thuế ngay khi kết nối lại.

4.6. Có thể sử dụng nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã không?

Được, nhưng tất cả các hóa đơn phải đảm bảo truyền dữ liệu đến cơ quan thuế đúng quy định.