Trường hợp hóa đơn đầu vào kê khai muộn và những điểm cần lưu ý

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn xuất hiện khi doanh nghiệp mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, sử dụng dịch vụ, nhằm phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh. Về hình thức và nội dung, hóa đơn đầu vào vẫn giống như các hóa đơn thông thường khác. Thuật ngữ này được sử dụng để chỉ các khoản chi ra trong kế toán doanh nghiệp.

Một số loại chứng từ cần thiết của hóa đơn đầu vào là:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa, có bổ sung phụ lục ghi chi tiết danh mục hàng hóa, vật tư mà doanh nghiệp mua.

- Phiếu nhập hàng hóa đã mua vào kho của doanh nghiệp.

- Các giấy tờ là phiếu thu, biên lai ghi tiền giao dịch hàng hóa mà doanh nghiệp đã thực hiện.

- Biên bản ghi nhận thanh lý hợp đồng mua bán.

2. Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào

Kê khai hóa đơn đầu vào nhằm mục đích kê khai thuế và để khấu trừ thuế đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp. Thời hạn kê khai thuế được thực hiện theo quy định của Pháp luật về kê khai thuế do Bộ tài chính quy định.

Căn cứ theo Khoản 8, Điều 14, Thông tư 219/2013/TT- BTC ban hành ngày 31/12/2013 về nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào quy định như sau:

“Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.

Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế”

Theo quy định trên, thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào được thực hiện trong kỳ tính thuế. Trường hợp sau khi hết hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định, người nộp thuế phát hiện kê khai sót hóa đơn đầu vào thì được khai bổ sung. Trường hợp này được coi là trường hợp hóa đơn đầu vào kê khai muộn.

Kế toán không kê khai hóa đơn đầu vào dẫn đến việc không được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, để đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp kế toán có thể kê khai bổ sung vào kỳ sau để được khấu trừ thuế nhưng phải thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

3. Rủi ro khi doanh nghiệp bỏ sót hoá đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót là một trường hợp xảy ra khi doanh nghiệp kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào không đầy đủ hoặc không chính xác so với hóa đơn, chứng từ có liên quan. Nếu không kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót kịp thời có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp và gây khó khăn trong việc quản lý, kiểm tra thuế của cơ quan thuế.

Việc kê khai hóa đơn đầu vào bỏ sót năm trước là sai sót mà kế toán doanh nghiệp thường hay gặp phải, gây ra một số hậu quả & tiềm tàng nhiều rủi ro cho doanh nghiệp:

- Khi bỏ sót hoá đơn đầu vào, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT gây thất thoát tài chính;

- Vi phạm hành chính & bị xử phạt bị mất hoá đơn khi cơ quan thuế thanh kiểm tra hoá đơn đầu vào cho hàng hoá dịch vụ mà DN không thể xuất trình chứng minh nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm;

- Vi phạm hành chính & xử phạt trốn thuế khi Cơ quan thuế có đủ bằng chứng chứng minh đây là hành động trốn doanh thu

Ngoài ra, khi phát hiện hoá đơn đầu vào bị bỏ sót mà Kế toán không thực hiện kê khai bổ sung theo quy định có thể gây ra vi phạm nghiêm trọng dẫn đến:

- Xử phạt lên đến 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế được hoàn cao hơn so với quy định pháp luật;

- Doanh nghiệp phải nộp đủ số tiền thuế nợ, số tiền thuế thiếu, chậm nộp vào ngân sách nhà nước.

4. Hóa đơn đầu kê khai muộn thì kê khai bổ sung như thế nào

4.1. Thời gian kê khai bổ sung hóa đơn

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP sau khi hết hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót thì được khai bổ sung.

Hồ sơ khai thuế bổ sung, điều chỉnh được nộp cho cơ quan thuế vào bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo, nhưng phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế.

Người nộp thuế phải khai chính xác, trung thực, đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế và nộp đủ các chứng từ, tài liệu quy định trong hồ sơ khai thuế với cơ quan quản lý thuế.

Như vậy thời gian kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào để khai thuế không giới hạn, tuy nhiên phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế.

4.2. Kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào kê khai muộn sẽ thực hiện kê khai bổ sung tại các kỳ tính thuế tiếp theo. Quy trình thực hiện kê khai bổ sung như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) của Tổng cục thuế

Bước 2: Lựa chọn “Thuế giá trị gia tăng”, sau đó chọn “Tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTGT)

Bước 3: Lựa chọn kỳ kê khai phù hợp rồi tiến hành thực hiện kê khai tương tự như cách lập tờ khai thuế GTGT thông thường.

Sau khi thực hiện các bước việc kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào cũng chính thức hoàn tất.

5. Những điểm cần lưu ý khi kê khai hóa đơn đầu vào

5.1. Xác định thời hạn kê khai thuế

Doanh nghiệp cần kê khai hóa đơn đầu vào theo quy định kê khai thuế. Thời hạn kê khai thuế được thực hiện theo quy định của Luật quản lý thuế 2019 như sau:

- Trường hợp kê khai thuế giá trị gia tăng theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ: hạn cuối khai thuế GTGT tháng 8/2024 là ngày 20/08/2024.

- Trường hợp kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ: Ngày 31/10/2024 là thời hạn kê khai thuế giá trị gia tăng của quý III/2024.

- Thời hạn kê khai thuế giá trị gia tăng theo từng lần phát sinh: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

5.2 Kê khai hóa đơn đầu vào bổ sung sau thời điểm thanh tra không được hoàn thuế

Hóa đơn đầu vào là căn cứ để khấu trừ thuế. Tuy nhiên kê khai hóa đơn đầu vào trước thời điểm Cơ quan thuế hoặc Cơ quan có thẩm quyền quyết định thanh, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì việc bổ sung hóa đơn nhằm mục đích khấu trừ thuế mới có hiệu lực. Trong trường hợp kê khai bổ sung sau thời điểm công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thì sẽ không được khấu trừ thuế.

Xem thêm các bài viết liên quan:

Bán hàng dưới 200.000 đồng có phải xuất hóa đơn không?

Tổng giá trị các hóa đơn trong ngày trên 20 triệu có được thanh toán bằng tiền mặt không?

Có Được Xuất Hóa Đơn Theo Từng Lần Thanh Toán Không?