Quy định về con dấu công ty và cách đóng dấu công ty chuẩn mới nhất 2025

1. Quy định về con dấu công ty mới nhất 2025

Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:

• Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
• Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
• Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

2. Cách đóng dấu công ty chuẩn mới nhất 2025

Căn cứ theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Theo các quy định trên, cách đóng dấu văn bản công ty chính xác nhất như sau:

(1) Đóng dấu chữ ký

• Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Cách đóng dấu chữ ký:

• Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

(2) Đóng dấu treo

Cách đóng dấu:

• Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
• Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Lưu ý: Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.

(3) Đóng dấu giáp lai

Cách đóng dấu:

• Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
• mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Lưu ý: Những quy định áp dụng đối với doanh nghiệp nhà nước, tuy nhiên doanh nghiệp ngoài nhà nước cũng có thể áp dụng theo.

3. Điều kiện để sử dụng con dấu

Có sự khác nhau về con dấu của doanh nghiệp theo quy định giữa Luật doanh nghiệp năm 2014 và Luật doanh nghiệp năm 2020. Cụ thể:

Điều 44 luật doanh nghiệp 2014quy định:

Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:

• Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
• Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu

Vì vậy, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc địa chỉ hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện để đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015:

• Tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Còn Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định mở về quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp.

• Giao quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu, quản lý con dấu, quyết định số lượng và hình thức của con dấu.

Đây là một trong những điểm mới mang tính khác biệt và đột pháp của luật doanh nghiệp năm 2020 so với quy định trước đây nhằm đơn giản hóa vấn đề quản lý và sử dụng con dấu, giao quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong vấn đề này.

4. Có những có quan đăng ký mẫu con dấu nào theo quy định hiện hành?

Tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP có quy định về cơ quan đăng ký mẫu con dấu cũng như phân định thẩm quyền của các cơ quan này như sau:

(1) Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước, gồm:

• Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội;
• Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước;
• Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp; cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Bộ Công an; cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương;
• Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;
• Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;
• Đại sứ quán, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh dự, Phái đoàn thường trực, Phái đoàn, Phái đoàn quan sát viên thường trực và cơ quan đại diện khác thực hiện chức năng đại diện của Nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài;
• Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương cấp giấy phép hoạt động;
• Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động.

(2) Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, gồm:

• Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh;
• Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương;
• Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Công an quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Công an xã, phường, thị trấn; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện, trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp tỉnh; cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp huyện; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
• Ban chỉ huy quân sự cấp xã, Ban chỉ huy quân sự cơ quan, tổ chức ở cơ sở;
• Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện;
• Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, đơn vị trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;
• Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;
• Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;
• Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động;
• Ủy ban bầu cử ở cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử ở cấp huyện, Ủy ban bầu cử ở cấp xã, Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã, Tổ bầu cử;
• Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động;
• Một số trường hợp theo ủy quyền của cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Con dấu công ty bị hỏng thủ tục đăng ký lại như thế nào?

Căn cứ Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:

• Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
• Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, khi con dấu công ty bị hỏng thì công ty phải liên lạc lại với cơ sở khắc dấu của công ty để làm lại con dấu

5.2. Dấu dưới hình thức chữ ký số là dấu của doanh nghiệp?

Căn cứ Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:

• Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
• Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, căn cứ quy định nêu thì dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử là dấu của doanh nghiệp.

Trong đó, theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

(1) Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

(2) Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng theo quy định.

(3) Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

5.3. Con dấu công ty có hiệu lực khi nào?

Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp đã bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Do đó, con dấu công ty sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm hoàn thành việc khắc dấu/mua chữ ký số theo quyết định của công ty.

Theo khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, dấu của doanh nghiệp bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu/dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, kể từ ngày 01/01/2021 (ngày Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực), con dấu công ty sẽ có hiệu lực ngay khi hoàn thành việc khắc dấu/mua chữ ký số mà không cần phải đợi đăng tải mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như trước.

5.4. Con dấu công ty có thời hạn sử dụng không?

Khi Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực (từ ngày 01/01/2021)

• Quy định về thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng kí kinh doanh cũng bị bãi bỏ.
• Theo đó, từ ngày 01/01/2021, con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn, doanh nghiệp tự quyết định mẫu con dấu và không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng kí kinh doanh khi cần thay đổi hoặc hủy bỏ con dấu.
• Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng con dấu do công an cấp trước đây kèm theo thông báo mẫu dấu thì được tiếp tục sử dụng/có thể trả lại cơ quan công an rồi khắc con dấu mới/mua chữ ký số và mang con dấu mới ra ngân hàng làm thủ tục thay đổi với ngân hàng (không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước).

Như vậy, hiện nay, con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn.

5.5. Khi con dấu bị mất cần làm gì ?

Thông thường, khi mất con dấu, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Báo cáo với cơ quan chủ quản: Doanh nghiệp nên thông báo vụ việc mất con dấu cho cơ quan chủ quản, chẳng hạn như cơ quan công an.

Bước 2: Lập văn bản báo cáo: Doanh nghiệp cần lập văn bản báo cáo việc mất con dấu, ghi rõ lý do và các thông tin liên quan. Văn bản này cần được chuẩn bị và ký xác nhận bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu: Doanh nghiệp cần nộp “giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu” cho cơ quan công an quản lý, để thông báo và yêu cầu cấp lại con dấu.

Bước 4: Làm thủ tục cấp lại con dấu: Tùy thuộc vào quy định của từng địa phương, doanh nghiệp có thể phải tiếp tục thực hiện các bước sau:

• Nếu con dấu của doanh nghiệp được cấp phép bởi cơ quan trung ương (trước ngày 01/07/2015), thì doanh nghiệp cần tiến hành làm thủ tục cấp lại tại Cục Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội, thuộc Bộ Công an.
• Nếu con dấu do địa phương cấp phép (trước hoặc sau ngày 01/07/2015), doanh nghiệp cần liên hệ với Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội tại tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.
• Sau ngày 01/07/2015, doanh nghiệp cần liên hệ với Cơ sở khắc dấu và nộp hồ sơ cấp lại con dấu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của thành phố.

5.6. Quy định về cấp lại con dấu công ty?

Căn cứ theo điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định:

(1) Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 Tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp

• Tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

(2) Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này

• Nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấucho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
• Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.

(3) Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu:

• Doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp
• Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu
• Hủy mẫu con dấu.

5.7. Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?

Căn cứ quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng.

• Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.