Sổ đăng ký cổ đông là gì? Mẫu sổ đăng ký cổ đông chuẩn pháp lý mới nhất 2025

1. Sổ đăng ký cổ đông là gì? Mẫu sổ đăng ký cổ đông chuẩn pháp lý mới nhất 2025

1.1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Theo khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 thì sổ đăng ký cổ đông là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

1.2. Mẫu sổ đăng ký cổ đông chuẩn pháp lý mới nhất 2025

Mẫu sổ đăng ký cổ đông bao gồm một số nội dung cơ bản như sau:

• Tên doanh nghiệp;
• Số vốn điều lệ;
• Nội dung về cổ phần, bao gồm tổng số cổ phần; loại cổ phần; mệnh giá cổ phần.
• Tên cổ đông, địa chỉ, số lượng cổ phần của từng cổ đông.

2. Thay đổi thông tin cổ đông sáng lập công ty cổ phần có làm thủ tục thông báo trước hay không?

Tại khoản 2 Điều 57 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần chưa niêm yết:

• Cổ đông sáng lập quy định tại khoản 4 Điều 4 Luật Doanh nghiệp là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong Danh sách cổ đông sáng lập nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Việc thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập với Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ thực hiện trong trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua.
• Trường hợp thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập quy định tại khoản 2 Điều này, công ty gửi hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
  • Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần, trong đó không bao gồm thông tin về cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cập nhật thông tin của cổ đông sáng lập trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Như vậy, chỉ khi thuộc trường hợp nêu trên thì mới làm thủ tục thay đổi thông tin với Phòng đăng ký kinh doanh, những trường hợp thay đổi còn lại thì mình chỉ cần thực hiện cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty là được.

3. Sổ đăng ký cổ đông được lập vào thời điểm nào? Mức phạt hành chính đối với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông

3.1. Thời điểm lập sổ đăng ký cổ đông

Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020.

3.2. Mức phạt hành chính đối với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông

Theo khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng đối với hành vi vi phạm liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp như sau:

• Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;
• Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;
• Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Như vậy, đối với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông có thể bị xử phạt từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng.

Ngoài ra, còn bị áp dụng biện pháp khắc phục buộc lập sổ đăng ký cổ đông theo quy định theo điểm d khoản 3 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Ai có trách nhiệm quản lý sổ đăng ký cổ đông?

Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền bởi công ty có trách nhiệm tổ chức quản lý và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Công ty có thể ủy quyền cho tổ chức lưu ký chứng khoán thực hiện việc này nếu cần

4.2. Có được thay đổi thông tin trong sổ đăng ký cổ đông không?

Có. Khi có thay đổi về thông tin của cổ đông (như chuyển nhượng cổ phần, thay đổi địa chỉ, thay đổi tên...), công ty phải cập nhật thông tin vào sổ đăng ký cổ đông theo đúng quy định pháp luật.

4.3. Cổ đông có quyền yêu cầu xem sổ đăng ký cổ đông không?

Có. Cổ đông có quyền trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác xem xét, tra cứu và sao chép thông tin trong sổ đăng ký cổ đông trong giờ hành chính tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp thông tin thuộc bí mật kinh doanh.

4.4. Sổ đăng ký cổ đông có cần công chứng không?

Pháp luật không yêu cầu sổ đăng ký cổ đông phải được công chứng. Tuy nhiên, các thông tin ghi trong sổ phải chính xác, đầy đủ và được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính pháp lý khi có tranh chấp phát sinh.