Sổ đăng ký cổ đông được lập vào thời điểm nào? Mức phạt hành chính đối với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông

1. Sổ đăng ký cổ đông được lập vào thời điểm nào? Mức phạt hành chính đối với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông

1.1. Thời điểm lập sổ đăng ký cổ đông

Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020.

1.2. Mức phạt hành chính đối với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông

Theo khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng đối với hành vi vi phạm liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp như sau:

• Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;
• Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;
• Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Như vậy, đối với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông có thể bị xử phạt từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng.

Ngoài ra, còn bị áp dụng biện pháp khắc phục buộc lập sổ đăng ký cổ đông theo quy định theo điểm d khoản 3 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

2. Nội dung của sổ đăng ký cổ đông

Nội dung của sổ đăng ký cổ đông theo khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
• Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
• Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
• Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

3. Quy định về thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đông mới nhất năm 2025

Việc thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đông theo khoản 4 và khoản 5 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

• Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông.
• Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.

4. Quy định về lưu trữ sổ đăng ký cổ đông

Theo khoản 3 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 thì việc lưu trữ sổ đăng ký cổ đông được quy định như sau:

Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Công ty cổ phần có phải lập sổ đăng ký cổ đông cho mỗi loại cổ phần không?

Không bắt buộc phải lập sổ đăng ký cổ đông riêng biệt cho mỗi loại cổ phần. Tuy nhiên, trong sổ đăng ký cổ đông, công ty cần ghi rõ loại cổ phần mà mỗi cổ đông sở hữu (ví dụ: cổ phần phổ thông, cổ phần ưu đãi biểu quyết, cổ phần ưu đãi cổ tức,...).

5.2. Sổ đăng ký cổ đông có cần phải được ký tên và đóng dấu không?

Sổ đăng ký cổ đông không bắt buộc phải có chữ ký và con dấu. Tuy nhiên, các thông tin trong sổ cần được người có thẩm quyền (như Chủ tịch Hội đồng Quản trị hoặc người được ủy quyền) xác nhận và lưu giữ đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý.

5.3. Nếu công ty thay đổi cổ đông sáng lập, có cần phải thông báo về sự thay đổi trong sổ đăng ký cổ đông không?

Có. Khi có sự thay đổi về cổ đông sáng lập, công ty phải cập nhật ngay lập tức thông tin mới vào sổ đăng ký cổ đông. Đồng thời, nếu có thay đổi về tỷ lệ cổ phần hoặc quyền lợi, công ty cũng phải thông báo cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu cần).

5.4. Công ty cổ phần có phải báo cáo về sổ đăng ký cổ đông cho các cơ quan nhà nước không?

Thông thường, công ty cổ phần không cần báo cáo sổ đăng ký cổ đông cho cơ quan nhà nước trừ khi có yêu cầu đặc biệt từ các cơ quan như Cục Thuế, Sở Kế hoạch và Đầu tư, hoặc trong quá trình kiểm tra. Tuy nhiên, thông tin từ sổ đăng ký cổ đông có thể được sử dụng khi công ty báo cáo về tình hình vốn điều lệ, cơ cấu cổ đông.