Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông chuẩn pháp lý mới nhất 2025

1. Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông chuẩn pháp lý mới nhất 2025

Hiện tại, pháp luật chưa ban hành mẫu biên bản họp công ty thống nhất. Tuy nhiên, khi lập biên bản họp, doanh nghiệp cần bảo đảm nội dung phù hợp với các quy định pháp luật liên quan đến biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản họp Hội đồng thành viên.

2. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp không?

Căn cứ vào Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

c) Chương trình và nội dung cuộc họp;

d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;

đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.

2. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

3. Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

4. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

5. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

6. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Như vậy, biên bản hợp Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần cần phải có những nội dung cơ bản theo quy định nêu trên.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

3. Điều kiện để tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông trong Công ty Cổ phần năm 2025

Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, để tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thì phải đáp ứng các điều kiện như sau:

• Cuộc họp lần thứ nhất

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

• Cuộc họp lần thứ hai

Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác.

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

• Cuộc họp lần thứ ba

Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác.

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Đại hội đồng cổ đông có thể yêu cầu kiểm toán lại báo cáo tài chính không?

Có. Trong trường hợp nghi ngờ có sai sót hoặc gian lận trong báo cáo tài chính, Đại hội đồng cổ đông có quyền yêu cầu kiểm toán lại hoặc thay đổi công ty kiểm toán độc lập để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

4.2. Nếu cổ đông không thể tham gia họp thì có bị mất quyền biểu quyết không?

Không. Cổ đông vẫn có thể thực hiện quyền biểu quyết thông qua hình thức ủy quyền cho người khác hoặc bỏ phiếu từ xa (nếu công ty cho phép). Quyền biểu quyết không bị mất nếu cổ đông làm đúng thủ tục.

4.3. Công ty cổ phần có bắt buộc phải tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên không?

Có. Luật Doanh nghiệp quy định bắt buộc công ty cổ phần phải tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên mỗi năm một lần, trong thời hạn 04 tháng sau khi kết thúc năm tài chính. Có thể gia hạn tối đa 06 tháng nếu được chấp thuận.

4.4. Đại hội đồng cổ đông có thể xem xét kỷ luật Ban điều hành không?

Đại hội đồng cổ đông không trực tiếp xử lý kỷ luật Ban điều hành (Giám đốc, Tổng giám đốc), nhưng có quyền xem xét trách nhiệm của Hội đồng quản trị, bãi nhiệm thành viên HĐQT, từ đó gián tiếp thay đổi Ban điều hành.