
Chương V Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư
Số hiệu: | 30/2020/NĐ-CP | Loại văn bản: | Nghị định |
Nơi ban hành: | Chính phủ | Người ký: | Nguyễn Xuân Phúc |
Ngày ban hành: | 05/03/2020 | Ngày hiệu lực: | 05/03/2020 |
Ngày công báo: | 17/03/2020 | Số công báo: | Từ số 283 đến số 284 |
Lĩnh vực: | Bộ máy hành chính | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Mới: Ký ban hành văn bản hành chính phải bằng mực màu xanh
Đây là nội dung nổi bật tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư vừa được Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020.
Theo đó, Nghị định quy định rõ, khi ký ban hành văn bản hành chính bằng giấy, thì phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
(Trong khi đó, trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định khi ký không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, dẫn đến người ký văn bản có thể dùng mực đen…).
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền sẽ thực hiện ký số.
Ngoài ra, Nghị định còn sửa đổi quy định về các loại văn bản hành chính, cụ thể bỏ các loại văn bản sau khỏi danh sách các loại văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
MANAGEMENT AND USE OF SEALS AND SECURITY KEY STORAGE EQUIPMENT USED FOR RECORDS MANAGEMENT ACTIVITIES
Article 32. Management of seals and security key storage equipment
1. The entity’s head shall be responsible for assigning the records department to manage and use seals and security key storage equipment in accordance with regulations.
2. The records department shall assume the following responsibilities
a) Ensure the safekeeping and use of seals and secret key storage equipment at the entity’s office.
b) Hand over seals or security key storage equipment to others only when written consent from the competent person is given. Handover of seals or security key storage equipment must be documented.
c) Directly stamp, digitally sign documents issued by the entity and copies thereof.
d) Add the entity’s seal and digital signature to documents only if these documents are already signed by the competent person and copies of these documents are directly made by the entity.
3. Individuals shall be solely responsible for safekeeping of security key storage equipment and security keys.
Article 33. Use of seals and security key storage equipment
1. Using seals
a) When embossing the seal imprint, the imprint must be clear, neat, in the right direction and in red ink according to the regulations in force.
b) When chopping a seal across a signature, the seal imprint must overlap about 1/3 of the signature to the left.
c) With respect to documents annexed to the main text or appendices, the seal imprint is embossed on the top page and overlap a part of the entity's name or the title of an appendix.
d) Chopping seals at the upper left corner, chopping seals spanning all pages and embossing raised seals on paper documents shall be subject to the decision of the entity’s head.
dd) A seal on adjoining edges of pages is chopped in the midst of the right edges of pages of a document or appendix, partially spanning pages; each seal of this kind is chopped on 05 pages at maximum.
2. Use of security key storage equipment
The entity’s security key storage equipment may be used for digitally signing electronic documents that the entity issues, and electronic copies made from paper documents.
Cập nhật
Bài viết liên quan
Mẫu bản tường trình sinh viên đúng quy định mới nhất 2025

Mẫu bản tường trình sinh viên đúng quy định mới nhất 2025
Mẫu bản tường trình sinh viên đúng quy định mới nhất 2025 giúp sinh viên trình bày rõ ràng sự việc, nguyên nhân và cam kết khắc phục khi vi phạm nội quy hoặc gặp sự cố trong quá trình học tập. Dưới đây là mẫu chi tiết, đầy đủ các mục cần thiết theo quy định của nhà trường. 28/02/2025Mẫu bản tường trình học sinh sử dụng điện thoại mới nhất 2025

Mẫu bản tường trình học sinh sử dụng điện thoại mới nhất 2025
Mẫu bản tường trình học sinh sử dụng điện thoại mới nhất 2025 dưới đây được trình bày ngắn gọn, đúng quy định, giúp học sinh giải trình rõ sự việc vi phạm cũng như cam kết không tái phạm. Nội dung cần nêu đầy đủ thông tin cá nhân, thời gian, địa điểm xảy ra sự việc và nguyên nhân dẫn đến hành vi sử dụng điện thoại trong giờ học. 03/03/2025Mẫu bản tường trình học sinh không làm bài tập mới nhất 2025

Mẫu bản tường trình học sinh không làm bài tập mới nhất 2025
Việc không hoàn thành bài tập đúng hạn là hành vi vi phạm nội quy học đường, ảnh hưởng đến kết quả học tập cá nhân và tập thể lớp. Để giải trình lý do và cam kết không tái phạm, học sinh cần viết bản tường trình rõ ràng, trung thực. Dưới đây là mẫu bản tường trình học sinh không làm bài tập đúng quy định năm 2025. 03/03/2025Mẫu bản tường trình học sinh nói chuyện mới nhất 2025

Mẫu bản tường trình học sinh nói chuyện mới nhất 2025
Bản tường trình giúp học sinh trình bày lý do vi phạm nội quy lớp học như nói chuyện riêng trong giờ học, đồng thời nhận thức lỗi sai và cam kết không tái phạm. Dưới đây là mẫu bản tường trình chi tiết và hướng dẫn cách viết đúng quy định. 03/03/2025Mẫu bản tường trình học sinh vi phạm giao thông mới nhất 2025

Mẫu bản tường trình học sinh vi phạm giao thông mới nhất 2025
Việc học sinh vi phạm các quy định về an toàn giao thông không chỉ ảnh hưởng đến bản thân mà còn tác động đến cộng đồng. Khi xảy ra sự việc, học sinh cần viết bản tường trình để trình bày rõ nguyên nhân và nhận trách nhiệm. Dưới đây là mẫu bản tường trình chi tiết, đúng quy định, giúp học sinh thể hiện tinh thần tự giác và cam kết không tái phạm. 03/03/2025Mẫu bản tường trình học sinh hút thuốc lá điện tử mới nhất 2025

Mẫu bản tường trình học sinh hút thuốc lá điện tử mới nhất 2025
Bản tường trình là văn bản mà học sinh sử dụng để trình bày rõ sự việc vi phạm nội quy nhà trường. Dưới đây là mẫu bản tường trình về hành vi hút thuốc lá điện tử và hướng dẫn cách viết chi tiết, giúp học sinh hoàn thiện nội dung rõ ràng, đúng quy định. 03/03/2025Mẫu bản tường trình học sinh nghỉ học không phép mới nhất 2025

Mẫu bản tường trình học sinh nghỉ học không phép mới nhất 2025
Bản tường trình học sinh nghỉ học không phép giúp các em giải thích lý do vắng mặt và cam kết không tái phạm. Dưới đây là mẫu bản tường trình mới nhất năm 2025, đảm bảo đúng quy định và dễ áp dụng. 03/03/2025Mẫu bản tường trình học sinh đánh nhau mới nhất 2025

Mẫu bản tường trình học sinh đánh nhau mới nhất 2025
Bản tường trình học sinh đánh nhau giúp các em giải trình nguyên nhân, diễn biến sự việc và nhận trách nhiệm trước nhà trường. Dưới đây là mẫu bản tường trình mới nhất năm 2025, đảm bảo đầy đủ nội dung và đúng quy định. 03/03/2025Mẫu bản tường trình học sinh đi học muộn mới nhất 2025

Mẫu bản tường trình học sinh đi học muộn mới nhất 2025
Bản tường trình đi học muộn giúp học sinh giải thích lý do, nhận trách nhiệm và cam kết không tái phạm. Dưới đây là mẫu bản tường trình mới nhất năm 2025, phù hợp với học sinh các cấp. 03/03/2025Cách viết bản tường trình học sinh cấp 1, 2, 3 chuẩn quy định mới nhất 2025
