Chương V Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Chapter V

MANAGEMENT AND USE OF SEALS AND SECURITY KEY STORAGE EQUIPMENT USED FOR RECORDS MANAGEMENT ACTIVITIES

Article 32. Management of seals and security key storage equipment

1. The entity’s head shall be responsible for assigning the records department to manage and use seals and security key storage equipment in accordance with regulations.

2. The records department shall assume the following responsibilities

a) Ensure the safekeeping and use of seals and secret key storage equipment at the entity’s office.

b) Hand over seals or security key storage equipment to others only when written consent from the competent person is given. Handover of seals or security key storage equipment must be documented.

c) Directly stamp, digitally sign documents issued by the entity and copies thereof.

d) Add the entity’s seal and digital signature to documents only if these documents are already signed by the competent person and copies of these documents are directly made by the entity.

3. Individuals shall be solely responsible for safekeeping of security key storage equipment and security keys.

Article 33. Use of seals and security key storage equipment

1. Using seals

a) When embossing the seal imprint, the imprint must be clear, neat, in the right direction and in red ink according to the regulations in force.

b) When chopping a seal across a signature, the seal imprint must overlap about 1/3 of the signature to the left.

c) With respect to documents annexed to the main text or appendices, the seal imprint is embossed on the top page and overlap a part of the entity's name or the title of an appendix.

d) Chopping seals at the upper left corner, chopping seals spanning all pages and embossing raised seals on paper documents shall be subject to the decision of the entity’s head.

dd) A seal on adjoining edges of pages is chopped in the midst of the right edges of pages of a document or appendix, partially spanning pages; each seal of this kind is chopped on 05 pages at maximum.

2. Use of security key storage equipment

The entity’s security key storage equipment may be used for digitally signing electronic documents that the entity issues, and electronic copies made from paper documents.

Bài viết liên quan

Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất 2025 và lưu ý cách viết chuẩn quy định

Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất 2025 và lưu ý cách viết chuẩn quy định

Trong công tác hành chính, việc giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa các cá nhân, bộ phận hoặc cơ quan đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và có cơ sở đối chiếu khi cần thiết. Để ghi nhận chính xác quá trình bàn giao, các bên cần lập biên bản giao nhận theo đúng mẫu và quy định hiện hành. Vậy mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất được trình bày như thế nào và cần lưu ý gì khi viết để đúng chuẩn theo quy định pháp luật? Nội dung dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc trên của bạn đọc. 30/06/2025

Sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính được quy định thế nào?

Sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính được quy định thế nào?

Trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách hành chính, việc sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính là yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo đồng bộ trong quản lý, xử lý và tra cứu hồ sơ tại các cơ quan nhà nước. Việc áp dụng mã số thống nhất giúp theo dõi quá trình tiếp nhận – giải quyết hồ sơ nhanh chóng, minh bạch và thuận tiện trong liên thông dữ liệu trên toàn quốc. Vậy quy định về sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính được áp dụng như thế nào? Nội dung bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc của bạn đọc. 30/06/2025

Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu nào? Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ không?

Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu nào? Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ không?

Số hóa hồ sơ, tài liệu là bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính và xây dựng nền tảng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, không phải tất cả giấy tờ đều được phép số hóa, và việc số hóa cũng cần tuân thủ những yêu cầu kỹ thuật, pháp lý cụ thể để đảm bảo giá trị sử dụng và bảo mật thông tin. Vậy những loại giấy tờ, tài liệu nào không được số hóa, và việc số hóa cần đáp ứng các điều kiện gì theo quy định hiện hành? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc trên của bạn đọc. 01/07/2025

Số hóa hồ sơ là gì? Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?

Số hóa hồ sơ là gì? Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong hệ thống hành chính nhà nước, số hóa hồ sơ trở thành yêu cầu bắt buộc nhằm hiện đại hóa quản lý, lưu trữ và tra cứu thông tin. Việc số hóa giúp giảm thiểu sử dụng văn bản giấy, nâng cao hiệu quả công việc và tạo nền tảng cho Chính phủ điện tử. Vậy số hóa hồ sơ là gì, và những giấy tờ, tài liệu nào nằm trong phạm vi cần thực hiện số hóa theo quy định hiện hành? Nội dung bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ những quy định mới nhất liên quan đến vấn đề này. 01/07/2025

Hồ sơ là gì? Mẫu Danh mục hồ sơ và cách lập chuẩn Nghị định 30 mới nhất 2025

Hồ sơ là gì? Mẫu Danh mục hồ sơ và cách lập chuẩn Nghị định 30 mới nhất 2025

Trong hoạt động quản lý hành chính, việc hình thành và quản lý hồ sơ đóng vai trò then chốt nhằm đảm bảo tính liên tục, minh bạch và lưu trữ hiệu quả thông tin. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, mỗi cơ quan, tổ chức đều phải xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm theo mẫu thống nhất. Vậy hồ sơ là gì, mẫu Danh mục hồ sơ chuẩn theo Nghị định 30 gồm những gì và cách lập ra sao để đúng quy định? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc trên của bạn đọc. 01/07/2025

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới đối mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký con dấu gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới đối mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký con dấu gồm những gì?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên cần sao y các loại giấy tờ như giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, hợp đồng, văn bằng, chứng chỉ. để nộp cho các cơ quan, tổ chức có liên quan. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp băn khoăn không rõ liệu công ty có thể tự thực hiện việc đóng dấu sao y bản chính các giấy tờ này hay phải thông qua cơ quan công chứng hoặc ủy ban nhân dân? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy định pháp luật hiện hành liên quan đến việc sao y, chứng thực giấy tờ trong doanh nghiệp. 07/06/2025

Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên cần sao y các loại giấy tờ như giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, hợp đồng, văn bằng, chứng chỉ. để nộp cho các cơ quan, tổ chức có liên quan. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp băn khoăn không rõ liệu công ty có thể tự thực hiện việc đóng dấu sao y bản chính các giấy tờ này hay phải thông qua cơ quan công chứng hoặc ủy ban nhân dân? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy định pháp luật hiện hành liên quan đến việc sao y, chứng thực giấy tờ trong doanh nghiệp. 07/06/2025

Biên bản kiểm tra có phải là văn bản hành chính không?

Biên bản kiểm tra có phải là văn bản hành chính không?

Biên bản kiểm tra là một loại văn bản quan trọng được lập ra nhằm mục đích ghi chép, lưu giữ một cách chi tiết và chính xác kết quả của quá trình kiểm tra, đánh giá hoặc kiểm định đối với một đối tượng, hoạt động hay tình huống cụ thể nào đó. Vậy Biên bản kiểm tra có phải là văn bản hành chính không? 10/06/2025

10 mẫu biên bản kiểm tra phổ biến mới nhất 2025

10 mẫu biên bản kiểm tra phổ biến mới nhất 2025

Biên bản kiểm tra là một loại văn bản hành chính được lập ra nhằm ghi nhận lại quá trình, nội dung và kết quả của một cuộc kiểm tra cụ thể. Đây là tài liệu có tính chất pháp lý, phản ánh trung thực những gì đã diễn ra trong quá trình kiểm tra và là căn cứ để xử lý, giải quyết các vấn đề liên quan sau này. 10 mẫu biên bản kiểm tra phổ biến mới nhất 2025 sẽ được chia sẻ tại bài viết sau. 10/06/2025

Con dấu công ty do cơ quan nào cấp theo quy định mới nhất 2025?

Con dấu công ty do cơ quan nào cấp theo quy định mới nhất 2025?

Con dấu công ty là một trong những yếu tố pháp lý quan trọng, góp phần xác thực tính hợp pháp và giá trị pháp lý của các văn bản, hợp đồng trong hoạt động kinh doanh. Trong năm 2025, các quy định liên quan đến việc sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp tiếp tục có những điểm cần lưu ý để phù hợp với thực tiễn và quy định pháp luật hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các quy định mới nhất về Con dấu công ty do cơ quan nào cấp theo quy định mới nhất 2025? 07/06/2025