Tìm kiếm
Chương V Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư
| Số hiệu: | 30/2020/NĐ-CP | Loại văn bản: | Nghị định |
| Nơi ban hành: | Chính phủ | Người ký: | Nguyễn Xuân Phúc |
| Ngày ban hành: | 05/03/2020 | Ngày hiệu lực: | 05/03/2020 |
| Ngày công báo: | 17/03/2020 | Số công báo: | Từ số 283 đến số 284 |
| Lĩnh vực: | Bộ máy hành chính | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Mới: Ký ban hành văn bản hành chính phải bằng mực màu xanh
Đây là nội dung nổi bật tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư vừa được Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020.
Theo đó, Nghị định quy định rõ, khi ký ban hành văn bản hành chính bằng giấy, thì phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
(Trong khi đó, trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định khi ký không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, dẫn đến người ký văn bản có thể dùng mực đen…).
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền sẽ thực hiện ký số.
Ngoài ra, Nghị định còn sửa đổi quy định về các loại văn bản hành chính, cụ thể bỏ các loại văn bản sau khỏi danh sách các loại văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
MANAGEMENT AND USE OF SEALS AND SECURITY KEY STORAGE EQUIPMENT USED FOR RECORDS MANAGEMENT ACTIVITIES
Article 32. Management of seals and security key storage equipment
1. The entity’s head shall be responsible for assigning the records department to manage and use seals and security key storage equipment in accordance with regulations.
2. The records department shall assume the following responsibilities
a) Ensure the safekeeping and use of seals and secret key storage equipment at the entity’s office.
b) Hand over seals or security key storage equipment to others only when written consent from the competent person is given. Handover of seals or security key storage equipment must be documented.
c) Directly stamp, digitally sign documents issued by the entity and copies thereof.
d) Add the entity’s seal and digital signature to documents only if these documents are already signed by the competent person and copies of these documents are directly made by the entity.
3. Individuals shall be solely responsible for safekeeping of security key storage equipment and security keys.
Article 33. Use of seals and security key storage equipment
1. Using seals
a) When embossing the seal imprint, the imprint must be clear, neat, in the right direction and in red ink according to the regulations in force.
b) When chopping a seal across a signature, the seal imprint must overlap about 1/3 of the signature to the left.
c) With respect to documents annexed to the main text or appendices, the seal imprint is embossed on the top page and overlap a part of the entity's name or the title of an appendix.
d) Chopping seals at the upper left corner, chopping seals spanning all pages and embossing raised seals on paper documents shall be subject to the decision of the entity’s head.
dd) A seal on adjoining edges of pages is chopped in the midst of the right edges of pages of a document or appendix, partially spanning pages; each seal of this kind is chopped on 05 pages at maximum.
2. Use of security key storage equipment
The entity’s security key storage equipment may be used for digitally signing electronic documents that the entity issues, and electronic copies made from paper documents.
Cập nhật
Bài viết liên quan
Trách nhiệm của người ký nháy quy định thế nào mới nhất 2025?
Trách nhiệm của người ký nháy quy định thế nào mới nhất 2025?
Trong các giao dịch hành chính và văn bản pháp lý, bên cạnh chữ ký chính thức ở cuối tài liệu, còn xuất hiện một hình thức ký phổ biến nhưng ít người hiểu rõ đó là "ký nháy". Vậy Trách nhiệm của người ký nháy quy định thế nào và các vấn đề pháp lý khác xoay quanh chữ ký nháy ? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ Trách nhiệm của người ký nháy theo quy định của pháp luật mới nhất. 17/05/20253 loại chữ ký nháy phổ biến mới nhất 2025
3 loại chữ ký nháy phổ biến mới nhất 2025
Trong các giao dịch hành chính và văn bản pháp lý, bên cạnh chữ ký chính thức ở cuối tài liệu, còn xuất hiện một hình thức ký phổ biến nhưng ít người hiểu rõ đó là "ký nháy". Vậy có mấy loại ký nháy? ký nháy là gì? Có giá trị pháp lý không? Và cách ký tên trên văn bản như thế nào để đúng chuẩn, hợp lệ theo quy định mới nhất năm 2025? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ 3 loại chữ ký nháy phổ biến mới nhất 2025 một cách chính xác và đúng luật. 17/05/2025Ký nháy là gì? Hướng dẫn ký tên văn bản chuẩn pháp lý mới nhất 2025
Ký nháy là gì? Hướng dẫn ký tên văn bản chuẩn pháp lý mới nhất 2025
Trong các giao dịch hành chính và văn bản pháp lý, bên cạnh chữ ký chính thức ở cuối tài liệu, còn xuất hiện một hình thức ký phổ biến nhưng ít người hiểu rõ đó là "ký nháy". Vậy ký nháy là gì? Có giá trị pháp lý không? Và cách ký tên trên văn bản như thế nào để đúng chuẩn, hợp lệ theo quy định mới nhất năm 2025? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, mục đích của ký nháy và hướng dẫn cách ký tên trên các loại giấy tờ hành chính, hợp đồng. một cách chính xác và đúng luật. 17/05/2025Hợp đồng in 2 mặt thì đóng dấu giáp lai như thế nào?
Hợp đồng in 2 mặt thì đóng dấu giáp lai như thế nào?
Trong quá trình ký kết và lưu trữ hợp đồng, việc đóng dấu giáp lai là một thao tác quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và tránh việc sửa đổi nội dung trái phép. Tuy nhiên, với những hợp đồng in 2 mặt trên cùng một tờ giấy, không ít người còn lúng túng trong việc thực hiện đóng dấu giáp lai sao cho đúng quy định. Vậy trong trường hợp này, cách đóng dấu giáp lai như thế nào là hợp lệ và chuẩn xác nhất? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây. 06/05/2025Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai dễ hiểu mới nhất năm 2025
Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai dễ hiểu mới nhất năm 2025
Trong các văn bản hành chính, pháp lý, dấu treo và dấu giáp lai là hai loại dấu thường xuyên xuất hiện, nhưng không phải ai cũng phân biệt rõ ràng được sự khác nhau giữa chúng. Mỗi loại dấu đều có chức năng và cách thức sử dụng riêng biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp và bảo mật của tài liệu. Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa dấu treo và dấu giáp lai sẽ giúp bạn tránh được những sai sót trong quá trình làm việc với các văn bản quan trọng. Vậy, dấu treo và dấu giáp lai khác nhau như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 06/05/2025Hướng dẫn đóng dấu giáp lai nhiều trang chuẩn mới nhất 2025
Hướng dẫn đóng dấu giáp lai nhiều trang chuẩn mới nhất 2025
Trong các giao dịch hành chính, pháp lý, việc đóng dấu giáp lai nhiều trang là một công đoạn quan trọng giúp bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu, tránh sự can thiệp hay thay đổi nội dung trên các trang sau khi đã ký kết. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách thức thực hiện đúng chuẩn, đặc biệt là với các quy định mới được ban hành. Việc đóng dấu giáp lai sai quy định có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý không mong muốn. Vì vậy, để đảm bảo tính hợp pháp và đúng quy trình, việc hiểu và thực hiện đúng cách đóng dấu giáp lai nhiều trang là rất cần thiết. Hãy cùng tìm hiểu hướng dẫn chi tiết về cách đóng dấu này theo chuẩn mới nhất trong bài viết dưới đây. 06/05/2025Dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai chuẩn quy định mới nhất năm 2025
Dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai chuẩn quy định mới nhất năm 2025
Trong quá trình làm việc với các văn bản hành chính, pháp lý, việc đóng dấu giáp lai là một bước quan trọng để xác nhận tính hợp pháp và bảo mật thông tin của tài liệu. Dấu giáp lai không chỉ đơn giản là một hình thức xác thực mà còn là một yêu cầu bắt buộc trong nhiều trường hợp, giúp đảm bảo rằng các trang tài liệu không bị thay đổi, sửa chữa. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về quy định cũng như cách thức đóng dấu giáp lai đúng chuẩn. Vậy dấu giáp lai là gì và làm sao để đóng dấu này đúng theo quy định mới nhất? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 06/05/2025Mẫu hợp đồng ủy quyền ký thay chuẩn quy định mới nhất 2025
Mẫu hợp đồng ủy quyền ký thay chuẩn quy định mới nhất 2025
Sau đây là mẫu hợp đồng ủy quyền ký thay mới nhất năm 2025, được soạn thảo theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Hợp đồng này xác định rõ phạm vi, quyền hạn và trách nhiệm của bên được ủy quyền trong việc ký thay các văn bản, hợp đồng, đảm bảo tính pháp lý và hạn chế rủi ro phát sinh. 01/04/2025Thừa ủy quyền là gì? Khi nào được ký thừa ủy quyền?
Thừa ủy quyền là gì? Khi nào được ký thừa ủy quyền?
Thừa ủy quyền là một hình thức ủy quyền trong đó người được ủy quyền tiếp tục ủy quyền lại cho một cá nhân khác thực hiện công việc trong phạm vi nhất định. Vậy thừa ủy quyền có giá trị pháp lý như thế nào, ai có thể ký thừa ủy quyền và trong những trường hợp nào được phép thực hiện? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây. 28/03/2025Ủy quyền là gì? 10 mẫu giấy ủy quyền chuẩn quy định mới nhất 2025
