Chương V Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Chapter V

MANAGEMENT AND USE OF SEALS AND SECURITY KEY STORAGE EQUIPMENT USED FOR RECORDS MANAGEMENT ACTIVITIES

Article 32. Management of seals and security key storage equipment

1. The entity’s head shall be responsible for assigning the records department to manage and use seals and security key storage equipment in accordance with regulations.

2. The records department shall assume the following responsibilities

a) Ensure the safekeeping and use of seals and secret key storage equipment at the entity’s office.

b) Hand over seals or security key storage equipment to others only when written consent from the competent person is given. Handover of seals or security key storage equipment must be documented.

c) Directly stamp, digitally sign documents issued by the entity and copies thereof.

d) Add the entity’s seal and digital signature to documents only if these documents are already signed by the competent person and copies of these documents are directly made by the entity.

3. Individuals shall be solely responsible for safekeeping of security key storage equipment and security keys.

Article 33. Use of seals and security key storage equipment

1. Using seals

a) When embossing the seal imprint, the imprint must be clear, neat, in the right direction and in red ink according to the regulations in force.

b) When chopping a seal across a signature, the seal imprint must overlap about 1/3 of the signature to the left.

c) With respect to documents annexed to the main text or appendices, the seal imprint is embossed on the top page and overlap a part of the entity's name or the title of an appendix.

d) Chopping seals at the upper left corner, chopping seals spanning all pages and embossing raised seals on paper documents shall be subject to the decision of the entity’s head.

dd) A seal on adjoining edges of pages is chopped in the midst of the right edges of pages of a document or appendix, partially spanning pages; each seal of this kind is chopped on 05 pages at maximum.

2. Use of security key storage equipment

The entity’s security key storage equipment may be used for digitally signing electronic documents that the entity issues, and electronic copies made from paper documents.

Bài viết liên quan

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những gì?

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những gì?

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính là tài liệu quan trọng giúp cơ quan có thẩm quyền xem xét, ra quyết định xử phạt đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp quá trình xử lý vi phạm diễn ra nhanh chóng, minh bạch và đúng quy định. Vậy hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những tài liệu gì? Có những yêu cầu nào cần tuân thủ để đảm bảo hợp lệ? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các thành phần bắt buộc của hồ sơ xử phạt, giúp cá nhân và tổ chức thực hiện đúng quy trình theo quy định pháp luật hiện hành. 09/02/2025

Biên bản vi phạm hành chính lập sau bao lâu kể từ khi xảy ra vi phạm?

Biên bản vi phạm hành chính lập sau bao lâu kể từ khi xảy ra vi phạm?

Trong quá trình xử lý vi phạm hành chính, thời điểm lập biên bản là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của quyết định xử phạt. Việc lập biên bản quá muộn có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý, thậm chí dẫn đến việc không thể ra quyết định xử phạt do hết thời hiệu. Vậy theo quy định mới nhất, biên bản vi phạm hành chính phải được lập trong bao lâu kể từ khi xảy ra vi phạm? Có những trường hợp ngoại lệ nào không? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy định pháp luật về thời hạn lập biên bản, giúp cá nhân và tổ chức thực hiện đúng quy trình, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. 08/02/2025

Ai có thẩm quyền lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính?

Ai có thẩm quyền lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính?

Trong quá trình quản lý nhà nước, việc phát hiện và xử lý vi phạm hành chính đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo trật tự, kỷ cương trong nhiều lĩnh vực như giao thông, thương mại, môi trường, xây dựng, lao động,… Tuy nhiên, không phải cá nhân hay tổ chức nào cũng có quyền lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính. Theo quy định của pháp luật, chỉ những người có thẩm quyền theo Luật Xử lý vi phạm hành chính mới được phép thực hiện nhiệm vụ này. Vậy cụ thể, những ai có quyền lập biên bản và phạm vi thẩm quyền của họ ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy định pháp luật liên quan đến vấn đề này. 08/02/2025

Biên bản vi phạm hành chính lập tại đâu?

Biên bản vi phạm hành chính lập tại đâu?

Biên bản vi phạm hành chính là văn bản quan trọng ghi nhận hành vi vi phạm của cá nhân hoặc tổ chức, làm căn cứ để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt theo quy định pháp luật. Một trong những vấn đề thường được quan tâm là biên bản này phải được lập ở đâu để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực? Theo quy định hiện hành, biên bản vi phạm hành chính có thể được lập tại địa điểm xảy ra vi phạm, trụ sở cơ quan có thẩm quyền hoặc địa điểm khác phù hợp tùy theo tính chất vụ việc. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các trường hợp cụ thể và nguyên tắc lập biên bản đúng quy định pháp luật. 08/02/2025

Chi tiết quy trình lập biên bản xử phạt vi phạm mới nhất 2025

Chi tiết quy trình lập biên bản xử phạt vi phạm mới nhất 2025

Lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính là bước quan trọng trong quá trình xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, đảm bảo việc xử phạt diễn ra đúng quy trình, minh bạch và hợp pháp. Biên bản không chỉ ghi nhận thông tin về hành vi vi phạm, đối tượng vi phạm mà còn là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt phù hợp. Năm 2025, các quy định về xử phạt vi phạm hành chính có thể có những điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Vậy quy trình lập biên bản xử phạt vi phạm được thực hiện như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất, giúp cá nhân, tổ chức thực hiện đúng thủ tục pháp lý khi xử lý vi phạm hành chính. 08/02/2025

Mẫu biên bản xử phạt vi phạm hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025

Mẫu biên bản xử phạt vi phạm hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025

Biên bản xử phạt vi phạm hành chính là văn bản quan trọng được lập khi cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật trong nhiều lĩnh vực như giao thông, thương mại, xây dựng, môi trường, lao động,… Việc lập biên bản đúng quy định không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp cơ quan chức năng xử lý vi phạm minh bạch, khách quan. Năm 2025, các quy định liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính có thể có những thay đổi nhằm phù hợp hơn với thực tiễn quản lý nhà nước. Vì vậy, việc sử dụng mẫu biên bản mới nhất theo quy định là điều cần thiết đối với các cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp và cá nhân liên quan. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu biên bản xử phạt vi phạm hành chính mới nhất năm 2025, giúp bạn áp dụng đúng quy định hiện hành. 08/02/2025

Mẫu biên bản vi phạm nội quy, quy chế chuẩn quy định mới nhất 2025

Mẫu biên bản vi phạm nội quy, quy chế chuẩn quy định mới nhất 2025

Có rất nhiều quy định liên quan đến vi phạm và khi cá nhân hay tổ chức vi phạm thì người có thẩm quyền sẽ lập biên bản vi phạm. Vậy bài viết dưới đây sẽ là các mẫu biên bản vi phạm theo quy định của pháp luật. 11/02/2025

Nội dung biên bản phải bao gồm những gì?

Nội dung biên bản phải bao gồm những gì?

Biên bản là văn bản quan trọng dùng để ghi lại diễn biến, nội dung và kết quả của một sự việc, cuộc họp hoặc giao dịch. Để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý, biên bản cần được lập đúng quy định và bao gồm các nội dung quan trọng. Tuy nhiên, không ít người vẫn thắc mắc một biên bản đầy đủ cần có những mục nào và cách trình bày ra sao để đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về những nội dung bắt buộc phải có trong một biên bản chuẩn, giúp bạn soạn thảo đúng và hiệu quả. 05/02/2025

Mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh mới nhất 2025 và cách viết chuẩn xác

Mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh mới nhất 2025 và cách viết chuẩn xác

Biên bản cuộc họp là văn bản quan trọng giúp ghi nhận đầy đủ nội dung, diễn biến và kết luận của một cuộc họp. Đây không chỉ là cơ sở lưu trữ thông tin mà còn có giá trị pháp lý trong nhiều trường hợp. Để đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp, biên bản cuộc họp cần được trình bày theo đúng quy định, bao gồm các nội dung quan trọng như thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận và kết luận cuộc họp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu biên bản cuộc họp mới nhất năm 2025, kèm theo hướng dẫn chi tiết cách viết chuẩn xác, giúp bạn dễ dàng áp dụng trong thực tế. 05/02/2025

Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất 2025

Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất 2025

Trong quá trình hoạt động, một số doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể gặp tình huống cần giải trình lý do không tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc theo quy định. Việc này thường xảy ra khi có yêu cầu từ cơ quan BHXH hoặc trong các đợt kiểm tra, rà soát. Để đảm bảo quyền lợi và tránh vi phạm pháp luật, doanh nghiệp hoặc người lao động cần chuẩn bị một công văn giải trình rõ ràng, đầy đủ và đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất năm 2025 và hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo, nộp công văn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan BHXH. 18/01/2025