Tìm kiếm
Chương V Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư
| Số hiệu: | 30/2020/NĐ-CP | Loại văn bản: | Nghị định |
| Nơi ban hành: | Chính phủ | Người ký: | Nguyễn Xuân Phúc |
| Ngày ban hành: | 05/03/2020 | Ngày hiệu lực: | 05/03/2020 |
| Ngày công báo: | 17/03/2020 | Số công báo: | Từ số 283 đến số 284 |
| Lĩnh vực: | Bộ máy hành chính | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Mới: Ký ban hành văn bản hành chính phải bằng mực màu xanh
Đây là nội dung nổi bật tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư vừa được Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020.
Theo đó, Nghị định quy định rõ, khi ký ban hành văn bản hành chính bằng giấy, thì phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
(Trong khi đó, trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định khi ký không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, dẫn đến người ký văn bản có thể dùng mực đen…).
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền sẽ thực hiện ký số.
Ngoài ra, Nghị định còn sửa đổi quy định về các loại văn bản hành chính, cụ thể bỏ các loại văn bản sau khỏi danh sách các loại văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
MANAGEMENT AND USE OF SEALS AND SECURITY KEY STORAGE EQUIPMENT USED FOR RECORDS MANAGEMENT ACTIVITIES
Article 32. Management of seals and security key storage equipment
1. The entity’s head shall be responsible for assigning the records department to manage and use seals and security key storage equipment in accordance with regulations.
2. The records department shall assume the following responsibilities
a) Ensure the safekeeping and use of seals and secret key storage equipment at the entity’s office.
b) Hand over seals or security key storage equipment to others only when written consent from the competent person is given. Handover of seals or security key storage equipment must be documented.
c) Directly stamp, digitally sign documents issued by the entity and copies thereof.
d) Add the entity’s seal and digital signature to documents only if these documents are already signed by the competent person and copies of these documents are directly made by the entity.
3. Individuals shall be solely responsible for safekeeping of security key storage equipment and security keys.
Article 33. Use of seals and security key storage equipment
1. Using seals
a) When embossing the seal imprint, the imprint must be clear, neat, in the right direction and in red ink according to the regulations in force.
b) When chopping a seal across a signature, the seal imprint must overlap about 1/3 of the signature to the left.
c) With respect to documents annexed to the main text or appendices, the seal imprint is embossed on the top page and overlap a part of the entity's name or the title of an appendix.
d) Chopping seals at the upper left corner, chopping seals spanning all pages and embossing raised seals on paper documents shall be subject to the decision of the entity’s head.
dd) A seal on adjoining edges of pages is chopped in the midst of the right edges of pages of a document or appendix, partially spanning pages; each seal of this kind is chopped on 05 pages at maximum.
2. Use of security key storage equipment
The entity’s security key storage equipment may be used for digitally signing electronic documents that the entity issues, and electronic copies made from paper documents.
Cập nhật
Bài viết liên quan
Văn bản quyết định có thể thuộc thẩm quyền ban hành của những chủ thể nào?
Văn bản quyết định có thể thuộc thẩm quyền ban hành của những chủ thể nào?
Văn bản quyết định có thể thuộc thẩm quyền ban hành của những chủ thể nào? Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, quyết định là một trong những hình thức văn bản hành chính quan trọng và có thể được ban hành bởi nhiều chủ thể khác nhau tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. Bài viết sẽ trình bày đầy đủ và dễ hiểu để bạn nắm rõ chủ thể nào có thẩm quyền ban hành quyết định theo quy định mới nhất. 26/03/2025Cách đánh số văn bản hành chính hợp quy chuẩn mới nhất 2025
Cách đánh số văn bản hành chính hợp quy chuẩn mới nhất 2025
Việc đánh số văn bản cần tuân thủ đúng quy định để đảm bảo tính thống nhất, dễ tra cứu và thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý hành chính. Sau đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện đúng và đầy đủ. 26/03/2025Mẫu quyết định chuẩn Nghị định 30 mới nhất 2025
Mẫu quyết định chuẩn Nghị định 30 mới nhất 2025
Quyết định là văn bản hành chính quan trọng, cần trình bày đúng thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 71/2023/NĐ-CP). Dưới đây là mẫu quyết định chuẩn và hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất năm 2025. 26/03/20255 mẫu văn bản quyết định và hướng dẫn trình bày chuẩn mới nhất 2025
5 mẫu văn bản quyết định và hướng dẫn trình bày chuẩn mới nhất 2025
Văn bản quyết định là loại văn bản quan trọng, được dùng để giải quyết công việc cụ thể trong phạm vi thẩm quyền. Sau đây là 5 mẫu văn bản quyết định và hướng dẫn trình bày chuẩn mới nhất 2025 để bạn tham khảo và sử dụng dễ dàng. 26/03/2025Văn bản điện tử có giá trị pháp lý không?
Văn bản điện tử có giá trị pháp lý không?
Văn bản điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý và giao dịch. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn liệu văn bản điện tử có giá trị pháp lý hay không. Sau đây là thông tin chi tiết để bạn hiểu rõ về vấn đề này. 21/03/2025Quy trình quản lý văn bản điện tử chi tiết mới nhất 2025
Quy trình quản lý văn bản điện tử chi tiết mới nhất 2025
Quản lý văn bản điện tử là một phần quan trọng trong công tác hành chính, giúp xử lý công việc nhanh chóng và khoa học. Năm 2025, quy trình này đã có một số điểm mới cần lưu ý. Sau đây là quy trình quản lý văn bản điện tử chi tiết mới nhất bạn nên tham khảo. 21/03/2025Công tác văn thư quản lý văn bản đến gồm những hoạt động nào?
Công tác văn thư quản lý văn bản đến gồm những hoạt động nào?
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong đó, quản lý văn bản đến là một nội dung cơ bản, góp phần đảm bảo thông tin được tiếp nhận, xử lý và lưu trữ kịp thời, đầy đủ, đúng quy định. Vậy công tác văn thư quản lý văn bản đến gồm những hoạt động nào? Nội dung dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này. 21/03/2025Văn bản điện tử là gì? Văn bản điện tử và văn bản giấy có giá trị pháp lý như nhau không?
Văn bản điện tử là gì? Văn bản điện tử và văn bản giấy có giá trị pháp lý như nhau không?
Văn bản điện tử là văn bản được tạo lập, gửi và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Vậy văn bản điện tử và văn bản giấy có giá trị pháp lý như nhau không? 21/03/2025Văn bản đến, văn bản đi là gì? Thứ tự giải quyết văn bản đến, văn bản đi thế nào?
Văn bản đến, văn bản đi là gì? Thứ tự giải quyết văn bản đến, văn bản đi thế nào?
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến và văn bản đi đóng vai trò quan trọng để trao đổi và xử lý công việc. Việc quản lý hai loại văn bản này được thực hiện theo trình tự nhất định, đảm bảo kịp thời, chính xác và đúng quy định. Vậy cụ thể, quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi được thực hiện ra sao? 21/03/202510 mẫu trình bày văn bản hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025
