
Chương V Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư
Số hiệu: | 30/2020/NĐ-CP | Loại văn bản: | Nghị định |
Nơi ban hành: | Chính phủ | Người ký: | Nguyễn Xuân Phúc |
Ngày ban hành: | 05/03/2020 | Ngày hiệu lực: | 05/03/2020 |
Ngày công báo: | 17/03/2020 | Số công báo: | Từ số 283 đến số 284 |
Lĩnh vực: | Bộ máy hành chính | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Mới: Ký ban hành văn bản hành chính phải bằng mực màu xanh
Đây là nội dung nổi bật tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư vừa được Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020.
Theo đó, Nghị định quy định rõ, khi ký ban hành văn bản hành chính bằng giấy, thì phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
(Trong khi đó, trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định khi ký không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, dẫn đến người ký văn bản có thể dùng mực đen…).
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền sẽ thực hiện ký số.
Ngoài ra, Nghị định còn sửa đổi quy định về các loại văn bản hành chính, cụ thể bỏ các loại văn bản sau khỏi danh sách các loại văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
MANAGEMENT AND USE OF SEALS AND SECURITY KEY STORAGE EQUIPMENT USED FOR RECORDS MANAGEMENT ACTIVITIES
Article 32. Management of seals and security key storage equipment
1. The entity’s head shall be responsible for assigning the records department to manage and use seals and security key storage equipment in accordance with regulations.
2. The records department shall assume the following responsibilities
a) Ensure the safekeeping and use of seals and secret key storage equipment at the entity’s office.
b) Hand over seals or security key storage equipment to others only when written consent from the competent person is given. Handover of seals or security key storage equipment must be documented.
c) Directly stamp, digitally sign documents issued by the entity and copies thereof.
d) Add the entity’s seal and digital signature to documents only if these documents are already signed by the competent person and copies of these documents are directly made by the entity.
3. Individuals shall be solely responsible for safekeeping of security key storage equipment and security keys.
Article 33. Use of seals and security key storage equipment
1. Using seals
a) When embossing the seal imprint, the imprint must be clear, neat, in the right direction and in red ink according to the regulations in force.
b) When chopping a seal across a signature, the seal imprint must overlap about 1/3 of the signature to the left.
c) With respect to documents annexed to the main text or appendices, the seal imprint is embossed on the top page and overlap a part of the entity's name or the title of an appendix.
d) Chopping seals at the upper left corner, chopping seals spanning all pages and embossing raised seals on paper documents shall be subject to the decision of the entity’s head.
dd) A seal on adjoining edges of pages is chopped in the midst of the right edges of pages of a document or appendix, partially spanning pages; each seal of this kind is chopped on 05 pages at maximum.
2. Use of security key storage equipment
The entity’s security key storage equipment may be used for digitally signing electronic documents that the entity issues, and electronic copies made from paper documents.
Cập nhật
Bài viết liên quan
Chi tiết quy trình lập biên bản xử phạt vi phạm mới nhất 2025

Chi tiết quy trình lập biên bản xử phạt vi phạm mới nhất 2025
Lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính là bước quan trọng trong quá trình xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, đảm bảo việc xử phạt diễn ra đúng quy trình, minh bạch và hợp pháp. Biên bản không chỉ ghi nhận thông tin về hành vi vi phạm, đối tượng vi phạm mà còn là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt phù hợp. Năm 2025, các quy định về xử phạt vi phạm hành chính có thể có những điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Vậy quy trình lập biên bản xử phạt vi phạm được thực hiện như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất, giúp cá nhân, tổ chức thực hiện đúng thủ tục pháp lý khi xử lý vi phạm hành chính. 08/02/2025Mẫu biên bản xử phạt vi phạm hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025

Mẫu biên bản xử phạt vi phạm hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025
Biên bản xử phạt vi phạm hành chính là văn bản quan trọng được lập khi cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật trong nhiều lĩnh vực như giao thông, thương mại, xây dựng, môi trường, lao động,… Việc lập biên bản đúng quy định không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp cơ quan chức năng xử lý vi phạm minh bạch, khách quan. Năm 2025, các quy định liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính có thể có những thay đổi nhằm phù hợp hơn với thực tiễn quản lý nhà nước. Vì vậy, việc sử dụng mẫu biên bản mới nhất theo quy định là điều cần thiết đối với các cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp và cá nhân liên quan. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu biên bản xử phạt vi phạm hành chính mới nhất năm 2025, giúp bạn áp dụng đúng quy định hiện hành. 08/02/2025Mẫu biên bản vi phạm nội quy, quy chế chuẩn quy định mới nhất 2025

Mẫu biên bản vi phạm nội quy, quy chế chuẩn quy định mới nhất 2025
Có rất nhiều quy định liên quan đến vi phạm và khi cá nhân hay tổ chức vi phạm thì người có thẩm quyền sẽ lập biên bản vi phạm. Vậy bài viết dưới đây sẽ là các mẫu biên bản vi phạm theo quy định của pháp luật. 11/02/2025Nội dung biên bản phải bao gồm những gì?

Nội dung biên bản phải bao gồm những gì?
Biên bản là văn bản quan trọng dùng để ghi lại diễn biến, nội dung và kết quả của một sự việc, cuộc họp hoặc giao dịch. Để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý, biên bản cần được lập đúng quy định và bao gồm các nội dung quan trọng. Tuy nhiên, không ít người vẫn thắc mắc một biên bản đầy đủ cần có những mục nào và cách trình bày ra sao để đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về những nội dung bắt buộc phải có trong một biên bản chuẩn, giúp bạn soạn thảo đúng và hiệu quả. 05/02/2025Mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh mới nhất 2025 và cách viết chuẩn xác

Mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh mới nhất 2025 và cách viết chuẩn xác
Biên bản cuộc họp là văn bản quan trọng giúp ghi nhận đầy đủ nội dung, diễn biến và kết luận của một cuộc họp. Đây không chỉ là cơ sở lưu trữ thông tin mà còn có giá trị pháp lý trong nhiều trường hợp. Để đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp, biên bản cuộc họp cần được trình bày theo đúng quy định, bao gồm các nội dung quan trọng như thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận và kết luận cuộc họp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu biên bản cuộc họp mới nhất năm 2025, kèm theo hướng dẫn chi tiết cách viết chuẩn xác, giúp bạn dễ dàng áp dụng trong thực tế. 05/02/2025Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất 2025

Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất 2025
Trong quá trình hoạt động, một số doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể gặp tình huống cần giải trình lý do không tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc theo quy định. Việc này thường xảy ra khi có yêu cầu từ cơ quan BHXH hoặc trong các đợt kiểm tra, rà soát. Để đảm bảo quyền lợi và tránh vi phạm pháp luật, doanh nghiệp hoặc người lao động cần chuẩn bị một công văn giải trình rõ ràng, đầy đủ và đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất năm 2025 và hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo, nộp công văn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan BHXH. 18/01/2025Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thuộc về ai?

Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thuộc về ai?
Ai là người có quyền ban hành văn bản hành chính? Đây là câu hỏi không phải ai cũng nắm rõ, dù vẫn thường xuyên tiếp xúc với các loại văn bản trong công việc và cuộc sống. Hiểu đúng về thẩm quyền sẽ giúp tránh những sai sót đáng tiếc và tạo sự chắc chắn trong mọi thủ tục, quy trình. Vậy thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thuộc về ai? 20/03/2025Khi báo cáo kết quả thử việc theo Nghị định 30 cần có nội dung gì?

Khi báo cáo kết quả thử việc theo Nghị định 30 cần có nội dung gì?
Báo cáo kết quả thử việc theo Nghị định 30 là một công việc quan trọng không chỉ giúp đánh giá năng lực công chức mà còn định hướng cho sự phát triển của họ trong tương lai. Một báo cáo rõ ràng, chi tiết và có tính xây dựng sẽ góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trong các cơ quan nhà nước, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp. Việc thực hiện đầy đủ các nội dung cần thiết sẽ không chỉ đáp ứng yêu cầu của pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác của từng cá nhân trong tổ chức. 16/11/2024Hiệu lực của văn bản hành chính có từ thời điểm nào?

Hiệu lực của văn bản hành chính có từ thời điểm nào?
Khi một văn bản hành chính được ban hành, không phải lúc nào nó cũng có hiệu lực ngay lập tức. Có những quy định cụ thể về thời điểm văn bản bắt đầu có giá trị thi hành. Điều này giúp các tổ chức, cá nhân liên quan có đủ thời gian tiếp cận và thực hiện theo đúng quy định. Vậy hiệu lực của văn bản hành chính được tính từ khi nào và phụ thuộc vào yếu tố gì? 20/03/2025Dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo đúng quy định
