Quy trình quản lý văn bản điện tử chi tiết mới nhất 2025

1. Quy trình quản lý văn bản điện tử chi tiết mới nhất 2025

Căn cứ quy định về quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy trình quản lý văn bản điện tử như sau:

1.1. Quy trình quản lý văn bản điện tử đến

• Bước 1: Tiếp nhận văn bản điện tử đến

Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản, bao gồm cả việc kiểm tra chữ ký số của cơ quan gửi để bảo đảm văn bản điện tử đã được ký số hợp lệ, không bị thay đổi nội dung. Nếu phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì báo ngay cho người có thẩm quyền và trả lại văn bản qua hệ thống.

• Bước 2: Đăng ký văn bản điện tử đến

Văn thư thực hiện đăng ký trên hệ thống sau khi đã xác minh chữ ký số hợp lệ. Toàn bộ dữ liệu thông tin văn bản được cập nhật theo mẫu quy định. Trường hợp cần số hóa, tiến hành số hóa và lưu trữ. Tất cả văn bản đến được in ra, ký nhận, đóng sổ để quản lý.

• Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản điện tử đến

Văn thư trình văn bản điện tử trên hệ thống đến người có thẩm quyền. Người có thẩm quyền duyệt và ghi ý kiến chỉ đạo trực tiếp trên hệ thống bằng chữ ký số. Ý kiến chỉ đạo, người xử lý, thời hạn xử lý và trạng thái giải quyết đều được cập nhật trên hệ thống và lưu trữ điện tử.

• Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản điện tử đến

Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản điện tử qua hệ thống và giải quyết theo thời hạn, thực hiện ký số khi hoàn thành xử lý và lưu trữ văn bản trên hệ thống. Người đứng đầu cơ quan theo dõi tiến độ và đôn đốc thực hiện đúng quy định.

1.2. Quy trình quản lý văn bản điện tử đi

• Bước 1: Soạn thảo văn bản điện tử đi

Người soạn thảo căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và nội dung công việc để soạn thảo văn bản. Văn bản điện tử đi phải đúng thể thức, định dạng theo quy định và được thực hiện trên hệ thống quản lý văn bản.

• Bước 2: Ký số văn bản điện tử đi

Sau khi soạn thảo và rà soát xong, văn bản điện tử được trình lên người có thẩm quyền để duyệt và ký số. Chỉ khi đã được ký số hợp lệ, văn bản điện tử mới có giá trị pháp lý. Trường hợp văn bản đi có nhiều cấp ký thì phải thực hiện đầy đủ theo quy trình, lần lượt ký số của từng cấp có thẩm quyền.

• Bước 3: Đăng ký văn bản điện tử đi

Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản điện tử đi trên hệ thống. Thông tin đăng ký văn bản đi phải đầy đủ, chính xác theo quy định, gồm: số hiệu, ngày ban hành, trích yếu nội dung, nơi nhận, mức độ khẩn, mật, người ký.

• Bước 4: Phát hành văn bản điện tử đi

Văn bản điện tử đi sau khi đã được ký số và đăng ký chính thức sẽ được gửi qua hệ thống đến cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản. Hệ thống sẽ tự động thông báo cho bên nhận và lưu dấu thời gian phát hành. Trường hợp phát hành song song cả văn bản giấy và điện tử thì phải đảm bảo nội dung, số ký hiệu và ngày ban hành trùng khớp.

• Bước 5: Lưu trữ văn bản điện tử đi

Sau khi phát hành, toàn bộ văn bản điện tử đi (kèm chữ ký số và các thông tin liên quan) được lưu trữ trên hệ thống. Văn thư cơ quan có trách nhiệm sao lưu dữ liệu định kỳ, bảo đảm an toàn và truy xuất dễ dàng khi cần.

2. Văn bản điện tử là gì? Văn bản điện tử và văn bản giấy có giá trị pháp lý như nhau không?

2.1. Văn bản điện tử là gì?

Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Như vậy, văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

2.2. Văn bản điện tử và văn bản giấy có giá trị pháp lý như nhau không?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Theo quy định trên, văn bản điện tử và văn bản giấy có giá trị pháp lý như nhau khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Thứ nhất, văn bản điện tử phải được ký số bởi người có thẩm quyền và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định pháp luật.
• Thứ hai, chữ ký số sử dụng trên văn bản điện tử phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về chữ ký số.

Như vậy, nếu văn bản điện tử thỏa mãn hai điều kiện trên thì được công nhận có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

3. Các câu hỏi thường gặp

3.1. Văn bản điện tử đi được ký như thế nào?

Văn bản điện tử đi phải được ký số bởi người có thẩm quyền trên hệ thống, đảm bảo giá trị pháp lý và tính toàn vẹn nội dung.

3.2. Sau khi ký số, văn bản điện tử đi được xử lý ra sao?

Sau khi ký số, văn bản điện tử đi được đăng ký trên hệ thống và phát hành qua môi trường điện tử đến cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.

3.3. Khi tiếp nhận văn bản điện tử đến, văn thư cơ quan phải làm gì?

Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử, tiếp nhận trên hệ thống và thông báo ngay trong ngày cho cơ quan gửi.

3.4. Nếu phát hiện văn bản điện tử đến sai sót hoặc gửi sai nơi nhận thì xử lý như thế nào?

Cơ quan nhận văn bản phải trả lại qua hệ thống và thông báo cho nơi gửi biết để điều chỉnh.

3.5. Văn bản điện tử có cần in ra giấy không?

Trường hợp cần thiết, văn bản điện tử đến có thể được in ra giấy để lưu kèm hồ sơ hoặc ký nhận, nhưng vẫn phải đảm bảo đã được đăng ký và xử lý trên hệ thống.

3.6. Thông tin nào bắt buộc khi đăng ký văn bản điện tử đi?

Khi đăng ký phải có đủ số, ngày ban hành, trích yếu nội dung, nơi nhận, độ mật, độ khẩn và chữ ký số của người có thẩm quyền.

3.7. Trường hợp phát hành song song văn bản điện tử và văn bản giấy, có yêu cầu gì?

Nội dung, số ký hiệu và ngày ban hành giữa văn bản giấy và văn bản điện tử phải hoàn toàn trùng khớp.