3 mẫu văn bản giải trình sử dụng phổ biến chi tiết đúng luật mới nhất 2025

1. 3 mẫu văn bản giải trình sử dụng phổ biến chi tiết đúng luật mới nhất 2025

Mẫu Đơn giải trình (mẫu chung)

Mẫu Đơn giải trình với cơ quan Bảo hiểm xã hội

Mẫu Đơn giải trình với cơ quan Thuế

2. Thủ tục giải trình được áp dụng trong những trường hợp nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 sửa đổi bởi khoản 30 Điều 1 Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi 2020 quy định:

"Điều 61. Giải trình

1. Đối với hành vi vi phạm hành chính mà pháp luật có quy định hình thức xử phạt tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc quy định mức tối đa của khung tiền phạt đối với hành vi đó từ 15.000.000 đồng trở lên đối với cá nhân, từ 30.000.000 đồng trở lên đối với tổ chức thì cá nhân, tổ chức vi phạm có quyền giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính. Người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính để ra quyết định xử phạt, trừ trường hợp cá nhân, tổ chức không yêu cầu giải trình.

..."

Theo đó các trường hợp áp dụng thủ tục giải trình cụ thể như sau:

• Đối với hành vi vi phạm hành chính mà pháp luật quy định áp dụng hình thức xử phạt tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn.
• Đối với hành vi vi phạm hành chính mà pháp luật quy định áp dụng mức phạt tiền tối đa của khung tiền phạt đối với hành vi đó từ 15.000.000 đồng trở lên đối với cá nhân, từ 30.000.000 đồng trở lên đối với tổ chức.

3. Các câu hỏi thường gặp

3.1. Trường hợp nào phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn?

Căn cứ khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về việc giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn như sau:

Giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

1. Các trường hợp giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

a) Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;

b) Hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17, 18; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định này.

2. Việc giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Như vậy, các trường hợp doanh nghiệp phải giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, bao gồm:

• Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;
• Hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17, 18 Nghị định 125/2020/NĐ-CP; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:
  • Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn;
  • Hành vi trốn thuế;
  • Vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại, người bảo lãnh nộp tiền thuế;
  • Hành vi in/đặt in hóa đơn theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc đặt in trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
  • Hành vi cho, bán hóa đơn;
  • Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

3.2. Trường hợp nào không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn?

Căn cứ Điều 38 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Những trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

Căn cứ Khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về việc giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn như sau:

1. Không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn trong các trường hợp sau đây:

a) Trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định này;

b) Không xác định được đối tượng vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;

c) Đã hết thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này hoặc hết thời hạn ra quyết định xử phạt theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

d) Cá nhân vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đã chết, mất tích; tổ chức vi phạm hành chính đã bị giải thể, phá sản trong thời gian xem xét ra quyết định xử phạt, trừ trường hợp quy định tại điểm c khoản 4 Điều 41 Nghị định này.

Căn cứ xác định cá nhân chết, mất tích; tổ chức bị giải thể, phá sản theo quy định tại khoản 2 Điều 41 Nghị định này;

đ) Chuyển hồ sơ vụ vi phạm có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự.

...

Theo đó, trường hợp nào không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn gồm:

• Trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
• Không xác định được đối tượng vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;
• Đã hết thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP hoặc hết thời hạn ra quyết định xử phạt theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;
• Cá nhân vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đã chết, mất tích; tổ chức vi phạm hành chính đã bị giải thể, phá sản trong thời gian xem xét ra quyết định xử phạt, trừ trường hợp quy định tại điểm c khoản 4 Điều 41 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
• Căn cứ xác định cá nhân chết, mất tích; tổ chức bị giải thể, phá sản theo quy định tại khoản 2 Điều 41 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
• Chuyển hồ sơ vụ vi phạm có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự.

3.3. Thời hạn giải trình trong vi phạm hành chính được quy định như thế nào theo pháp luật hiện nay?

Theo khoản 2, khoản 3 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 sửa đổi bởi khoản 30 Điều 1 Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi 2020 quy định như sau:

"Điều 61. Giải trình

...

2. Đối với trường hợp giải trình bằng văn bản, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp thì người có thẩm quyền xử phạt có thể gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc theo đề nghị của cá nhân, tổ chức vi phạm. Việc gia hạn của người có thẩm quyền xử phạt phải bằng văn bản.

Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính tự mình hoặc ủy quyền cho người đại diện hợp pháp của mình thực hiện việc giải trình bằng văn bản.

3. Đối với trường hợp giải trình trực tiếp, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Người có thẩm quyền xử phạt phải thông báo bằng văn bản cho người vi phạm về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm.

...............

Theo đó đối với trường hợp giải trình bằng văn bản, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 05 ngày làm việc, trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp thì người có thẩm quyền xử phạt có thể gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc. Đối với trường hợp giải trình trực tiếp, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc. Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không yêu cầu giải trình nhưng trước khi hết thời hạn quy định nêu trên lại có yêu cầu giải trình thì người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm.

3.4. Cơ quan thụ lý vụ việc vi phạm hành chính có quyền yêu cầu người vi phạm giải trình không?

Theo khoản 1, khoản 4 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 sửa đổi bởi khoản 30 Điều 1 Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi 2020 quy định như sau:

"Điều 61. Giải trình

1. Đối với hành vi vi phạm hành chính mà pháp luật có quy định hình thức xử phạt tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc quy định mức tối đa của khung tiền phạt đối với hành vi đó từ 15.000.000 đồng trở lên đối với cá nhân, từ 30.000.000 đồng trở lên đối với tổ chức thì cá nhân, tổ chức vi phạm có quyền giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính. Người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính để ra quyết định xử phạt, trừ trường hợp cá nhân, tổ chức không yêu cầu giải trình.

...

4. Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không yêu cầu giải trình nhưng trước khi hết thời hạn quy định tại khoản 2 hoặc khoản 3 Điều này lại có yêu cầu giải trình thì người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm."

Theo đó, việc giải trình là quyền của cá nhân, tổ chức vi phạm chứ không phải quyền của cơ quan thụ lý, do đó, nếu có khó khăn trong việc tiếp xúc, làm rõ vụ việc vi phạm hành chính thì cơ quan có thể liên hệ bằng cách khác hoặc xin gia hạn thời hạn ra quyết định vi phạm hành chính chứ không được yêu cầu cá nhân, tổ chức vi phạm phải giải trình.