Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất 2025 và lưu ý cách viết chuẩn quy định

1. Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất 2025 và lưu ý cách viết chuẩn quy định

Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất theo mẫu tại Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Lưu ý cách viết chuẩn quy định:

• Thông tin đầy đủ và chính xác: Đảm bảo biên bản có đầy đủ thông tin về bên giao và bên nhận, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin liên hệ khác.
• Ngày tháng rõ ràng: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản và ngày, tháng, năm giao nhận hồ sơ.
• Mô tả chi tiết hồ sơ: Liệt kê chi tiết các loại hồ sơ, tài liệu được giao nhận. Mỗi loại hồ sơ cần ghi rõ số lượng, tình trạng và bất kỳ đặc điểm nhận dạng nào khác.
• Chữ ký của các bên: Biên bản phải có chữ ký của đại diện bên giao và bên nhận. Chữ ký nên kèm theo họ tên, chức vụ của người ký để tăng tính xác thực.
• Đính kèm phụ lục nếu cần: Nếu có nhiều hồ sơ hoặc tài liệu, có thể đính kèm phụ lục chi tiết để liệt kê toàn bộ danh mục hồ sơ.
• Ghi chú đặc biệt (nếu có): Ghi rõ các lưu ý đặc biệt hoặc các thỏa thuận khác liên quan đến việc giao nhận hồ sơ.
• Sao lưu biên bản: Nên sao lưu biên bản thành nhiều bản, mỗi bên giữ một bản để đối chiếu và làm chứng cứ khi cần thiết.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo biên bản được lập theo đúng quy định pháp luật hiện hành và tuân thủ các quy định nội bộ của tổ chức (nếu có).
• Kiểm tra lại trước khi ký: Trước khi ký biên bản, cả hai bên nên kiểm tra kỹ lưỡng lại toàn bộ nội dung để đảm bảo không có sai sót hay thiếu sót nào.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo bảo mật thông tin trong biên bản, nhất là các thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng.

Biên bản giao nhận hồ sơ là tài liệu quan trọng, giúp xác nhận việc chuyển giao hồ sơ, tài liệu giữa các bên. Việc lập biên bản cẩn thận và chính xác sẽ giúp tránh những tranh chấp và hiểu lầm không đáng có trong quá trình làm việc.

2. Sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính được quy định thế nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1100/QĐ-BKHĐT năm 2022 về Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định về việc sử dụng thống nhất mã số hồ sơ thủ tục hành chính, Mã số hồ sơ hành chính được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, các đơn vị thuộc Bộ với cá nhân, tổ chức và giữa các đơn vị thuộc Bộ với nhau, cụ thể:

• Trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả do Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giao cho cá nhân, tổ chức và các văn bản, tài liệu khác liên quan đến việc giải quyết công việc.
• Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị thuộc Bộ (Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử, Cơ sở dữ liệu điện tử lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính của Bộ).

3. Cách xây dựng Danh mục hồ sơ theo Nghị định 30

Cách xây dựng Danh mục hồ sơ theo Nghị định 30 được quy định tại Mục I Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, gồm:

Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ.

• Đề mục trong Danh mục hồ sơ: được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức). Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể. Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.
• Số, ký hiệu của hồ sơ gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
• Tiêu đề hồ sơ: Cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
• Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.

Lưu ý: Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

4. Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

• Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.
• Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
• Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.

Theo đó, việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải được thực hiện theo 3 yêu cầu như trên.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Biên bản này thường áp dụng trong trường hợp nào?

Áp dụng khi chuyển giao công việc, bàn giao giữa các bộ phận, hoặc khi lưu trữ tài liệu vào kho, chuyển giao cho cơ quan khác.

5.2. Biên bản có cần lập thành nhiều bản không?

Có. Biên bản nên được lập ít nhất 2 bản: mỗi bên giữ một bản để lưu trữ và đối chiếu khi cần.

5.3. Biên bản có thể đính kèm bảng kê hồ sơ không?

Có. Nên kèm theo bảng danh mục hồ sơ/tài liệu chi tiết để tiện tra cứu và tránh sai sót.

5.4. Có cần lưu biên bản trong hồ sơ công việc không?

Có. Biên bản là tài liệu quan trọng và phải được lưu trong hồ sơ công việc liên quan để phục vụ kiểm tra, đối chiếu sau này.

5.5. Có bắt buộc phải ký tên và đóng dấu không?

Có. Cả bên giao và bên nhận phải ký, ghi rõ họ tên; nếu là cơ quan, đơn vị thì cần đóng dấu xác nhận.