Cấu trúc mã hồ sơ thủ tục hành chính mới nhất 2025 quy định thế nào?
1. Cấu trúc mã hồ sơ thủ tục hành chính mới nhất 2025 quy định thế nào?
Tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 61/2018/NĐ-CP, cấu trúc Mã số hồ sơ thủ tục hành chính bao gồm:
- Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính.
Cấu trúc mã định danh theo “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành”;
- Dãy số tự nhiên gồm ngày, tháng, năm tiếp nhận, số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.
Cụ thể, mã số hồ sơ gồm các ký tự chữ và số, có cấu trúc như sau: V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYMMDD-XXXX
Trong đó:
- V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 là mã đơn vị theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư 10/2016/TT-BTTTT;
- YYMMDD là ngày tiếp nhận hồ sơ, bao gồm 06 ký tự số; trong đó: YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày.
- XXXX là số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày, gồm 04 ký tự số.
2. Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP về những giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có quy định như sau:
Điều 4. Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa
1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:
a) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;
b) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
c) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
d) Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
...
Theo đó, các giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa là giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:
- Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;
- Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
- Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
- Thành phần hồ sơ thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?
3. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu nào?
Căn cứ khoản 4 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP về những giấy tờ, tài liệu không thuộc phạm vi thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có quy định như sau:
Điều 4. Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa
...
4. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu:
a) Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;
b) Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại khoản 1 Điều này;
c) Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;
d) Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.
Vậy, những giấy tờ, tài liệu sau đây không thể thực hiện số hóa, cụ thể:
- Giấy tờ đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;
- Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;
- Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;
- Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.
4. Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:
Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính
- Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.
- Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
- Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.
Theo đó, việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải được thực hiện theo 3 yêu cầu như trên.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1. Mã hồ sơ thủ tục hành chính là gì?
Mã số hồ sơ thủ tục hành chính là mã số do Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tự động, được sử dụng thống nhất trong hoạt động giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị với tổ chức, cá nhân và giữa các cơ quan, đơn vị với nhau.
5.2. Mã lĩnh vực được quy định ở đâu?
Mã lĩnh vực được quy định tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, thống nhất cho toàn quốc theo quyết định của Văn phòng Chính phủ.
5.3. Mã hồ sơ có thay thế mã số tiếp nhận hồ sơ không?
Không. Mã hồ sơ dùng để quản lý hành chính nội bộ và số hóa, còn mã tiếp nhận phục vụ giao dịch với người dân.
5.4. Việc áp dụng mã hồ sơ có bắt buộc không?
Có. Các cơ quan, đơn vị áp dụng hệ thống một cửa, số hóa hồ sơ hành chính bắt buộc phải sử dụng đúng mã hồ sơ.
5.5. Mã hồ sơ có được dùng để tra cứu lịch sử xử lý không?
Có. Nhờ mã hồ sơ, cơ quan và người dân có thể tra cứu tiến độ xử lý, kết quả và thời hạn giải quyết trong toàn bộ quá trình.
