Hồ sơ là gì? Mẫu Danh mục hồ sơ và cách lập chuẩn Nghị định 30 mới nhất 2025

1. Hồ sơ là gì? Mẫu Danh mục hồ sơ và cách lập chuẩn Nghị định 30 mới nhất 2025

1.1. Hồ sơ là gì?

Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau:

"Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân."

Như vậy, có thể hiểu hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể nào đó hoặc cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.

1.2. Mẫu Danh mục hồ sơ và cách lập chuẩn Nghị định 30 mới nhất 2025

1.2.1. Mẫu Danh mục hồ sơ

Theo quy định tại khoản 13 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì: "Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức."

Trong đó:

• Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
• Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Mẫu Danh mục hồ sơ theo Nghị định 30 được quy định tại Mục II Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể:

Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP

1.2.2. Cách xây dựng Danh mục hồ sơ theo Nghị định 30

Cách xây dựng Danh mục hồ sơ theo Nghị định 30 được quy định tại Mục I Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, gồm:

Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ.

• Đề mục trong Danh mục hồ sơ: được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức). Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể. Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.
• Số, ký hiệu của hồ sơ gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
• Tiêu đề hồ sơ: Cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
• Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.

Lưu ý: Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

2. Số hóa hồ sơ là gì? Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?

2.1. Số hóa hồ sơ là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 01/2023/TT-VPCP về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có quy định như sau:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.

…

Như vậy, có thể hiểu số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy sang dữ liệu điện tử.

2.2. Những giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP về những giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có quy định như sau:

Điều 4. Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

a) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

b) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

c) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

d) Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

...

Theo đó, các giấy tờ, tài liệu nào thuộc phạm vi thực hiện số hóa là giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

• Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;
• Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
• Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
• Thành phần hồ sơ thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

3. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu nào? Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ không?

3.1. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu nào?

Căn cứ khoản 4 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP về những giấy tờ, tài liệu không thuộc phạm vi thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có quy định như sau:

Điều 4. Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

...

4. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu:

a) Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

b) Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại khoản 1 Điều này;

c) Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

d) Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Vậy, những giấy tờ, tài liệu sau đây không thể thực hiện số hóa, cụ thể:

• Giấy tờ đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;
• Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;
• Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;
• Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

3.2. Có các yêu cầu nào đối với việc số hóa giấy tờ không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

• Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.
• Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
• Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.

Theo đó, việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải được thực hiện theo 3 yêu cầu như trên.

4. Cấu trúc mã hồ sơ thủ tục hành chính mới nhất 2025 quy định thế nào?

Tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 61/2018/NĐ-CP, cấu trúc Mã số hồ sơ thủ tục hành chính bao gồm:

• Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính.

Cấu trúc mã định danh theo “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành”;

• Dãy số tự nhiên gồm ngày, tháng, năm tiếp nhận, số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.

Cụ thể, mã số hồ sơ gồm các ký tự chữ và số, có cấu trúc như sau: V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYMMDD-XXXX

Trong đó:

• V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 là mã đơn vị theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư 10/2016/TT-BTTTT;
• YYMMDD là ngày tiếp nhận hồ sơ, bao gồm 06 ký tự số; trong đó: YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày.
• XXXX là số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày, gồm 04 ký tự số.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Danh mục hồ sơ được lập khi nào?

Phải được lập trước ngày 31 tháng 12 của năm trước năm kế hoạch lập hồ sơ.

5.2. Thời hạn bảo quản hồ sơ được xác định như thế nào?

Dựa vào tính chất pháp lý, giá trị sử dụng và quy định trong Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ do cơ quan nhà nước ban hành.

5.3. Danh mục hồ sơ dùng để làm gì?

Giúp quản lý văn bản khoa học, lập hồ sơ kịp thời, thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu và tiêu hủy đúng hạn.

5.4. Lập sai danh mục hồ sơ có bị xử lý không?

Nếu gây hậu quả nghiêm trọng, có thể bị xem xét trách nhiệm hành chính theo quy định về quản lý văn thư – lưu trữ.

5.5. Ai có trách nhiệm lập danh mục hồ sơ?

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phân công bộ phận văn thư phối hợp với các đơn vị chức năng lập danh mục hồ sơ hằng năm.