Công tác văn thư quản lý văn bản đến gồm những hoạt động nào?
Công tác văn thư quản lý văn bản đến gồm những hoạt động nào?

1. Công tác văn thư quản lý văn bản đến gồm những hoạt động nào?

Căn cứ Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Chiếu theo quy định này thì công tác văn thư bao gồm những hoạt động sau:

  • Soạn thảo, ký ban hành văn bản;
  • Quản lý văn bản;
  • Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
  • Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Công tác văn thư quản lý văn bản đến gồm những hoạt động nào?
Công tác văn thư quản lý văn bản đến gồm những hoạt động nào?

2. Văn bản đến, văn bản đi là gì?

Căn cứ theo khoản 5 và khoản 6 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có định nghĩa văn bản đi văn bản đến như sau:

  • Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
  • Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

3. Thứ tự giải quyết văn bản đến, văn bản đi thế nào?

3.1. Thứ tự giải quyết văn bản đến

Trình tự quản lý văn bản đến gồm bốn bước: tiếp nhận văn bản đến, đăng ký văn bản đến, trình và chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến (theo Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

  • Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.

Theo Điều 21 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc tiếp nhận văn bản đến được chia thành hai trường hợp.

    • Đối với văn bản giấy, văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu bên ngoài với văn bản bên trong. Nếu phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, phải báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi. Tất cả văn bản giấy đến thuộc diện đăng ký tại văn thư cơ quan phải được bóc bì và đóng dấu “ĐẾN”. Văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể thì chuyển trực tiếp cho nơi nhận mà không bóc bì. Những văn bản gửi đích danh cá nhân nhưng liên quan đến công việc chung thì cá nhân có trách nhiệm chuyển lại văn thư để đăng ký.
    • Đối với văn bản điện tử, văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn, tiếp nhận trên hệ thống và thông báo ngay trong ngày cho cơ quan gửi về việc đã nhận văn bản. Nếu văn bản không đáp ứng quy định hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan nhận phải trả lại trên hệ thống và thông báo cho nơi gửi.
  • Bước 2: Đăng ký văn bản đến.

Theo Điều 22 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo dữ liệu đầu vào trên hệ thống quản lý. Văn bản không được đăng ký tại văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ trường hợp đăng ký riêng theo quy định. Số đến của văn bản được lấy liên tục theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Việc đăng ký văn bản được thực hiện bằng sổ hoặc trên hệ thống.

Văn bản sau khi đăng ký trên hệ thống phải in ra giấy, ký nhận và đóng sổ quản lý. Đối với văn bản mật, việc đăng ký thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

  • Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản đến.

Theo Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản phải được trình trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân xử lý thì văn thư cơ quan chuyển trực tiếp theo quy chế công tác văn thư. Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, việc trình và chuyển giao phải thực hiện ngay sau khi nhận được, bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung. Căn cứ nội dung văn bản, quy chế làm việc, chức năng và nhiệm vụ của đơn vị, người có thẩm quyền sẽ ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết, xác định rõ đơn vị chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết nếu liên quan đến nhiều đơn vị.

    • Đối với văn bản giấy, ý kiến chỉ đạo được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản. Sau khi có ý kiến chỉ đạo, văn thư cơ quan đăng ký bổ sung thông tin và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý, có ký nhận.
    • Đối với văn bản điện tử, việc trình và chuyển giao được thực hiện trên hệ thống, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo và cập nhật các thông tin về người nhận, thời hạn giải quyết, trạng thái xử lý và chuyển văn bản cho đơn vị, cá nhân giải quyết. Nếu văn bản điện tử kèm văn bản giấy, phải trình trên hệ thống đồng thời chuyển bản giấy cho đơn vị chủ trì xử lý.
  • Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Theo Điều 24 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo đúng thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan. Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, phải giải quyết ngay để bảo đảm tiến độ và yêu cầu công việc.

Thứ tự giải quyết văn bản đến, văn bản đi thế nào?
Thứ tự giải quyết văn bản đến, văn bản đi thế nào?

3.2. Thứ tự giải quyết văn bản đi

Căn cứ Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, trình tự quản lý văn bản đi gồm các bước sau:

  • Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản

Căn cứ Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc cấp số, thời gian ban hành văn bản được thực hiện như sau:

    • Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành trong năm (bắt đầu từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm).
    • Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và điện tử.
    • Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành và văn bản hành chính được quy định lần lượt do người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quy định.
    • Đối với văn bản giấy, việc cấp số và thời gian ban hành thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp số riêng.
    • Đối với văn bản điện tử, việc cấp số và thời gian ban hành thực hiện thông qua chức năng của Hệ thống.
  • Bước 2: Đăng ký văn bản đi

Căn cứ Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đăng ký văn bản đi được thực hiện như sau:

    • Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết.
    • Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. Nếu đăng ký bằng sổ, văn thư cơ quan ghi vào Sổ đăng ký văn bản đi. Nếu đăng ký bằng Hệ thống, văn bản phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ, đóng sổ để quản lý. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
  • Bước 3: Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

Căn cứ Điều 17 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc nhân bản, đóng dấu và ký số thực hiện như sau:

    • Đối với văn bản giấy, văn bản được nhân bản theo đúng số lượng ghi ở phần nơi nhận. Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn.
    • Đối với văn bản điện tử, việc ký số của cơ quan, tổ chức cũng thực hiện theo quy định.
  • Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Căn cứ Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi như sau:

Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày ký hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

Văn bản khẩn phải phát hành và gửi ngay sau khi ký. Văn bản mật phát hành phải bảo đảm bí mật nội dung, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

Trường hợp văn bản phát hành có sai sót về nội dung phải sửa đổi, thay thế bằng văn bản cùng hình thức; nếu sai sót về thể thức trình bày hoặc thủ tục ban hành thì đính chính bằng công văn.

Văn bản thu hồi: đối với văn bản giấy, bên nhận gửi lại văn bản đã nhận; đối với văn bản điện tử, bên nhận hủy văn bản thu hồi trên Hệ thống và thông báo để bên gửi biết.

Việc phát hành văn bản giấy từ văn bản điện tử ký số và việc phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 18 và điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

  • Bước 5: Lưu văn bản đi

Căn cứ Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau: Đối với văn bản giấy, bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, đóng dấu sau phát hành và sắp xếp theo thứ tự đăng ký; bản chính lưu tại hồ sơ công việc. Đối với văn bản điện tử, bản gốc lưu trên Hệ thống.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Văn bản giấy đến cơ quan cần được xử lý bước đầu như thế nào?

Văn bản giấy đến phải được văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, đối chiếu thông tin ngoài bì với bên trong. Nếu có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, phải báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi.

4.2. Văn bản điện tử đến cơ quan cần kiểm tra ra sao?

Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử trên hệ thống và thông báo ngay trong ngày cho cơ quan gửi về việc đã nhận. Nếu văn bản không đáp ứng quy định hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại trên hệ thống.

4.3. Văn bản đến phải đăng ký theo nguyên tắc nào?

Việc đăng ký phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác theo mẫu Sổ đăng ký hoặc dữ liệu đầu vào. Số đến của văn bản được lấy liên tục, theo trình tự tiếp nhận trong năm và thống nhất giữa văn bản giấy và điện tử.

4.4. Đăng ký văn bản đến được thực hiện bằng hình thức nào?

Văn bản có thể đăng ký bằng sổ theo mẫu quy định hoặc đăng ký trên hệ thống, trong đó thông tin cần được cập nhật đầy đủ và có thể số hóa nếu cần thiết.

4.5. Khi nào văn thư cơ quan phải trình và chuyển giao văn bản đến?

Văn bản đến phải được trình ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân được giao xử lý. Văn bản khẩn phải trình và chuyển ngay.

4.6. Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo vào đâu đối với văn bản giấy?

Ý kiến chỉ đạo được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc vào Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu quy định.

4.7. Đối với văn bản điện tử, việc trình và chỉ đạo giải quyết thực hiện thế nào?

Văn thư trình trên hệ thống, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo và cập nhật các thông tin về người nhận, thời hạn và trạng thái xử lý trên hệ thống.

4.8. Ai chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến?

Người đứng đầu cơ quan phải giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết và bảo đảm văn bản đến được xử lý kịp thời, nhất là đối với văn bản khẩn.