10 mẫu trình bày văn bản hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025
1. 10 mẫu trình bày văn bản hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025
Tại Mục II Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã ban hành các biểu mẫu văn bản hành chính sau:
1.1. Mẫu Nghị quyết (cá biệt)
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số: /NQ-...3... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...4..., ngày... tháng... năm... |
NGHỊ QUYẾT
...............5...............
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ ..................................................................................................................;
Căn cứ ..................................................................................................................;
...............................................................................................................................
........................................................6.....................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
|
Nơi nhận: - Như Điều.... ; - .............; - Lưu: VT,...7...8.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung nghị quyết.
6 Nội dung nghị quyết.
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
8 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
1.2. Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số: /QĐ-...3... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...4..., ngày... tháng... năm... |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc.......... 5...................
THẨM QUYỀN BAN HÀNH6
Căn cứ .......................................................7 .........................................................;
Căn cứ .................................................................................................................;
Theo đề nghị của ...................................................................................................
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1....................................................... 8 ...........................................................
Điều ......................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
|
Nơi nhận: - Như Điều.......; - ............; - Lưu: VT,...9...10.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền,
Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định.
8 Nội dung quyết định.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
1.3. Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số: /QĐ-...3... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...4..., ngày... tháng... năm... |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt)..........5...................
THẨM QUYỀN BAN HÀNH6
Căn cứ ...................................................7 .............................................................;
Căn cứ ..................................................................................................................;
Theo đề nghị của ...................................................................................................
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này.......................5 .............
.....................................................................................................................................
Điều......................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
|
Nơi nhận: - Như Điều... ; -..............; - Lưu: VT,...8...9...
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền,
Họ và tên |
Ghi chú:
* Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác.
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định.
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
1.4. Mẫu Văn bản có tên loại
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số: /...3...-...4... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...5..., ngày... tháng... năm... |
TÊN LOẠI VĂN BẢN6
................7..............
.........................................................................8....................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
|
Nơi nhận: - ..............; - ..............; - Lưu: VT,...9...10.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt tên loại văn bản.
4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
5 Địa danh.
6 Tên loại văn bản
Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại gồm: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo.
7 Trích yếu nội dung văn bản.
8 Nội dung văn bản.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
1.5. Mẫu Công văn
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số: /...3...-...4... V/v..........6....... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...5..., ngày... tháng... năm... |
Kính gửi:
- ............................................................;
- .............................................................
.................................................................................7............................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
|
Nơi nhận: - Như trên; - ..............; - Lưu: VT,...8...9...
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
.............................................................10.....................................................................
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
5 Địa danh.
6 Trích yếu nội dung công văn.
7 Nội dung công văn.
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).
1.6. Mẫu Công điện
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số:.../CĐ-...3... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...4..., ngày... tháng... năm... |
CÔNG ĐIỆN
............5..............
................................................................6 điện:
- ...............................7...............................;
- .................................................................
.........................................................................8....................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
|
Nơi nhận: - ..............; - ..............; - Lưu: VT,...9...10.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung điện.
6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu.
7 Tên cơ quan, tổ chức nhận điện.
8 Nội dung điện.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu của người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
1.7. Mẫu Giấy mời
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số:.../GM-...3... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...4..., ngày... tháng... năm... |
GIẤY MỜI
............5..............
...........2............. trân trọng kính mời:...................................6...............................
Tới dự ..................................................7 ................................................................
.....................................................................................................................................
Chủ trì:..................................................................................................................
Thời gian:..............................................................................................................
Địa điểm:...............................................................................................................
.............................................................8 ...................................................................../.
|
Nơi nhận: - ..............; - ..............; - Lưu: VT,...9...10.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung cuộc họp.
6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
7 Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v...
8 Các vấn đề cần lưu ý.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
1.8. Mẫu Giấy giới thiệu
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số:.../GGT-...3... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...4..., ngày... tháng... năm... |
GIẤY GIỚI THIỆU
2 trân trọng giới thiệu:
Ông (bà) ...................................................5 ............................................................
Chức vụ:...............................................................................................................
Được cử đến: ............................................6 ...........................................................
Về việc: .................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày ........................................................................./.
|
Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền,
Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4 Địa danh.
5 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
6 Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.
1.9. Mẫu Biên bản
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số:.../BB-...3... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
BIÊN BẢN
...........4............
Thời gian bắt đầu: .................................................................................................
Địa điểm: ...............................................................................................................
Thành phần tham dự: ............................................................................................
.....................................................................................................................................
Chủ trì (chủ tọa):..................................................................................................
Thư ký (người ghi biên bản):................................................................................
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
....................................................................................................................................
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào.... giờ...., ngày.... tháng.... năm..../.
|
THƯ KÝ
(Chữ ký)
Họ và tên
|
CHỦ TỌA (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Nơi nhận:
- ..............;
- Lưu: VT, Hồ sơ.
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4 Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
5 Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).
1.10. Mẫu Giấy nghỉ phép
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
Số:.../GNP-...3... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...4..., ngày... tháng... năm... |
GIẤY NGHỈ PHÉP
Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày ......................... của ông (bà) ............................
...................................................................... 2 .............................................. cấp cho:
Ông (bà): .......................................................5 .......................................................
Chức vụ:...............................................................................................................
Được nghỉ phép trong thời gian .............................. kể từ ngày ............................ đến hết ngày................................... tại................... 6....................................................
Số ngày nghỉ phép nêu trên được tính vào thời gian........................7................./.
|
Nơi nhận: - ...8....; - Lưu: VT,...9...
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền
Họ và tên |
|
Xác nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên |
|
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
4 Địa danh.
5 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.
6 Nơi nghỉ phép.
7 Thời gian nghỉ theo Luật Lao động (nghỉ hàng năm có lương hoặc nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương...).
8 Người được cấp giấy nghỉ phép.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
2. Hướng dẫn soạn thảo văn bản hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025
2.1. Sơ đồ thể thức văn bản hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025
Tại Mục IV Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ sơ đồ thể thức văn bản hành chính như sau:
Sơ đồ thể thức văn bản hành chính:
Vị trí trình bày các thành phần thể thức:
|
Ô số |
Thành phần thể thức văn bản |
|
1 |
Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
|
2 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
|
3 |
Số, ký hiệu của văn bản |
|
4 |
Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
|
5a |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
|
5b |
Trích yếu nội dung công văn |
|
6 |
Nội dung văn bản |
|
7a, 7b, 7c |
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
|
8 |
Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức |
|
9a, 9b |
Nơi nhận |
|
10a |
Dấu chỉ độ mật |
|
10b |
Dấu chỉ mức độ khẩn |
|
11 |
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
|
12 |
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
|
13 |
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. |
|
14 |
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử |
2.2. Hướng dẫn định dạng văn bản chuẩn Nhà nước mới nhất 2025
Tại Phụ lục I ban hành theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Sơ đồ thể thức.
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
- Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt;
- Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
3. Các câu hỏi thường gặp
3.1. Thẩm quyền sao văn bản hành chính thuộc về ai?
Thẩm quyền sao văn bản hành chính theo Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
- Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
3.2. Hiệu lực của văn bản hành chính có từ thời điểm nào?
Thông thường, các văn bản hành chính có hiệu lực thi hành ngay kể từ ngày ký ban hành, trừ trường hợp trong văn bản có quy định một thời điểm khác. Nghĩa là, nếu trong văn bản đã ghi rõ “hiệu lực kể từ ngày...” thì sẽ theo đúng ngày đó. Nếu không ghi, mặc định là có hiệu lực ngay từ ngày ký.
Về thời điểm hết hiệu lực, nếu văn bản không quy định cụ thể, thì thời điểm hết hiệu lực được xác định là khi nội dung công việc liên quan đã được hoàn thành hoặc nhiệm vụ trong văn bản đã thực hiện xong.
Như vậy, có thể hiểu rằng:
- Thời điểm bắt đầu có hiệu lực: Ngày ký ban hành hoặc ngày được quy định trong văn bản.
- Thời điểm hết hiệu lực: Là ngày hoàn thành nội dung công việc mà văn bản đề ra, nếu không có quy định cụ thể khác.
3.3. Văn bản hành chính thường có cấu trúc gồm những phần nào?
Văn bản hành chính thường có cấu trúc gồm các phần chính: (1) Quốc hiệu và tiêu ngữ; (2) Tên cơ quan ban hành; (3) Số và ký hiệu văn bản; (4) Địa danh và ngày tháng ban hành; (5) Tên văn bản và trích yếu nội dung; (6) Phần nội dung cụ thể; (7) Phần ký tên, ghi chức vụ và đóng dấu. Một số văn bản có thể kèm theo phụ lục hoặc nơi nhận ở cuối.
3.4. Công văn dùng để làm gì?
Công văn là loại văn bản dùng để liên lạc chính thức giữa các cơ quan, tổ chức. Nó được sử dụng để chỉ đạo, đề nghị, đôn đốc, giải thích hoặc trả lời các vấn đề phát sinh trong quá trình công tác. Công văn phải thể hiện rõ nội dung, yêu cầu và đối tượng tiếp nhận.
3.5. Quyết định là gì và khi nào ban hành?
Quyết định là văn bản thể hiện ý chí của người có thẩm quyền nhằm giải quyết công việc cụ thể, đưa ra quy định có tính bắt buộc thực hiện đối với một hoặc nhiều đối tượng. Quyết định thường được ban hành khi cần giải quyết vấn đề quan trọng như bổ nhiệm nhân sự, khen thưởng, xử lý kỷ luật hoặc ban hành quy chế.
3.6. Biên bản được lập trong trường hợp nào và mục đích ra sao?
Biên bản được lập để ghi chép lại đầy đủ, chính xác các sự kiện, sự việc, cuộc họp, kiểm tra, nghiệm thu, sự cố… Biên bản là căn cứ quan trọng để làm minh chứng và đối chiếu khi cần giải quyết tranh chấp hoặc xác minh sự việc sau này.
